Admins
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Admins können alle Nutzer:innen und Organisationseinheiten sowie die Umgebungseinstellungen verwalten.
1. Was beinhaltet die Rolle "Admin"?
Administrator:innen - kurz Admins - sind für die Verwaltung der Nutzer:innen, Organisationseinheiten und Einstellungen der Umgebung zuständig.
Sie können:
- Nutzer:innen, Organisationseinheiten und Gruppen anlegen, bearbeiten und deaktivieren
- Nutzer:innen zu Organisationseinheiten und Gruppen hinzufügen / aus ihnen entfernen
- Nutzer:innen pro Organisationseinheit Zusatzberechtigungen geben / entziehen
- Stammdaten und Standardeinstellungen für die gesamte Umgebung bearbeiten
2. Allgemeines über Nutzer:innen
Jede:r Beschäftigte, der/die Zugriff auf das Studio erhalten soll, benötigt ein eigenes Nutzerkonto. Nutzer:innen können je nach Berechtigungen bestimmte Fälle starten und Aufgaben bearbeiten.
Nutzer:innen können...
- angelegt, bearbeitet, deaktiviert und zu Organisationseinheiten und Gruppen hinzugefügt oder aus diesen entfernt werden.
- pro Organisationseinheit Zusatzberechtigungen erhalten.
- als intern (Beschäftigte) oder extern (z.B. Leistungspartner) markiert werden.
- als Admins markiert werden, und dann selbst Nutzer:innen anlegen etc.
- deaktiviert und reaktiviert werden.
- falls sie sich über die Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator App versehentlich aus dem Studio "aussperren", über die Umstellung auf "per Mail" wieder Zugang zum Studio erhalten.
3. Allgemeines über Organisationseinheiten
Organisationseinheiten bilden einen Fachbereich der Stadtverwaltung oder eine Projektgruppe ab (z.B. Personalcontrolling, Server-Wartung, Entwässerung, Ideenmanagement).
In Organisationseinheiten können...
- Nutzer:innen hinzugefügt und entfernt werden. Sie ehalten dadurch alle Berechtigungen der gesamten Einheit (z.B. bestimmte Falltypen starten).
- Nutzer:innen Zusatzberechtigungen erhalten (z.B. "Prozessvorlagen bearbeiten").
- Gruppen erstellt und benannt werden (z.B. Sachgebitsleitung, Amtscontrolling, Ideenmanager:innen). Zu Gruppen können Nutzer:innen als Mitglieder oder als Stellvertretung hinzugefügt werden.
4. Allgemeines über Gruppen in Organisationseinheiten
Gruppen bilden aufgabenbezogene Teams der Stadtverwaltung ab. Ein Mitglied einer Organisationseinheit (z.B. Personalbetreuung) kann auch Mitglied in mehreren Gruppen sein (z.B. Dienstzeitänderungen, Dienstbefreiungen).
So können innerhalb einer Einheit immer die Nutzer:innen mit Fällen oder Aufgaben adressiert werden, die für diese zuständig sind.
Stellvertretungen in Gruppen
Jeder Gruppe können außerdem Stellvertretungen hinzugefügt werden. Diese Mitglieder werden nicht benachrichtigt, wenn neue Aufgaben für die Gruppe eingehen, können alle Fälle der Gruppen in einem eigenen Reiter "Stellvertretung" einsehen und werden, wenn sie für die Gruppe eine Aufgabe übernehmen, als Stellvertretung markiert.
- Gruppen können erstellt, bearbeitet und deaktiviert werden.
- Falls Gruppen aktuell noch in Prozessvorlagen oder Fällen verwendet werden, können sie nicht deaktiviert werden, um die Funktionalität der Prozesse zu garantieren.
- Mitglieder und Stellvertretungen können zu Gruppen hinzugefügt oder aus ihnen entfernt werden.
- In Prozessvorlagen und Fällen können Aufgaben und Berechtigungen an Gruppen vergeben werden. Alle Mitglieder der Gruppe können Aufgaben im Namen der Gruppe übernehmen und erhalten die Berechtigungen der Gruppe.