Mitarbeiter-Onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfordert ein hohes Maß an Koordination.
Wir haben diesen Prozess mit dem Shift Studio optimiert und digitalisiert.

Status	In Umsetzung
Kunde	Gesundheitsamt Bochum
Beschäftigte	~ 200
Szenario	Neuen Mitarbeitenden werden vor Antritt ihrer Stelle alle benötigten Materialien und Zugänge von den dafür verantwortlichen Fachbereichen bereitgestellt.
Herausforderung	Die Aufgaben werden als Dokument per Mail verschickt. Damit können Aufgaben nur nacheinander bearbeitet werden, der Bearbeitungsstand ist nur durch Nachfragen nachvollziehbar, und die Bearbeitung kann sich im Krankheits- oder Überlastungsfall stark verzögern. So kann es passieren, dass bei Arbeitsbeginn noch nicht alle benötigten Materialien zur Verfügung stehen.
Lösung und Wirkung	Die Fachbereiche können Aufgaben auch gleichzeitig bearbeiten und der Arbeitsstand ist für alle Beteiligten jederzeit einsehbar. Automatische Fristen helfen bei der rechtzeitigen Bearbeitung. Die Stellvertretung ermöglicht die Bearbeitung bei Krankheit oder Überlastung. So werden die Transparenz erhöht, die Kommunikation vereinfacht und die Bearbeitunsdauer deutlich vermindert.

Ein ständiges Hin und Her

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich die Anzahl der Beschäftigten im Gesundheitsamt Bochum mehr als verdoppelt. Bei vielen Neueinstellungen müssen auch viele Materialien beschafft und Zugänge eingerichtet werden.

Dabei erschwert die Arbeit mit einem Word-Dokument die rechtzeitige Erledigung der verschiedenen Aufgaben, da diese nur nacheinander bearbeitet werden können. Fällt eine verantwortliche Person etwa krankheitsbedingt aus oder ist sie mit anderen Aufgaben ausgelastet, verschiebt sich auch die Erledigung der nachfolgenden Aufgaben nach hinten. Zudem müssen Beteiligte den Arbeitsstand aktiv erfragen, da er nicht transparent einsehbar ist, was für beide Seiten frustrierend sein kann und für Unterbrechungen der Arbeit sorgt.

So kann sich der Onboarding-Prozess in die Länge ziehen, sodass gelegentlich zu Arbeitsbeginn noch Material fehlt. Das bedeutet einerseits, dass die neuen Mitarbeitenden nicht richtig arbeiten können, und andererseits, dass ein schlechter erster Eindruck vom neuen Arbeitgeber entstehen kann.

Gleichzeitige Bearbeitung mit hoher Transparenz

Mit der neuen Prozessvorlage im Shift Studio können Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden können, auch parallel bearbeitet werden.

Alle Beteiligten können zudem jederzeit den aktuellen Arbeitsstand einsehen, ohne nachfragen zu müssen. Gibt es doch mal Rückfragen oder wichtige ergänzende Informationen, kann dafür die Kommentarfunktion direkt am Onboarding-Prozess genutzt werden – übersichtlich und an einem Ort. Auch können Parteien wie die Führungskräfte der neuen Beschäftigten oder der Personaleinsatz automatisiert über Fortschritte informiert werden.

Fristen mit automatischen Erinnerungen für die verschiedenen Aufgaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit der zeitnahen Erledigung.

Durch die im Studio integrierte Stellvertretung können die einzelnen Punkte außerdem auch im Krankheitsfall bearbeitet werden.

Und der Clou: das Ganze funktioniert nicht nur für das Gesundheitsamt!

Durch die einfache und flexible Anpassbarkeit der Vorlagen im Shift Studio kann der Onboarding-Prozess auch in anderen Fachbereichen eingesetzt werden. Dazu müssen nur die jeweils standardmäßig benötigten Materialien und Zugänge sowie die jeweils für deren Organisation Verantwortlichen angepasst werden, und schon kann es losgehen!

Na, neugierig?

Es gibt genug zu tun!
Ihr habt Fragen oder möchtet selbst einen Blick auf den Onboarding-Prozess werfen?
Kein Problem! Vereinbart einfach einen Gesprächstermin mit uns!

Jetzt Termin vereinbaren!