Mit Shift Studio Prozessvorlagen könnt ihr Verwaltungsprozesse schnell und einfach selbst digitalisieren – und anschließend direkt digital durchführen!
In Prozessvorlagen könnt ihr eure Verwaltungsvorgänge eigenständig, einfach und komplett ohne Programmierkenntnisse digitalisieren.
Dazu bildet ihr den Prozess Schritt für Schritt ab. Jeden Arbeitsschritt könnt ihr mit Funktionselementen frei gestalten und so zum Beispiel Antragsformulare, Laufmappen und Entscheidungsszenarien aufbauen.
Ihr könnt jeden Arbeitsschritt genau so aufbauen, wie ihr ihn braucht - mit Formulardaten, Aufgaben, Beteiligten und Automatisierungseinstellungen.
Jeden Arbeitsschritt könnt ihr betiteln und mit einzelnen Funktionselementen genau so aufbauen, wie ihr wollt:
Ihr könnt etwa Anleitungstexte und Checklisten bereitstellen, ganze Formulare oder einzelne Felder anlegen oder Datei-Uploads einbinden.
Ihr wollt mit den Daten aus einem anderen Arbeitsschritt weiterarbeiten? Mit Referenzen könnt ihr Formularfelder aus anderen Arbeitsschritten wiedervewenden, z.B. wenn später im Prozess nur ein Teil eines Formulars benötigt wird.
Jeden Arbeitsschritt könnt ihr individuell einstellen:
Bearbeitungsreihenfolge: Sollen Aufgaben gleichzeitig erledigt werden? Oder sollen Personen nur dann zur Unterschrift aufgefordert werden, wenn alle in der Zeichnungskette davor auch unterschrieben haben?
Automatisierung: Soll ein Arbeitsschritt händisch durch eine verantwortliche Person freigegeben und abgeschlossen werden? Oder soll dies automatisch passieren, sobald die die von euch angegebenen Voraussetzungen erfüllt wurden?
Wer ist für den jeweiligen Arbeitsschritt verantwortlich? Wer soll diesen bearbeiten? Muss jemand unterzeichnen oder einen Sichtvermerk tätigen? Oder soll eine Person einfach Einsicht in den Schritt erhalten?
Für jeden Schritt könnt ihr genau festlegen, welche Personen für welche Aufgaben zuständig sind. Oder vergebt die Aufgaben direkt an ganze Nutzergruppen und ermöglicht so agile Arbeitsverteilung und Stellvertretung!
Ihr könnt in der Prozessvorlage genau festlegen, wer Fälle dieses Typs einsehen, starten und wer die Fallverantwortung dafür übernehmen darf.
Diese Rechte könnt ihr sowohl an spezifische Nutzer:innen, als auch an ganze Nutzergruppen, Organisationseinheiten und sogar an alle Nutzer:innen eurer Umgebung vergeben.
Für jeden Prozesstyp könnt ihr ein eigenes Aktenzeichen setzen.
Außerdem könnt ihr mit einer Widerspruchsfrist festlegen, nach wie viel Zeit abgeschlossene Fälle im Studio bleiben sollen, bevor sie gelöscht werden können.
Mit der Archivierungsdauer könnt ihr einstellen, nach wie viel Zeit abgeschlossene Fälle automatisch aus dem Studio gelöscht werden.
Die Person, die den Fall auslöst, soll im Prozess Aufgaben erledigen oder direkt die Fallverantwortung bekommen?
Kein Problem: Ihr könnt den/die Fallauslöser:in als Platzhalter auf Arbeitsschritten beteiligen und auch Aufgaben oder die Fallverantwortung zuweisen!
Wer auch immer einen Fall dann startet, wird automatisch in den Platzhalter eingesetzt und kann die Aufgaben erledigen bzw. bekommt die Fallverantwortung.
Weniger Arbeitsaufwand
Einfache, ämterübergreifende Zusammenarbeit
Wichtiger Beitrag zu internem Wissensmanagement
Flexible Formularfunktionen für einfache Datenerfassung
Hohe Transparenz zu Arbeitsabläufen und -ständen
Vorgefertigte Anschreiben und Informationstexte
Ihr wollt direkt loslegen?
Kein Problem: Ihr könnt Vorlagen anderer Städte an eure Bedürfnisse anpassen und direkt einsetzen!
Wir haben mit unseren Pilotpartner:innen bereits einige bewährte Projekte und Prozesse in der aktiven Nutzung und in Vorbereitung, die auch perfekt in andere Städte passen:
In eurer Kommune Prozesse, die digitalisiert werden sollen, aber ihr wisst noch nicht wie?
Gerne helfen wir euch in gemeinsamen Workshops und Gesprächen bei...
Gerne stellen wir euch unverbindlich das Studio vor. Bei konkretem Interesse geben wir euch Zugang zu unserer Demo-Umgebung, damit ihr das Studio noch besser kennenlernen könnt.