Fälle und Prozessvorlagen

1. Was sind Prozessvorlagen?

Eine Prozessvorlage ist die Festlegung des Standardablaufs eines Vorgangs im Shift Studio. Auf Basis dieser Vorlage kann der zugehörige Prozess anschließend digital durchgeführt und bearbeitet werden. Das ist sowohl für verwaltungsinterne Prozesse wie die Anmeldung von Personalbedarf möglich als auch für Abläufe mit externer Beteiligung.

Die Durchführung eines analogen Prozesses sieht ungefähr so aus: ein oder mehrere Formulare werden ausgefüllt und eingereicht, und die für diesen Prozess Verantwortlichen führen die nötigen Arbeitsschritte durch, um das Anliegen zu bearbeiten. Dabei verwenden sie die Werkzeuge, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, wie Stempel, Dokumente und Vermerke.

Dieselben Elemente können im Studio nun auch digital verwendet werden.

Dazu baut man den Prozess Arbeitsschritt für Arbeitsschritt auf. Über Pfade können verschiedene Szenarien umgesetzt werden, z.B. die Ablehnung und die Genehmigung eines Antrags.

Auf jedem Arbeitsschritt kann man Aufgaben erstellen und mit den benötigten Berechtigungen und jeweils zuständigen Personen versehen.

So kann zum Beispiel ein Arbeitsschritt "1. Antragsformular ausfüllen und unterschreiben" mit den Aufgaben "Formular ausfüllen" und "Formular prüfen und unterschreiben" versehen und den jeweils zuständigen Personen zugewiesen werden.

Über Datenfelder können zum Beispiel Formulare aufgebaut, Stellungnahmen abgefragt oder Datei-Uploads für Dokumente bereitgestellt werden.

Über weitere Einstellungen (z.B. zu Automatisierungen, Berechtigungen oder Aktenzeichen) kann die Vorlage an die Anforderungen des jeweiligen Prozesses angepasst werden.

Wurde die Vorlage veröffentlicht, kann der Prozess digital ausgelöst und anhand der Vorgaben in der Prozessvorlage bearbeitet werden.

2. Was sind Fälle?

Kurzgesagt:

Eine Prozessvorlage legt fest, wie und von wem ein bestimmter Prozesstyp standardmäßig bearbeitet werden soll.

Ein Fall wird immer von einer Person ausgelöst und ist ein Vorgang, der auf Basis der Prozessvorlage bearbeitet wird.

Ein Fall ist immer eine Kopie der zugehörigen Prozessvorlage.

Das heißt, er enthält alle Inhalte, Aufgaben, Berechtigungen und Beteiligten aus der Vorlage und kann anhand dieser abgearbeitet werden.

Da der Sonderfall der Regelfall ist, kann der Einzelfall aber auch flexibel an spezifische Bedürfnisse angepasst werden, um zum Beispiel ein Dokument nachzufordern oder zusätzliche Expert:innen hinzuzufügen, die in der Prozessvorlage nicht vorgesehen waren.

Die Anpassung eines EInzelfalls gelten nur für diesen, werden also nicht auf die Prozessvorlage oder andere Fälle desselben Typs übertragen.

Ändert man hingegen etwas an der Prozessvorlage, übernehmen alle Fälle, die nach der Änderung gestartet werden, diese Änderungen.

3. Warum braucht man Prozessvorlagen?

Jeder Prozess bzw. Fall hat einen bestimmten Ablauf.

Dieser Ablauf muss mit seinen Daten (z.B. Formularfeldern), Beteiligten (z.B.Führungskräfte, Sachbearbeitung) und Aufgaben (z.B. Datenprüfung, Unterschrift) bekannt sein, damit er überhaupt bearbeitet werden kann.

In vielen Verwaltungen sitzt das Wissen über den Prozessablauf meist in den Köpfen der Beteiligten.

Selbst wenn es irgendwo aufgeschrieben wurde, zum Beispiel als Abbildung in einem BPMN (Business Process Model and Notation = Geschäftsprozessmodellierung), wird der Prozess so zwar sichtbar, aber nicht digital.

Durch das Anlegen einer Prozessvorlage können alle Schritte und Aufgaben, die für die Abarbeitung eines Prozesses nötig sind, nicht nur abgebildet, sondern durch die Nutzung der integrierten Funktionen gleichzeitig digitalisiert werden.

So wissen die Beteiligten in der digitalen Fallbearbeitung immer, wer wann was erledigen muss.

Außerdem wird das Prozesswissen für aktuelle und kommende Generationen gesichert, der Prozess kann digital gestartet, bearbeitet und archiviert werden und erhält ein gewisses Maß an Standardisierung, kann aber zugleich an den Einzelfall angepasst werden.