Die Fallbearbeitung
strukturiert und flexibel

Mit nur einem Klick landest du in der Fallbearbeitung und kannst direkt loslegen!

Direkt von eurem Prozesswissen profitieren

Jeder Fall, der über das Studio gestartet wird, wie z.B. ein Antrag auf Sonderurlaub, ist eine Kopie der zugehörigen Prozessvorlage und enthält somit bereits alles, was ihr für die Bearbeitung braucht:

  • Aktenzeichen, Widerspruchsfrist und Archivierungsdauer passend zum Falltyp
  • alle Arbeitsschritte, z.B. das Antragsformular, die Zeichnungskette auf dem Dienstweg und die Prüfung durch die Sachbearbeitung
  • alle Funktionen, z.B. Formularfelder, Fristen und Unterschriftenwege
  • und alle Beteiligten, z.B. die Unterzeichnenden und die zulässige Sachbearbeitung

Der Sonderfall 
ist der Regelfall?

In der Prozessvorlage wird der Standardprozess festgelegt - aber was ist, wenn der Einzelfall davon abweicht?

Kein Problem: die hauptverantwortlichen Nutzer:innen können in der Fallbearbeitung spontan und flexibel reagieren und den Standardprozess anpassen.

So können etwa Inhalte auf Arbeitsschritten verändert, neue Arbeitsschritte oder weitere Beteiligte hinzugefügt werden, z.B. um ein Dokument anzufordern oder Expert:innen hinzuzuziehen.

Transparent und flexibel
dank vieler spannender Funktionen

Ganz einfach, Schritt für Schritt

Egal, ob ihr nur an einem Schritt, an mehreren oder am ganzen Prozess beteiligt seid: jeder Fall kann ganz einfach linear abgearbeitet werden, sodass alle immer wissen, welche Aufgabe gerade ansteht.

Vorbereitete Entscheidungen

Du müsst im Prozess eine Entscheidung über den weiteren Verlauf treffen, z.B. ob ein Antrag genehmigt oder abgelehnt werden soll? Die möglichen optionen wurden bereits vorbereitet, sodass ihr nur noch den passenden Pfad wählen müsst!

Mit einem Klick signieren

Spart euch Zeit, Papier und Nerven mit digitalen Unterschriften und Sichtvermerken - ortsunabhängig und flexibel.

Mit Bearbeitungsreihenfolgen kann dabei genau festgelegt werden, ob Aktionen nacheinander oder gleichzeitig getätigt werden.

In Echtzeit Rückfragen klären

Mit Kommentarfunktionen auf jedem Arbeitsschritt können schnell und einfach Nachfragen geklärt und weitere Informationen gegeben werden.

Alle am Arbeitsschritt beteiligten und Hauptverantwortlichen werden automatisch über Kommentare informiert.

Fristgerechte Bearbeitung

Verantwortliche können Fristen auf Arbeitsschritte setzen.

Alle an diesen Beteiligte werden automatisch an ablaufende Fristen erinnert.

Flexibel mit Formulardaten arbeiten

Es fehlt ein Dokument, oder andere Beteiligte brauchen bestimmte Formulardaten, andere aber nicht?

In der Fallbearbeitung können Verantwortliche neue Formularfelder bereitstellen oder bereits ausgefüllte referenzieren und so in anderen Arbeitsschritten zur Verfügung stellen.

Agile Arbeitsverteilung durch Gruppen

In allen Fällen können Aufgaben nicht nur einzelnen Nutzer:innen, sondern auch ganzen Nutzergruppen zugewiesen werden. Die Gruppenmitglieder können die Aufgabe dann transparent für alle anderen übernehmen, erledigen oder wieder abgeben.

So springen immer diejenigen ein, die gerade wirklich Zeit haben, was für einen besseren Arbeitsfluss und weniger Überforderung sorgt.

Dokumente erzeugen

Arbeitsschritte einfach als PDF exportieren und so z.B. Inhalte mit anderen teilen oder Bescheide erstellen.

Eure Vorteile durch digitale Sachbearbeitung

Geringe Durchlauf- und Ablagezeiten

Hohe Transparenz zu Arbeitsabläufen und -ständen

Weniger Rückfragen und Kommunikationsschleifen

Kommunikation, Dokumentenaustausch und Signaturen in einem Tool

Flexible Formularfunktionen für einfache Datenerfassung

Fallakte als Ordner rechtssicher exportieren und digital archivieren