Prozesse einfach selbst digitalisieren.
Mit Shift Studio Prozessvorlagen.

Mit Shift Studio Prozessvorlagen könnt ihr Verwaltungsprozesse schnell und einfach selbst 
digitalisieren – und anschließend direkt digital durchführen!

In Prozessvorlagen könnt ihr eure Verwaltungsvorgänge eigenständig, einfach und komplett ohne Programmierkenntnisse digitalisieren.

Dazu bildet ihr den Prozess Schritt für Schritt ab. Jeden Arbeitsschritt könnt ihr mit Funktionselementen frei gestalten und so zum Beispiel Antragsformulare, Laufmappen und Entscheidungsszenarien aufbauen.

Prozesse Schritt für Schritt gestalten

Ihr könnt jeden Arbeitsschritt genau so aufbauen, wie ihr ihn braucht - mit Formulardaten, Aufgaben, Beteiligten und Automatisierungseinstellungen.

Flexibel und Vielfältig: Elemente

Jeden Arbeitsschritt könnt ihr betiteln und mit einzelnen Funktionselementen genau so aufbauen, wie ihr wollt:

Ihr könnt etwa Anleitungstexte und Checklisten bereitstellen, ganze Formulare oder einzelne Felder anlegen oder Datei-Uploads einbinden.

Ihr wollt mit den Daten aus einem anderen Arbeitsschritt weiterarbeiten? Mit Referenzen könnt ihr Formularfelder aus anderen Arbeitsschritten wiedervewenden, z.B. wenn später im Prozess nur ein Teil eines Formulars benötigt wird.

Wie soll die Bearbeitung ablaufen?

Jeden Arbeitsschritt könnt ihr individuell einstellen:

Bearbeitungsreihenfolge: Sollen Aufgaben gleichzeitig erledigt werden? Oder sollen Personen nur dann zur Unterschrift aufgefordert werden, wenn alle in der Zeichnungskette davor auch unterschrieben haben?

Automatisierung: Soll ein Arbeitsschritt händisch durch eine verantwortliche Person freigegeben und abgeschlossen werden? Oder soll dies automatisch passieren, sobald die die von euch angegebenen Voraussetzungen erfüllt wurden?

Aufgaben und Verantwortlichkeiten vergeben

Wer ist für den jeweiligen Arbeitsschritt verantwortlich? Wer soll diesen bearbeiten? Muss jemand unterzeichnen oder einen Sichtvermerk tätigen? Oder soll eine Person einfach Einsicht in den Schritt erhalten?

Für jeden Schritt könnt ihr genau festlegen, welche Personen für welche Aufgaben zuständig sind. Oder vergebt die Aufgaben direkt an ganze Nutzergruppen und ermöglicht so agile Arbeitsverteilung und Stellvertretung!

Voreinstellungen für die Fallbearbeitung

Genaue Zugriffsberechtigungen

Ihr könnt in der Prozessvorlage genau festlegen, wer Fälle dieses Typs einsehen, starten und wer die Fallverantwortung dafür übernehmen darf.

Diese Rechte könnt ihr sowohl an spezifische Nutzer:innen, als auch an ganze Nutzergruppen, Organisationseinheiten und sogar an alle Nutzer:innen eurer Umgebung vergeben.

Aktenzeichen, Widerspruchsfrist und Co

Für jeden Prozesstyp könnt ihr ein eigenes Aktenzeichen setzen.

Außerdem könnt ihr mit einer Widerspruchsfrist festlegen, nach wie viel Zeit abgeschlossene Fälle im Studio bleiben sollen, bevor sie gelöscht werden können.

Mit der Archivierungsdauer könnt ihr einstellen, nach wie viel Zeit abgeschlossene Fälle automatisch aus dem Studio gelöscht werden.

Platzhalter nutzen

Die Person, die den Fall auslöst, soll im Prozess Aufgaben erledigen oder direkt die Fallverantwortung bekommen?

Kein Problem: Ihr könnt den/die Fallauslöser:in als Platzhalter auf Arbeitsschritten beteiligen und auch Aufgaben oder die Fallverantwortung zuweisen!

Wer auch immer einen Fall dann startet, wird automatisch in den Platzhalter eingesetzt und kann die Aufgaben erledigen bzw. bekommt die Fallverantwortung.

Weniger Arbeitsaufwand

Wichtiger Beitrag zu internem Wissensmanagement

Hohe Transparenz zu Arbeitsabläufen und -ständen

Einfache, ämterübergreifende Zusammenarbeit

Flexible Formularfunktionen für einfache Datenerfassung

Vorgefertigte Anschreiben und Informationstexte

Einfach starten.
Mit Vorlagen aus unserer Prozessbibliothek.

Ihr wollt direkt loslegen?
Kein Problem: Ihr könnt Vorlagen anderer Städte an eure Bedürfnisse anpassen und direkt einsetzen!

Fertige Prozesse nutzen...

Wir haben mit unseren Pilotpartner:innen bereits einige bewährte Projekte und Prozesse in der aktiven Nutzung und in Vorbereitung, die auch perfekt in andere Städte passen:

  • Internes Ideenmanagement
  • Starkregenberatung
  • Allgemeine Laufmappen
  • Formelle Beteiligung des Personalrates
  • Überprüfung von Stellenwerten
  • Anträge auf Sonderurlaub, Dienstzeitänderung, Dienstbefreiung
  • Anmeldung von Personalbedarf
  • Änderung der Dienstverteilung uvm.

... oder eigene Prozesse digitalisieren

In eurer Kommune Prozesse, die digitalisiert werden sollen, aber ihr wisst noch nicht wie?

Gerne helfen wir euch in gemeinsamen Workshops und Gesprächen bei...

  • der Erhebung der Prozesse
  • der Anpassung der Prozesse an die Vorteile der Digitalisierung
  • der Abbildung und Einstellung im Studio
  • dem Testing und der Verfeinerung der Prozesse
  • der Erstellung von Informationskampagnen für eure Beschäftigten

Lust aufs Digitalisieren bekommen?

Gerne stellen wir euch unverbindlich das Studio vor.

Bei konkretem Interesse geben wir euch Zugang zu unserer Demo-Umgebung, damit ihr das Studio noch besser kennenlernen könnt.