Eure Prozesse in eurer Hand

Das Shift Studio bietet euch einen umfassenden Werkzeugkasten für die digitale Sachbearbeitung und die eigenständige Digitalisierung eurer Verwaltungsprozesse.
Mit der Verwaltung für die Verwaltung entwickelt

Ein stadtweites Ticket-System

In der Fallübersicht findet ihr alle aktuellen Fälle, für die ihr zuständig seid. Hier könnt ihr auch analog eingereichte Anträge in einen neuen Fall eintragen und so digital weiterverarbeiten.

Alles auf einen Blick

In jedem einzelnen Fall findet ihr alle für die Bearbeitung relevanten Dokumente und Daten. Diese können jederzeit oder mit Abschluss des Falls exportiert und in euer Aktensystem gebracht werden.

Digitale Sachbearbeitung

Hier findet ihr alle digitalen Werkzeuge, die ihr für die Bearbeitung des jeweiligen Falles braucht - egal ob Dokumentaustausch, Checklisten oder Laufmappen. Der ganze Prozess ist mit all seinen Arbeitsschritten aufgeführt, und für jede Aufgabe sind klare Zuständigkeiten verteilt.

Einfach zusammenarbeiten

Ihr müsst noch Formulare nachfordern oder braucht Hilfe? Auf jedem der Fälle könnt ihr direkt mit Kolleg:innen zusammenarbeiten. Wir arbeiten daran, dass ihr bald auch mit Bürger:innen und externen Beauftragten direkt im Studio könnt.

Mit dem Shift Studio holt ihr euch eure digitale Souveränität zurück

Selbst Prozesse digitalisieren und als Arbeitsvorlage nutzen

Digitale Prozesse selbst gestalten

Das Studio bietet euch einen Werkzeugkasten, mit dem ihr eure Verwaltungsprozesse eigenständig digitalisieren und vereinfachen könnt.

Einfach Formulare digitalisieren

Mit dem eingebauten Formular-Editor könnt ihr sämtliche Formulare digitalisieren - ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse!

Alles dabei, was ihr braucht

Bildet eure Prozesse Schritt für Schritt in einer Prozessvorlage ab und wählt genau die Funktionen aus, die ihr braucht: z.B. digitale Umlaufmappen, Entscheidungen oder Stellungnahmen.

Eindeutige Verantwortlichkeiten

Jedem Arbeitsschritt und jeder Aufgabe können klare Verantwortlichkeiten zugeordnet werden. Damit alle genau wissen, welche Aufgabe von wem erledigt wird.

Stadtweites Wissensmanagement

Alle im Studio abgebildeten Prozesse sind automatisch perfekt dokumentiert und können zudem schnell und einfach aktualisiert werden.

Mit dem Shift Studio
 entfaltet ihr eure Potenziale!

Alles aus euren Systemen rausholen

Das Studio schaltet sich zwischen den Formular-Server und die E-Akte und verbindet diese nahtlos miteinander - für eine volldigitale Sachbearbeitung.

Digitale Grundbedürfnisse erfüllen

Mit dem Studio bekommt ihr alle Werkzeuge, die ihr für eure täglichen Arbeit braucht: so einfach wie Papier, Stempel und Laufmappe - nur digital!

Ein Fachverfahren für alle

Das Studio ist in jedem Amt und Sachbereich einsetzbar und füllt dort all die kleinen Lücken aus, für die man sonst einzelne Fachverfahren bräuchte.

Über Silos hinweg zusammenarbeiten

Im Studio könnt ihr eure gesamten Organisationsstrukturen abbilden und über Arbeitsgruppen und Ämter hinweg gemeinsam an Fällen und Projekten arbeiten.

Eindeutige Verantwortlichkeiten

Für jede Aufgabe werden eindeutige Zuständigkeiten festgelegt. So bleiben keine Fragen mehr offen und der Prozess läuft wie am Schnürchen.

Verwaltungsübergreifendes Wissensmanagement

Durch die Erstellung eigener Prozessvorlagen dokumentiert ihr ganz automatisch euer Prozesswissen und macht es anderen zugänglich.

Ja, aber …

... woher wollt ihr als Digital-Startup wissen, was wir in der Verwaltung brauchen?

Das Studio entsteht in enger Zusammenarbeit mit Beschäftigten der Bochumer Verwaltung. Dazu stehen wir mit Expert:innen aus verschiedenen Ämtern, den Datenschutzbeauftragten, der IT, der Stadtspitze, der Stabsstelle für Digitalisierung, dem E-Aktenteam und dem Archiv im direkten Austausch. Von ihnen erhalten wir tiefe Einblicke in die Probleme und Bedürfnisse in der Verwaltung und wichtiges Feedback zu unserem Studio. So stellen wir sicher, dass dieses auch wirklich in eure Arbeitsrealität passt.

… heißt das, ihr entwickelt das Studio nur für die Stadt Bochum?


Nein - die Stadt Bochum ist unsere Pilotpartnerin, hilft uns bei der Entwicklung und dabei, wichtige Fragen rund um Sicherheit, Schnittstellen und Kulturthemen zu beantworten. Das Ziel dieser Zusammenarbeit ist es , mit dem Studio ein Produkt zu entwickeln, das in jede Verwaltung passt! Um dabei ganz sicher zu gehen, holen wir uns natürlich auch Feedback und Input aus weiteren Kommunen verschiedener Größe.

... unsere E-Akte/ unser DMS kann doch schon Workflows!

Ja, viele dieser Systeme bieten einen Workflow- Manager an. Deren Nachteil ist aber, dass sie auf die Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten ausgelegt sind - nicht auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen. Wir setzen auf eine einfache, angenehme Bedienung, die Spaß macht. Denn bei der Digitalisierung geht es nicht um die Technik, sondern um euch.

… wir müssen solche Software auf unserem Rechenzentrum betreiben!

Das ist kein Problem. Wir können euch dabei helfen, das Studio über euer eigenes oder ein gemietetes Rechenzentrum zu betreiben. Dann liegt allerdings ein Großteil der Wartungs- und Supportarbeit bei eurer IT. Alternativ bieten wir euch das Studio über sichere, DSGVO-konforme Cloud-Server in Deutschland an. Und dann können wir uns auch um alles kümmern - und ihr müsst euch um nichts mehr Sorgen machen.
Nächste Meilensteine
Das Shift Studio entwickelt sich ständig weiter!
Sommer 2021
1.0

Basisversion

Aufbau der wichtigsten Funktionen für die digitale Sachbearbeitung.

Herbst 2021
1.1

Pilotierung

Umsetzung und Pilotierung erster interner Prozesse mit Abstimmungs- und Zeichnungsverfahren.

Anfang 2022
1.2

Roll Out

Digitalisierung weiterer Prozesse, z.B. in den Bereichen Ideen- und Beschwerdemanagement.