Prozessbibliothek
Wir arbeiten gemeinsam mit Prozessmanager:innen an effizienten, nutzerfreundlichen, digitalen Prozessen.
Mit dem Shift Studio können Verwaltungen ihre Prozesse selbst digitalisieren und sofort produktiv nutzen. Damit dieselbe Arbeit nicht immer wieder gemacht werden muss, teilen wir in unserer Prozessbibliothek alle aktuell verfügbaren Prozesse. Diese könnt ihr euch im Studio herunterladen, an eure Bedürfnisse anpassen und direkt in eurer Stadt einsetzen. Der große Vorteil: je mehr Städte mitmachen, desto schneller wächst die Bibliothek!
Prozesse – In Nutzung
Hier findet ihr alle Prozesse, die bereits umgesetzt und in mindestens einer Kommune im produktiven Einsatz sind.
Anmeldung von Personalbedarf
Führungskräfte können ihren Personalbedarf anmelden, der von Amts-, Dezernatscontrolling, Führungskräften und Bereichsbetreuung geprüft wird und dann an den Personaleinsatz geht.
Änderung der Dienstverteilung
Führungskräfte können eine Änderung der Dienstverteilung beantragen, die von Amts-, Dezernatscontrolling und Führungskräften geprüft und von der Bereichsbetreuung bearbeitet wird.
Antrag auf Änderung der Dienstzeit (Tarifbeschäftigte)
Tariflich Beschäftigte können einen Antrag auf Änderung ihrer Dienstzeit stellen, der auf dem Dienstweg unterzeichnet, von der Personalbetreuung bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt wird.
Antrag auf Änderung der Dienstzeit (Beamt:innen)
Beamte und Beamtinnen können einen Antrag auf Änderung ihrer Dienstzeit stellen, der auf dem Dienstweg unterzeichnet und von der Personalbetreuung bearbeitet wird.
Antrag auf Dienstbefreiung im Rahmen der Personalentwicklung
Beschäftigte können einen Antrag auf Dienstbefreiung für Fortbildungsveranstaltungen, Prüfungen oder Prüfungsvorbereitung stellen, der auf dem Dienstweg unterzeichnet und von der Personalentwicklung bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt wird..
Antrag auf bezahlten Sonderurlaub
Beschäftigte können einen Antrag auf bezahlten Sonderurlaub stellen, der auf dem Dienstweg unterzeichnet und von der zuständigen Sachbearbeitung bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt wird.
Überprüfung von Stellenwerten
Die Bereichsbetreuung nimmt die Überprüfung eines Stellenwertes vor und erstellt ggf. einen Bewertungsvorschlag, der von der AG Tarifbewertung bzw. der Bewertungskommission geprüft wird.
Internes Ideenmanagement
Beschäftigte können über ein online eingebettetes Formular Verbesserungsideen für ihre Kommune einreichen, die dann von der zuständigen Sachbearbeitung geprüft, zur Stellungnahme an das zuständige Fachamt gesendet und umgesetzt oder abgelehnt werden.
Starkregenberatung
Bürger:innen können über ein online eingebettetes Formular Informationen zu ihren Immobilien an das Tiefbauamt schicken, die auf deren Basis eine Telefonberatung und ggf. eine Vor-Ort-Beratung durchführen.
Prozesse – In Umsetzung
Hier findet ihr alle Prozesse, die gerade im Shift Studio umgesetzt werden, und die bald für euch in unserer Bibliothek verfügbar sind.
Auftrag für das Instandhaltungszentrum
Beschäftigte können einen Schaden an vewrwaltungsgebäuden dokumentieren und an das Instandhaltungszentrum übergeben. Dieses kann ggf. Rückfragen stellen und den Schaden anschließend beheben und die Reparatur dokumentieren.
Projektberichte
Die Projektleitung gibt grundlegende Daten zum Projekt ein und wird erinnert, sobald der nächste Report fällig wird. Alle Berichte werden in einem Fall gesammelt und automatisch zur Sichtung an die entsprechenden Personen geleitet.
