Presse­paket

Hier findet ihr alles, was ihr zur Veröffentlichung eines Artikels
über das Shift Studio benötigt als Download!


Oktober 2022

Produktlaunch 2022 – Das Shift Studio ist auf dem Markt!

Seit 2020 entwickelt ShiftDigital einen No Code-Werkzeugkasten für eigenständige Prozessdigitalisierung und komplett digitale Sachbearbeitung in der Verwaltung. Gemeinsam mit der Stadtverwaltung Bochum wurde das Shift Studio stetig weiterentwickelt und perfekt an die Bedürfnisse des Arbeitsalltags der Beschäftigten angepasst. Jetzt ist es so weit: das Produkt ist marktreif und wird nun auch anderen Städten angeboten.

FAQs zum Shift Studio

Was ist das Shift Studio?

Das Shift Studio ist ein Werkzeugkasten für die eigenständige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und die komplett digitale Sachbearbeitung.

Es unterstützt Stadtverwaltungen dabei, die Digitalisierung ihrer Abläufe voranzutreiben und ihre Mitarbeitenden zu ermächtigen, ihre Prozesse selbst zu verbessern und zu digitalisieren. So kann die Digitalisierung dezentral, flächendeckend und ämterübergreifend angegangen und Flaschenhälse (vor allem in der IT) vermieden werden.

Gleichzeitig zahlen die im Studio digitalisierten Prozesse auf das stadtweite- und stadtübergreifende Wissensmanagement ein, erleichtern die fortschreitende Optimierung der Abläufe und ermöglichen ortsunabhängige, transparente und moderne Zusammenarbeit in der Verwaltung.

Welche Kernfunktionen bringt das Studio mit?

Das Studio ermöglicht es Beschäftigten, auch ohne Programmierkenntnisse eigenständig Prozessvorlagen zu erstellen. In diesen wird der Standardablauf des Prozesses abgebildet und mit den nötigen Funktionen, Inhalten und Aufgaben ausgestattet. So kann der Ablauf Arbeitsschritt für Arbeitsschritt ins Studio übertragen und zum Beispiel mit digitalen Zeichnungsketten, Fristen und Datei-Uploads versehen werden.

Auf Basis dieser Vorlagen können dann neue Prozesse dieses Typs gestartet, entsprechend der Vorlage bearbeitet oder bei Bedarf flexibel an die Anforderungen des Einzelfalls angepasst werden. So wird eine komplett digitale Sachbearbeitung mit anschließender Ablage in der E-Akte möglich.

Im integrierten Ticketsystem finden die Beschäftigten zudem alle Prozesse, an denen sie beteiligt sind, und können sich noch offene Aufgaben eigenständig nehmen. Damit unterstützt das Studio die Selbstorganisation und agile Arbeitsverteilung eurer Teams.

Die im Studio digitalisierten Prozesse können außerdem in einer stadtübergreifenden Prozessbibliothek hoch- und heruntergeladen werden, sodass Kommunen voneinander lernen und von der Arbeit der jeweils anderen profitieren können.

Welche Prozesse können mit dem Studio digitalisiert werden?

Durch die freie Gestaltung der Prozessvorlagen und die vielfältige Einsetzbarkeit der Funktionen ist eine große Variation an Prozessen umsetzbar.

Ein Arbeitsschritt kann zum Beispiel als Eingangsformular verwendet und auf Webseiten eingebettet werden, oder als Laufmappe, zur Kenntnisnahme von Ergebnissen, zur Anforderung einer Stellungnahme oder zur Überarbeitung von Daten fungieren.

Bisher wurden unter anderem internes Ideenmanagement, Starkregenberatung, verschiedene Personalprozesse wie Anträge auf Sonderurlaub oder Anmeldung von Personalbedarf, eine formelle Beteiligung des Personalts und verschiedene digitale Laufmappen umgesetzt. Weitere Prozesse wie das Onboarding für neue Mitarbeitende, erste OZG-Prozesse wie Nachbarschaftsbeteiligung bei Bauvorhaben, ein Auftragsmanagement für interne Service-Stellen und ein Beschwerdemanagement befinden sich bei verschiedenen Kommunen zur Zeit in der Umsetzung. ShiftDigital freut sich über Vorschläge für weitere Prozesse und unterstützt gerne bei deren Umsetzung im Studio.

Ihr möchtet einen persönlichen Einblick in das Shift Studio bekommen oder habt Fragen an das Team von ShiftDigital?

Kontaktiert uns gerne jederzeit!

https://shift-studio.de/kontakt

Projektbeispiele 2022

Ideenmanagement

Das Ideenmanagement der Stadt Bochum ermöglicht die ort- und zeitunabhängige Ideeneinreichung und eine beschleunigte Bearbeitung.

So funktioniert’s

Auf einer eigenen Ideen-Webseite finden Beschäftigte sämtliche Infos, bisher eingereichte Ideen mit ihrem Prüfstand sowie das Formular 
für die Einreichung eigener Ideen.
Wird eine neue Idee eingereicht, landet diese im Studio, wo sie vom Ideenmanagement geprüft und für eine Stellungnahme an das zuständige Fachamt geschickt wird – alles komplett digital 
im Workflow des Studios!

Alle weiteren Informationen zum Prozess findest du unter
https://shift-studio.de/projektbeispiele/ideenmanagement.



Allgemeine Laufmappe

Die nutzerfreundliche Lösung für Unterschriftenwege in der Verwaltung.

So funktioniert’s

  • Stelle alle benötigten Informationen bereit und füge die Personen hinzu, die unterschreiben sollen.
  • Wenn du die Laufmappe freigibst, werden diese nacheinander informiert, dass sie die Inhalte sichten und unterschreiben können.
  • Gibt es Rückfragen, wird eine Unterschrift abgelehnt, oder wurden alle Unterschriften getätigt, wirst du automatisch informiert.

Alle weiteren Informationen zum Prozess findest du unter
https://shift-studio.de/projektbeispiele/allgemeine-laufmappe



Starkregenberatung

Ein strukturierter Beratungsprozess führt zu deutlich höherer Datenqualität.
Bisher waren Beratungsanfragen nur per Mail und Telefon möglich. 
Dies sorgte für eine große Hemmschwelle bei Bürger:innen und großen Koordinationsaufwand auf Stadtseite.

Die Lösung im Shift Studio

1. Über ein Online-Formular können Bürger:innen Daten zu ihrer Immobilie abschicken und so um eine Beratung bitten.

2. Im Studio gehen die Beratungsanfragen als neue Fälle ein.
Die Mitarbeitenden können sie je nach Auslastung selbst übernehmen und schnell und transparent bearbeiten.

Alle weiteren Informationen zum Prozess findest du unter
https://shift-studio.de/projektbeispiele/starkregenberatung


QR-Codes

Bilder

Archiv

Hier findet ihr eine Sammlung der bisher erschienenen Artikel
über ShiftDigital und das Shift Studio.


Pressearchiv







Ihr wollt mehr?
Ihr braucht spezifisches Bild- oder Textmaterial für euren Artikel über das Shift Studio?
Sagt einfach Bescheid – unsere Content Designerin schickt euch gerne das passende Material zu!


← Zur Startseite