Umgebungseinstellungen bearbeiten
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Hier erfährst du, wie du als Admin die Einstellungen eurer Umgebung bearbeiten kannst.
1. Zu den Einstellungen gelangen
Klicke oben in der Navigationsleiste auf "Administration".
Klicke dann auf den Reiter "Einstellungen".
2. Logos bearbeiten
An mehreren Stellen im Shift Studio werden Logos verwendet.
Euer Logo sollte einmal in hell (für die Anzeige vor dunklem Hintergrund, z.B. in der Navigationsleiste), einmal in dunkel (für die Anzeige vor hellem Hintergrund, z.B. im Login-Bereich) und einmal als Druckversion hochgeladen werden (für die Verwendung in den PDFs, die aus Arbeitsschritten und für den Fallexport erzeugt werden).
Das helle und das dunkle Logo sollte idealerweise als SVG-Datei und das Drucklogo als JPEG oder PNG hochgeladen werden.
Ist an einer Stelle kein Logo hochgeladen, wird an den entsprechenden Stellen automatisch das Shift Studio-Logo angezeigt.
Um ein Logo hochzuladen, klicke neben dem entsprechenden Logo auf "Logo hochladen".
Es öffnet sich ein Menü, über welches du die passende Datei von deinem Computer auswählen kannst.
Wenn du dies getan hast und auf "Öffnen" klickst, wird das Logo hochgeladen und ab diesem Zeitpunkt an den entsprechenden Stellen angezeigt.
Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
3. Stammdaten bearbeiten
Die Stammdaten eurer Umgebung (Name und Adresse) werden auf allen PDFs angezeigt, die im Studio erzeugt werden.
Unter "E-Mail" wird die Adresse angegeben, über die eure Beschäftigten sich mit eurem internen Support verbinden können.
Geht man auf das Fragezeichen rechts unten im Studio und dann auf "Support", öffnet sich automatisch das verwendete E-Mailprogramm mit einer neuen E-Mail, die an diese Adresse adressiert ist.
So können eure Beschäftigten dem Support schnell und einfach eine Nachricht schreiben, wenn sie Hilfe brauchen.
Um eure Stammdaten zu bearbeiten, klicke in das entsprechende Feld und gib die Angaben ein, die du machen möchtest. Klicke anschließend auf "Stammdaten speichern".
4. Falleinstellungen bearbeiten
In den Falleinstellungen kannst du die Standard-Widerspruchsfrist für Prozessvorlagen und die Archivierungsdauer für Fälle einstellen.
Die Widerspruchsfrist
Diese legt fest, wie viele Tage ein abgeschlossener Fall mindestens im Studio verbleibt, bevor er aus diesem gelöscht werden kann.
Die automatische Standard-Widerspruchsfrist im Studio beträgt immer 31 Tage, wenn sie noch von keinem Admin geändert wurde.
Veränderst du die Standard-Widerspruchsfrist, wird diese nur auf Prozessvorlagen übertragen, die danach neu erstellt werden (nicht für bereits bestehende).
Bearbeiter:innen von Prozessvorlagen können die Widerspruchsfrist pro Prozessvorlage immer anpassen. Nur, wenn sie dies nicht tun, wird immer die Standardfrist verwendet, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage eingstellt war.
Um die Widerspruchsfrist zu verändern, gib eine neue Zahl ein oder nutze die Pfeiltasten.
Deine Änderung wird automatisch gespeichert.
Die Archivierungsdauer
Die Archivierungsdauer legt fest, wie lange abgeschlossene Fälle nach Ablauf der Widerspruchsfrist noch im Studio verbleiben, bevor sie automatisch aus diesem gelöscht werden.
Die Archivierungsdauer startet, wenn die Widerspruchsfrist abläuft.
Wenn du die Archivierungsdauer veränderst, gilt die neue Dauer nur für Fälle, die danach abgeschlossen werden (nicht für welche, die bereits abgeschlossen sind; diese haben immer die Archivierungsdauer, die eingestellt war, als sie abgeschlossen wurden).
Bearbeiter:innen von Prozessvorlagen können die Archivierungsdauer pro Prozessvorlage immer anpassen. Nur, wenn sie dies nicht tun, wird immer die Standarddauer verwendet, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage hier eingstellt war.
Um die Archivierungsdauer zu verändern, gib eine neue Zahl ein oder nutze die Pfeiltasten.
Deine Änderung wird automatisch gespeichert.
5. Zwei-Faktor-Authentifizierung ein- oder ausstellen
Ist "Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen" angeschaltet, erhalten alle Nutzer:innen der Umgebung nach Eingabe von Mailadresse und Passwort beim Login einen 6-stelligen Code, den sie im Studio eingeben müssen, um ihre Identität zu bestätigen.
Ist "Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen" ausgeschaltet, können Nutzer:innen in ihrem Profiilbereich selbst entscheiden, ob sie einen zweiten Faktor verwenden möchten oder nicht.
Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung an- oder auszuschalten, klicke auf den Button daneben.
Ist der Button lila hinterlegt, ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung an.
Ist der Button grau hinterlegt, ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung aus.