Arbeitsschritte und Abzweigungen

Grundlegende Informationen zu Arbeitsschritten und Abzweigungen in Prozessvorlagen.


1. Was sind Arbeitsschritte?

Ein Arbeitsschritt ist ein grundlegender Bestandteil eines digitalen Prozesses im Shift Studio.

Er besteht immer aus:

1. einer Titelzeile (Titel, Aufgaben- und Steuerungssymbole ganz oben)

2. Aufgaben und Beteiligten (oberer Abschnitt)

3. den Inhalten des Arbeitsschrittes (unterer Abschnitt)

4. der Abschlusszeile (Bearbeitungsstatus und Aktionsbuttons).

So können sich alle von oben nach unten durch einen Arbeitsschritt arbeiten und dann unten die Bearbeitung ihrer Aufgaben beenden. Mehr Informationen zu Aufgaben erhältst du hier.

Erst, wenn der aktuelle Arbeitsschritt abgeschlossen ist, kann der nächste bearbeitet werden.

2. Beispiele für Arbeitsschritte

Ein erster Arbeitsschritt in einem Prozess könnte zum Beispiel "1. Antragsformular ausfüllen und prüfen" heißen und Folgendes beinhalten.

- Die Formularfelder, die ausgefüllt werden müssen

- Die Aufgaben "Formular ausfüllen" und "Formular prüfen"

- Zuordnungen, welche Personen die Aufgaben jeweils erledigen sollen.

Weitere Beispiele:

- Stellungnahme erstellen und prüfen,

- Kenntnisnahme der Antragsgenehmigung,

- Laufmappe sichten und signieren,

- Beratungsgespräch durchführen.

3. Was sind Abzweigungen und Pfade?

Oft läuft ein Prozess nicht immer auf dieselbe Art ab, sondern es gibt verschiedene Szenarien, die als Standardwege des Prozesses gesehen werden.

Dies könnte zum Beispiel ein Antrag sein, der entweder genehmigt oder abgelehnt wird.

Je nachdem, welches Ergebnis der Antragsprozess hat, müssen meist unterschiedliche Schritte bearbeitet werden.

Genau dafür können im Studio die Abzweigungen genutzt werden:

Fügt man eine Abzweigung in einer Prozessvorlage hinzu, wird ein weiterer Schritt (Abzweigungs- bzw. Entscheidungsschritt) hinzugefügt und darunter zwei Pfade. Nun können der Entscheidungsschritt und beleibige Arbeitsschritte innerhalbv der Pfade erstellt und vorbereitet werden.

Im Entscheidungsschritt können z.B. Entscheidungskriterien bereitgestellt werden, sodass in den jeweiligen Prozessen auf deren Basis entschieden werden kann, welcher der Pfade pro Einzelfall der richtige ist.

Sobald der Entscheidungsschritt im Fall dann abgeschlossen ist, kann der jeweils passende Pfad gewählt werden, z.B. der Pfad "Genehmigung des Antrags" oder "Ablehnung des Antrags".

Wird ein Pfad gewählt, werden alle Arbeitsschritte, die innerhalb des Pfades liegen, automatisch unter den bisherigen Prozess gereiht.

Die Schritte des anderen Pfades verschwinden aus dem Einzelfall, da sie für diesen nicht benötigt werden.

In der Prozessvorlage können so also bereits die verschiedenen Szenarien vorbereitet werden, in denen sich ein Prozess standardmäßig abspielen kann.