Fallverantwortliche, Verantwortliche und Beteiligte

Hier erfährst du alle wichtigen Informationen über Fallverantwortliche, Verantwortliche und Beteiligte im Shift Studio.


1. Berechtigungen

Im Studio gibt es verschiedene Berechtigungen, die sicherstellen sollen, dass immer nur die Personen Zugriff auf und Einsicht in verschiedene Prozesse haben, die diese auch haben dürfen.

In jeder Organisationseinheit können pro Nutzer:in Zusatzberechtigungen eingestellt werden, die festlegen, ob jemand die Organisationseinheit, all ihre Fälle und/oder alle Fälle in ihrem Archiv verwalten, und/oder Prozessvorlagen bearbeiten, freigeben und/oder in der Prozessbibliothek veröffentlichen darf.

Pro Prozessvorlage kann festgelegt werden, wer Fälle dieses Typs starten darf. AUßerdem gibt es dort die Möglichkeit, Personen die Einsicht in alle Fälle des Typs zu gewähren, auch wenn sie selbst nicht an deren Bearbeitung beteiligt sind (z.B. für Führungskräfte, Controlling).

In der Fallbearbeitung selbst gibt es pro Fall bestimmte Formen der Beteiligung und damit der Berechtigungen, die nachfolgend vorgestellt werden.

Beteiligte sind Personen, die einzelne Aufgaben auf Arbeitsschritten erledigen, wie z.B. unterschreiben, Daten prüfen oder Felder ausfüllen.

Über die Aufgaben können ihnen jeweils Berechtigungen gegeben werden, die Falldaten auf dem Arbeitsschritt berarbeiten zu dürfen oder zusätzlich zum Schritt alle anderen Schritte des Falls ansehen (aber nicht bearbeiten) zu dürfen.

Ob sie diese Berechtigung erhalten, wird in der Prozessvolrage festgelegt und kann im Einzelfall von dem/der jeweils Fallverantwortlichen angepasst werden.

Beteiligte dürfen grundlegend:

  • die Arbeitsschritte und deren Inhalte sehen, an denen sie beteiligt sind (plus alle weiteren, wenn sie die entsprechende Berechtigung über die Aufgaben erhalten9
  • ihnen zugewiesene Aufgaben erledigen bzw. als erledigt markieren (z.B. “Sichtvermerk”)
  • den Arbeitsschritt als PDF exportieren, an dem sie beteiligt sind (optional mit Kontextinformationen oder nur mit Arbeitsschrittinhalten, z.B. als Bescheid)
  • in der Werkzeugleiste alle Fallinformationen sowie die Falldaten und Dokumente, Arbeitsschrittinhalte und -einstellungen in der Werkzeugleiste einsehen, aber nicht bearbeiten
  • als externe Formulare bereitgestellte Elementgruppen als Links verschicken, falls diese in der Prozessvorlage oder von Fallverantwortlichen zuvor dafür freigegeben wurden
  • Kommentare auf den Arbeitsschritten schreiben und lesen, an denen sie beteiligt sind.

3. Fallverantwortliche

Fallverantwortliche sind für die hauptsächliche Bearbeitung eines Falls zuständig. Sie haben Sonderberechtigungen, die pro Fall niemand anderes besitzt und können die Vorgaben aus der Prozessvorlage pro Einzelfall flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.

Wer die Fallverantwortung übernehmen und dann ggf. anderen zuweisen darf, wird in der zugehörigen Prozessvorlage festgelegt.

Fallverantwortliche dürfen alles, was Beteiligte können, und zusätzlich:

  • weitere Fallverantwortliche hinzufügen und entfernen
  • noch nicht freigegebene Arbeitsschritte entfernen
  • neue Arbeitsschritte und Aufgaben hinzufügen
  • Beteiligte zu Aufgaben hinzufügen oder aus diesen entfernen
  • Platzhalter anlegen, bearbeiten, entfernen und zuweisen
  • die Bearbeitungshistorie sowie alle Falldaten und -dokumente einsehen
  • Änderungen in den Arbeitsschrittreitern der noch nicht abgeschlossenen Arbeitsschritte vornehmen
  • Elementgruppen für die Nutzung als externe Formulare freigeben
  • einen Pfad nach einer Abzweigung im Prozess wählen
  • jederzeit die Fallakte exportieren
  • Arbeitsschritte freigeben und abschließen 
  • den Fall abschließen oder vorzeitig abschließen.

4. Verantwortliche für Arbeitsschritte

Arbeitsschrittverantwortliche können alles, was Fallverantwortliche auch können, solange es sich auf die Arbeitsschritte bezieht, für die sie verantwortlich sind.

Man wird Schrittverantwortlich, indem man einer Aufgabe mitdem Typ "Verantwortlich" zugewiesen wird bzw. diese Aufgabe im Namen einer Gruppe übernimmt.

Verantwortlichte können auf Schritten, für die sie verantwortlich sind, Beteiligte hinzufügen, Fristen setzen, Arbeitsschrittinhalte bearbeiten usw., aber sie können nicht:

  • Fallverantwortliche hinzufügen und entfernen
  • Arbeitsschritte entfernen oder neue Arbeitsschritte hinzufügen
  • die Bearbeitungshistorie sowie alle Falldaten und -dokumente einsehen
  • Platzhalter bearbeiten
  • in Aufgaben auf ihrem Schritt die Einstellungen zur Sichtbarkeit (nur Schritt oder ganzer Fall) verändern
  • die Fallakte exportieren oder den Fall abschließen und/oder aus dem Studio löschen.