Du bist CIO oder CDO in der öffentlichen Verwaltung?
Schluss mit vereinzelten Digitalisierungsprojekten!

Digitalisiert und vereinfacht eure Geschäftsprozesse lieber nachhaltig: flächendeckend und eigenständig - in allen Fachbereichen.

Mit dem Shift Studio können die Expert:innen für Prozesse diese einfach selbst digitalisieren: In Prozessvorlagen werden alle relevanten Formulare verknüpft, alle Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten abgebildet und die Funktionen hinzugefügt, die man für eine effiziente, digitale und medienbruchfreihe Prozessabwicklung braucht.
So funktioniert's:

Digitale Formulare selbst erstellen


Beschäftigte können bestehende Online- oder Papier-Formulare im Studio-eigenen Formular-Editor selbstständig digitalisieren.

Damit können mit dem Formular erfasste Daten in der weiteren Bearbeitung des Falls sinnvoll bereitgestellt und weitergenutzt werden.

Den Prozess in seinen Arbeitsschritten abbilden und digitale Funktionen auswählen


Jeder Arbeitsablauf lässt sich in einzelne Schritte unterteilen – wie hier am Beispiel eines Dienstreiseantrags:

1. Schritt
Sachliche Eingangsprüfung

2. Schritt
Abstimmungsprozess mit der Führungskraft

3. Schritt
Finanzielle Prüfung im Controlling

4. Schritt
Bestätigung oder Ablehnung des Antrags mit anschließender Ablage in der E-Akte

Für jeden Arbeitsschritt werden die benötigten Funktions­blöcke ausgewählt, im 1. Schritt etwa die Bereitstellung der Prüfungskriterien, im 2. Schritt eine digitale Umlaufmappe mit Signatur per Klick, und im 4. Schritt eine Stellungnahme, aus der kinderleicht ein Dokument erzeugt werden kann.

So sind auch bei der digitalen Prozessabwicklung alle relevanten Werkzeuge sofort zur Hand.

Klare Verantwortlichkeiten – Schluss mit "dafür bin ich nicht zuständig"


Es kann bereits in der Prozessvorlage festgelegt werden, wer für welchen Schritt verantwortlich ist - entweder per direkter Zuweisung an eine Person, oder über die Zuweisung an eine Gruppe.

So kann zum Beispiel eine benötigte Signatur für eine Genehmigung an die Gruppe "Führung" in der Organisationseinheit "Personalbetreuung" gegeben werden. Alle Mitgleider dieser Gruppe (etwa die Sachgebietsleitung und ihre Stellvertretung) bekommen Bescheid, wenn ein neuer Fall eingeht, in dem eine solche Signatur erledigt werden muss, und eine:r von ihnen kann die Aufgabe übernehmen.

Und was, wenn eine Person die Aufgabe übernimmt und dann krank wird, bevor sie diese abnschließen konnte? Die fallverantwortliche Person kann die Aufgabe per Klick wieder für die gesamte Gruppe freigeben, sodass jemand anderes sie übernehmen kann.

Standardisierung, die individuell anpassbar ist


Wurde die Vorlage dann freigegeben, könnan alle Fälle dieses Falltyps ab jetzt digital von den zuständigen Beschäftigten bearbeitet werden - und zwar nach in der Prozessvorlage abgebildeten Vorgaben.

Aber wie wir wissen: der Sonderfall ist der Regelfall. Deshalb kann die fallverantwortliche Person für jeden Fall individuell Arbeitsschritte, Funktionen und Beteiligte hinzufügen, zum Beispiel, wenn eine Nachforderung nötig ist oder eine besondere Expertise erfordert wird. Für genau die Balance aus Standardisierung und Individualisierung, die die Verwaltung braucht!

Das Shift Studio als Grundlage für einen ganzheitlichen Digitalisierungsansatz

Das Studio ermöglicht die komplett digitale Sachbearbeitung. Von der Antragstellung bis zur Archivierung.


So könnt ihr:

  • Daten aus Online-Formularen direkt digital weiterbearbeiten
  • den Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes und des E-Government-Gesetzes nicht nur gerecht werden, sondern deren Vorgaben auch für euch nutzen
  • nicht nur die digitale Antragsstellung ermöglichen, sondern auch die Verwaltungsprozesse dahinter vereinfachen und beschleunigen
  • Akten nicht nur digital ablegen, sondern auch in einem nutzerfreundlichen und -fokussierten Workflow bearbeiten
  • nahtlose, medienbruchfreie und komplett digitale Sachbearbeitung ermöglichen - von der Antragsstellung bis zur Ablage in der E-Akte
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