Allgemeines

Das Shift Studio ist ein Werkzeugkasten für die eigenständige Prozessdigitalisierung und digitale Sachbearbeitung in der Verwaltung.


Mit dem Studio kannst du einen Prozess, z.B. einen Antrag auf Teilzeitbeschäftigung, Schritt für Schritt digital abbilden, alle benötigten Funktionen auswählen, Verantwortlichkeiten für einzelne Aufgaben festlegen und sogar selbst die zugehörigen Formulare digitalisieren - ganz ohne Programmierkenntnisse.

Wenn du die fertige Prozessvorlage freigegeben hast, kann der Antrag anschließend nicht nur digital gestellt, sondern auch digital bearbeitet und gespeichert werden!

Allgemeines zum Studio

Damit das Shift Studio den Anforderungen des Datenschutzes im Speziellen und der Verwaltung im Allgemeinen entsprechen kann, wurde ein umfassendes Rechtesystem entwickelt, damit immer genau feststeht, wer welche Fälle sehen und bearbeiten darf.

Nachfolgend findest du alle Informationen zur Navigationsleiste, Organisationseinheiten und allen anderen grundlegenden Strukturen, die es dem Shift Studio ermöglichen, die analoge Verwaltungsarbeit digital abzubilden und zu erleichtern.

Berechtigungen im Studio

Da im Shift Studio verschiedenste Prozesse abgebildet und Fälle mit sensiblen Daten bearbeitet werden, basiert das Studio auf einem ausgeklügelten Berechtigungskonzept.

Dieses beinhaltet die Abbildung der Nutzer:innen mit ihren Zugehörigkeiten (Organisationseinheiten und Gruppen), der Option der Vergabe von erweiterten Rechten innerhalb dieser Strukturen (Zusatzberechtigungen) und den verschiedenen Rollen von Nutzer:innen innerhalb der Fälle (Beteiligte, Fall- und Schrittverantwortliche).

Rechtevergabe pro Falltyp

In jeder Prozessvorlage können für alle zugehörigen Fälle (z.B. Urlaubsanträge) Rechteeinstellugnen vorgenommen werden.

Es kann eingestellt werden, ob (abgesehen von den direkt Beteiligten) noch weitere Personen, Organisationseinheiten und/oder Gruppen die aus der Vorlage gestarteten Fälle einsehen dürfen, wer Fälle dieses Typs starten, für diese die Fallverantwortung übernehmen und zuweisen darf.

In diesem Beispiel können alle Beschäftigten einen Fall dieses Typs starten, aber nur die Mitglieder der Gruppe "Dienstbefreiungen im Rahmen der Fortbildung" in der Organisationseinheit "Personalentwicklung" können die Fallvreantwortung für Fälle dieses Typs starten.

Je nachdem, welche Rechte wie vergeben werden, können Nutzer:innen bzw. Mitglieder in Organisationseinheiten und Gruppen Fälle sehen, starten, die Fallverantwortung übernehmen und/oder zuweisen.

Wurden Gruppen oder Organisationseinheiten keine solche Berechtigungen freigegeben (z.B. in bestimmten Fällen die Fallverantwortung übernehmen zu können), erhalten die Nutzer:innen in ihnen durch ihre Mitgliedschaft auch keine solchen Berechtigungen.

Bei Gruppen gibt es noch die Besonderheit, dass diese auch innerhalb von Prozessvorlagen und Falltypen mit Aufgaben (z.B. Unterschrift, Bearbeiten) adressiert werden können (siehe Abschnitt "Gemeinsamer Arbeitsbereich" in der Fallübersicht).

Ist ein:e Nutzer:in Mitglied in keiner Gruppe oder wurde keiner seiner/ihrer Gruppen Aufgaben zugewiesen, findet er/sie auch keine Aufgaben im Gemeinsamen Aufgabenbereich. Das heißt, man kann Mitglied in Organisationseinheiten und Gruppen sein, ohne dadurch Zugriff auf Prozessvorlagen oder Fälle zu erhalten.

Zusatzberechtigungen

In jeder Organisationseinheit können zusätzliche Berechtigungen an Nutzer:innen vergeben werden. Diese Sonderrechte gelten immer pro Nutzer:in und nur für die Prozessvorlagen, Fälle und Organisationsverwaltung der entsprechenden Organisationseinheit.

Folgende Zusatzberechtigungen gibt es derzeit:

  • Prozessvorlagen bearbeiten: Nutzer:innen dürfen die Prozessvorlagen einer Organisationseinheit einsehen und bearbeiten sowie neue Vorlagen erstellen.
  • Prozessvorlagen veröffentlichen: Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen Prozessvorlagen freigeben, sodass die dort als berechtigt eingetragenen Personen zur Vorlage gehörige Fälle starten und bearbeiten können. Auch dürfen sie Prozessvorlagen zurückziehen, sodass keine Fälle mehr damit gestartet werden können, und die Vorlage wieder bearbeitet werden kann, und sie können Prozessvorlagen archivieren oder löschen.
  • Organisationseinheit verwalten: Nutzer:innen können Einstellungen an Organisationseinheiten vornehmen: Informationen zur Organisationseinheit verwalten, Gruppen erstellen und löschen, Nutzer:innen zur Organisationseinheit und Gruppen hinzufügen, aus diesen entfernen und deren zusätzliche Berechtigungen einstellen.
  • Archiv verwalten: Nutzer:innen können auf alle archivierten Fälle einer Organisationseinheit zugreifen, diese einsehen, deren Fallakten herunterladen und die Fälle final aus dem Studio löschen.

Fallverantwortliche, Schrittverantwortliche, Beteiligte

In Prozessvorlagen und Fällen kann mit verschiedenen Formen der Beteiligung gearbeitet werden. Personen oder Gruppen können für einzelne Arbeitsschritte oder den gesamten Fall verantwortlich gemacht oder mit bestimmten Aufgaben an konkreten Arbeitsschritten beteiligt werden.

Fallverantwortung:

Fallverantwortliche Personen sind hauptverantwortlich für die Bearbeitung des Falles. Sie können noch nicht abgeschlossene Arbeitsschritte bearbeiten (und zum Beispiel neue Elemente wie Datei-Uploads hinzufügen oder entfernen) hinzufügen und entfernen, Beteiligte zu Arbeitsschritten hinzufügen und von diesen entfernen, Aufgaben vergeben, sämtliche Daten einsehen und Fälle abschließen sowie die zugehörige Fallakte herunterladen.

Schrittverantwortung:

Für Arbeitsschritte verantwortliche Personen können die entsprechenden Arbeitsschritte bearbeiten, freigeben und abschließen, Beteiligte zu ihnen hinzufügen und entfernen und alle Daten auf diesen Arbeitsschritten einsehen.

Beteiligte: an einem Arbeitsschritt Beteiligte können alle Inhalte auf diesem einsehen, Kommentare auf diesem schreiben und ihre Aufgabe (z.B. Unterschrift) auf diesem Schritt erledigen.

Die Navigationsleiste

Die Navigationsleiste ist der schwarze Balken am oberen Bildschirmrand, den du aus jedem Bereich des Shift Studios ganz einfach erreichen kannst.

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