Freie Aufgabenverteilung
Aufgaben können frei gestaltet und an Personen oder Gruppen vergeben werden. Diese können Informationen und Dateien bereitstellen und ihre Aufgaben als erledigt markieren – für ein übersichtliches, transparentes Task Management.
Genehmigung einer Dienstreise
Beschäftigte können einen Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise stellen, der von der direkten Führungskraft unterzeichnet und von der zuständigen Sachbearbeitung bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt wird.
Genehmigung einer Fortbildungsveranstaltung
Beschäftigte können einen Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise stellen, der von der direkten Führungskraft und dem/der Bürgermeister:in unterzeichnet und von der zuständigen Sachbearbeitung bearbeitet und genehmigt oder abgelehnt wird.
Allgemeine Laufmappe
Beschäftigte können Informationen und Dateien bereitstellen, die signiert werden sollen, und die Personen hinzufügen, die unterschreiben sollen. Rückfragen in Echtzeit und automatische Benachrichtigungen erleichtern die Zusammenarbeit.
Bearbeitung für Bürgeranliegen (Beschwerde-Management)
Bei dem/der Bürgermeister:in eingereichte Bürgerbeschwerden und -anliegen werden von ihm/ihr falls gewünscht gesichtet, von der zuständigen Sachbearbeitung geprüft und vom zuständigen Fachamt adressiert.
Onboarding für neue Mitarbeitende
Informationen über neue Mitarbeitende und die von ihnen benötigten Materialien und Zugänge werden von den jeweils zuständigen Bereichen angefordert und bearbeitet.
Auftragsmanagement Technischer Betrieb
Fachbereiche können Aufträge an den Technischen Betrieb richten, welcher diese bearbeitet. Automatische Benachrichtigungen über Rückfragen und die abgeschlossene Bearbeitung erhöhen die Transparenz.
Besprechungsprotokoll
Während der nach einer Besprechung können die Gesprächsinhalte und Ergebnisse dokumentiert sowie Folgeaufgaben erstellt und an die verantwortlichen vergeben werden. Das Protokoll kann schnell und einfach mit anderen geteilit werden. Zudem können Protokolle zum selben Thema chronologisch festgehalten werden.
Genehmigung / Anzeige einer Nebentätigkeit
Beschäftigte können ihrem Arbeitgeber melden, dass sie eine Nebentätigkeit aufnehmen möchten (Tarifbeschäftigte) bzw. sich eine Genehmigung dazu einholen (Beamt:innen).
Auftrag für das Instandhaltungszentrum
Schäden können dokumentiert und an das Instandhaltungszentrum übergeben werden. Dieses prüft und erledigt den Auftrag. Nach Abschluss wird der / die Auftraggeber:in automatisch darüber informiert.
Formelle Beteiligung des Personalrats
Beschäftigte können alle relevanten Informationen und Dateien für eine Beteiligung des Personalrats bereitstellen, diese ggf. durch Führungskräfte signieren und dann durch den Personalrat prüfen und unterzeichnen lassen.
Genehmigung einer Nebentätigkeit (Tarifbeschäftigte)
Tariflich Beschäftigte können einen Antrag auf die Genehmigung einer Nebentätigkeit stellen. Dieser wird von den Führungskräften signiert und dann durch die Sachbearbeitung geprüft.
Anzeige einer Nebentätigkeit (Beamt:innen)
Beamt:innen können ihrem Arbeitgeber anzeigen, dass sie eine Nebentätigkeit aufnehmen. Dies wird von den Führungskräften signiert und dann durch die Sachbearbeitung geprüft.
Wir digitalisieren euren Prozess!
Ihr habt einen Prozess, den ihr im Studio abbilden möchtet?
Sendet uns gerne eine Mail oder vereinbart direkt einen Gesprächstermin mit uns!