Arbeitsschritte und Abzweigungen

1. Was sind Arbeitsschritte?

Ein Arbeitsschritt ist ein grundlegender Bestandteil eines digitalen Prozesses im Shift Studio.

Er besteht immer aus:

1. einer Titelzeile (Titel, Aufgaben- und Steuerungssymbole ganz oben)

2. Aufgaben und Beteiligten (oberer Abschnitt)

3. den Inhalten des Arbeitsschrittes (unterer Abschnitt)

4. der Abschlusszeile (Bearbeitungsstatus und Aktionsbuttons).

So können sich alle von oben nach unten durch einen Arbeitsschritt arbeiten und dann unten die Bearbeitung ihrer Aufgaben beenden. Mehr Informationen zu Aufgaben erhältst du hier.

2. Beispiele für Arbeitsschritte

Ein erster Arbeitsschritt in einem Prozess könnte zum Beispiel "1. Antragsformular ausfüllen und prüfen" heißen und Folgendes beinhalten.

- Die Formularfelder, die ausgefüllt werden müssen

- Die Aufgaben "Formular ausfüllen" und "Formular prüfen"

- Zuordnungen, welche Personen die Aufgaben jeweils erledigen sollen.

Weitere Beispiele:

- Stellungnahme erstellen und prüfen,

- Kenntnisnahme der Antragsgenehmigung,

- Laufmappe sichten und signieren,

- Beratungsgespräch durchführen.

3. Was sind Abzweigungen?

Oft läuft ein Prozess nicht immer auf dieselbe Art ab, sondern es gibt verschiedene Szenarien, die als Standardwege des Prozesses gesehen werden.

Dies könnte zum Beispiel ein Antrag sein, der entweder genehmigt oder abgelehnt wird.

Auch kann es passieren, dass mehrere Schritte gleichzeitig bearbeitet werden müssen, zum Beispiel, wenn zwei verschiedene Laufmappen zugleich nötig sind.

Genau dafür können im Studio die Abzweigungen genutzt werden.

Auf einen Arbeitsschritt kann eine Abzweigung folgen, über die beliebige Pfade aktiviert werden können.

Pfade können außerdem wieder zusammengeführt werden, zum Beispiel, wenn alle Szenarien (Pfade) mit denselben Auftgaben enden (z.B. einem Eintrag in die Statistik).