Prozessvorlagen-Verwaltung

1. Was ist eine Prozessvorlage?

In einer Prozessvorlage wird festgelegt, wie ein bestimmter Prozess standardmäßig bearbeitet, welche Daten abgefragt und verarbeitet, wer beteiligt werden, wer welche Daten sehen, Berechtigungen erhalten und Aufgaben übernehmen soll.

Die Vorlage ist somit die Abbildung des Prozesses, und zugleich auch deren Digitalisierung: sobald alle Arbeitsschritte und Pfade angelegt, alle Einstellungen vorgenommen und alle Beteiligten hinzugefügt wurden, kann die Prozessvorlage freigegeben und produktiv genutzt werden.

Alle Nutzer:innen mit der entsprechenden Berechtigung können nun im Studio einen Fall dieses Typs starten.

Ein Fall ist dabei eine Kopie der Prozessvorlage, die all deren Inhalte, Berechtigungen und Beteiligten enthält, aber von den Fallverantwortlichen flexibel angepasst werden kann.

So liefert die Prozessvorlage die standardisierte Vorgabe, wie der Prozess ablaufen soll, während der darüber gestartete Fall an die Sepzifika des Einzelfalls angepasst werden kann.

2. Was ermöglicht die Berechtigung"Prozessvorlagen bearbeiten"?

Nutzer:innen mit der Berechtigung "Prozessvorlagen bearbeiten" dürfen die vorhandenen Prozessvorlagen einer Organisationseinheit einsehen und bearbeiten sowie neue Vorlagen erstellen.

Sie können keine Prozessvorlagen veröffentlichen, zurückziehen oder löschen (es sei denn, sie haben zusätzlich die Berechtigung "Prozessvorlagen zur Nutzung freigeben").

Diese Berechtigung eignet sich für Nutzer:innen, die als Prozessmanager:innen agieren und die Fachbereiche bei der Prozessdigitalisierung unterstützen, sowie für Beschäftigte, die hauptsächlich für einen Prozess verantwortlich sind und darüber die zugehörige Vorlage warten können.

3. Was ermöglicht die Berechtigung "Prozessvorlagen zur Nutzung freigeben"?

Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen vorhandene Prozessvorlagen freigeben, sodass auf ihrer Basis Fälle gestartet und bearbeiten werden können.

Auch dürfen sie Prozessvorlagen zurückziehen, sodass keine Fälle mehr damit gestartet werden können und die Vorlage wieder bearbeitet werden kann, und sie können Prozessvorlagen löschen.

Sie können keine Prozessvorlagen erstellen oder bearbeiten (es sei denn, sie haben zusätzlich die Berechtigung "Prozessvorlagen berbeiten").

Diese Berechtigung eignet sich für Nutzer:innen, die Prozesse innerhalb ihrer Organisationseinheit verwalten und ggf. für Führungskräfte, die erarbeitete Vorlagen prüfen, um sie nach Fertigstellung zu veröffentlichen.

4. Was ermöglicht die Berechtigung "Prozessvorlagen veröffentlichen"?

Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen Prozessvorlagen in der internen Prozessbibliothek veröffentlichen.

Prozessmanager:innen aus anderen Fachbereichen können sich diese in einer Vorschau ansehen und bei Bedarf in ihre Organisationseinheiten kopieren.

So können Prozesse, die auch für andere Gachbereiche relevant sind, untereinander geteilt werden.

Diese Berechtigung eignet sich für Mitglieder der Prozessmanagements und optional auch für einzelne Prozessmanager:innen, die ihre Prozesse teilen möchten.

Wichtig: wir empfehlen, vor der Veröffentlichung in der Prozessbibliothek die Beteiligten aus Prozessvorlagen zu entfernen.

Stattdessen sollte bei allen Aufgaben im optionalen Eingabefeld "Zuweisungsanweisung" eingetragen werden, wem die Aufgabe im Fachbereich zugewiesen werden soll (Beispiel: an wen Zeichnungsketten auf dem Dienstweg gehen, varriert je nach Fachbereich).

So wissen Fachbereiche direkt, an den die Aufgabe gewiesen werden muss, ohne z.B. versehentlich Zuweisungen aus dem ursprünglichen Fachbereich zu behalten, die für sie gar nicht zutreffen.

5. Wo können diese Berechtigungen ausgeübt werden?

5.1 Prozessvorlagen erstellen, bearbeiten, freigeben

Die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Prozessvorlagen für die Nutzung im eigenen Fachbereich (oder falls eine Vorlage für alle Fachbereiche verwendet werden kann), erfoplgt üebr den Reiter "Prozessvorlagen" oben in der Navigationsleiste.

Über den Button "Neue Prozessvorlage erstellen" kannst du dort dann einen neuen Prozess anlegen.

Über die Suchleiste kannst du nach einer bestimmten Prozessvorlage suchen.

Im Reiter "Freigegeben" werden dir alle Prozesse angezeigt, die in den Organisationseinheiten (in denen du die entsprechenden Berechtigungen für Prozessvolragen hast) produktiv im Einsatz sind.

Im Reiter "Entwurf" siehst du alle Vorlagen, die erstellt, aber nicht freigegeben sind.

Über das Organisationseinheiten-Menü kannst du dir die Prozesse nach den Organisationen filtern, in denen du die entsprechenden Berechtigungen hast.

5.2 Prozessvorlagen in der Prozessbibliothek veröffentlichen / herunterladen

Um Prozessvorlagen in der Prozessbibliothek hochzuladen bzw. zu erstellen und dann zu veröffentlichen, und sie so allen anderen Fachbereichen zur Verfügung zu stellen, klickst du oben in der Navigahtionsleiste auf den Reiter "Prozessbibliothek".

Dort werden dir dann im Reiter "Prozessbibliothek" alle Prozessvorlagen angezeigt, die eure Fachbereiche bisher veröffentlicht haben.

Indem du eine anklickst, kannst du dir eine Vorschau und Beschreibung dazu anschauen und auswählen, in welche Organisationseinheit du sie (falls gewünscht) kopieren möchtest.

Dort werden dir dann im Reiter "Prozessbibliothek" alle Prozessvorlagen angezeigt, die eure Fachbereiche bisher veröffentlicht haben. Indem du eine anklickst, kannst du dir eine Vorschau und Beschreibung dazu anschauen und auswählen, in welche Organisationseinheit du sie (falls gewünscht) kopieren möchtest.

Im Reiter "Veröffentlichungen" (der dir nur angezeigt wird, wenn du in mind. einer Organisationseinheit die Zusatzberechtigung"Prozessvorlagen veröffentlichen" hast) kannst du eine zuvor heruntergeladene Vorlage hochladen bzw. eine neue Vorlage erstellen, um sie dann in der Bibliothek zu veröffentlichen.