Du bist CIO oder CDO in der öffentlichen Verwaltung?
Schluss mit vereinzelten Digitalisierungsprojekten!

Analysiert, digitalisiert und vereinfacht eure Geschäftsprozesse lieber nachhaltig: ganzheitlich und eigenständig in allen Fachbereichen.

Mit dem Shift Studio können die Expert:innen für Prozesse diese einfach selbst digitalisieren: In Prozessvorlagen werden alle relevanten Formulare verknüpft, alle Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten abgebildet und die Funktionen hinzugefügt, die man für eine effiziente, digitale und medienbruchfreihe Prozessabwicklung braucht.
So funktioniert's:

Digitale Formulare selbst erstellen


Beschäftigte können bestehende Online- oder Papier-Formulare im Studio-eigenen Formular-Editor selbstständig digitalisieren.

Damit können mit dem Formular erfasste Daten in der weiteren Bearbeitung des Falls sinnvoll bereitgestellt und weitergenutzt werden.

Den Prozess in seinen Arbeitsschritten abbilden und digitale Funktionen auswählen


Jeder Arbeitsablauf lässt sich in einzelne Schritte unterteilen – wie hier am Beispiel eines Dienstreiseantrags:

1. Schritt
Sachliche Eingangsprüfung

2. Schritt
Abstimmungsprozess mit der Führungskraft

3. Schritt
Finanzielle Prüfung im Controlling

4. Schritt
Bestätigung oder Ablehnung des Antrags mit anschließender Ablage in der E-Akte

Für jeden Arbeitsschritt werden die benötigten Funktions­blöcke ausgewählt, im 1. Schritt etwa die Bereitstellung der Prüfungskriterien, im 2. Schritt eine digitale Umlaufmappe mit Signatur per Klick, und im 4. Schritt eine Stellungnahme, aus der automatisch ein Dokument erzeugt wird.

So sind auch bei der digitalen Prozessabwicklung alle relevanten Werkzeuge sofort zur Hand.

Klare Verantwortlichkeiten – Schluss mit "dafür bin ich nicht zuständig"


Es kann bereits in der Prozessvorlage festgelegt werden, wer für welchen Schritt verantwortlich ist - oder die verfahrensführende Person kann dies später individuell pro Fall entscheiden.

Auch kann schon jetzt entschieden werden, wie die Arbeit später verteilt wird: soll es eine feste Zuweisung an eine Person geben, sollen sich die Mitglieder der zuständigen Organisationseinheit die Fälle selbst nehmen, oder werden die Fälle händisch von der Führungskraft des Teams zugewiesen?

Nun wird die Prozessvorlage nur noch im Vier-Augen-Prinzip überprüft und kann anschließend freigegeben werden.

Standardisierung, die individuell anpassbar ist


Alle Fälle dieses Falltyps können ab jetzt digital von der zuständigen Organisationseinheit bearbeitet werden - und zwar nach in der Prozessvorlage abgebildeten Vorgaben.

Aber wie wir wissen: der Sonderfall ist der Regelfall. Deshalb kann die Verfahrensführung für jeden Fall individuell Arbeitsschritte, Funktionen und Beteiligte hinzufügen, zum Beispiel, wenn eine Nachforderung nötig ist oder eine besondere Expertise erfordert wird. Für genau die Balance aus Standardisierung und Individualisierung, die die Verwaltung braucht!

Das Shift Studio als Grundlage für einen ganzheitlichen Digitalisierungsansatz

Das Studio ermöglicht die komplett digitale Sachbearbeitung. Von der Antragstellung per Online-Formular bis zur Archivierung.


So könnt ihr:

  • Daten aus Online-Formularen direkt digital weiterbearbeiten
  • den Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes und des E-Government-Gesetzes nicht nur gerecht werden, sondern deren Vorgaben auch für euch nutzen
  • nicht nur die digitale Antragsstellung ermöglichen, sondern auch die Verwaltungsprozesse dahinter vereinfachen und beschleunigen
  • Akten nicht nur digital ablegen, sondern auch in einem nutzerfreundlichen und -fokussierten Workflow bearbeiten
  • nahtlose, medienbruchfreie und komplett digitale Sachbearbeitung ermöglichen - von der Antragsstellung bis zur Ablage in der E-Akte
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