Internes Ideenmanagement
Aus dem analogen Vorschlagswesen über einen Briefkasten im Rathaus wird das komplett digitale Ideenmanagement.
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| Kunde | Stadt Bochum |
| Beschäftigte | ~ 3.500 (Kernverwaltung) |
| Herausforderung | Das betriebliche Vorschlagswesen war durch geringe Beteiligung und kaum erfolgreiche Umsetzungen von Verbesserungsvorschlägen bisher wenig wirkungsvoll. |
| Lösung und Wirkung |
Eine komplette Neuaufstellung sollte durch eine digitale Lösung gestützt werden, die sich positiv auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit und den Wirkungsgrad der Ideen auswirken sollte. |
| Erfolgsmessung |
Vorher/nachher-Vergleich über Kennzahlen (Fallzahlen, Durchlaufzeiten) und qualitatives Feedback (Projekt- und Nutzerseite) |
Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß …
Jahrelange Erfahrung und Expertise macht das Wissen der Beschäftigten in der Verwaltung aus.
Sie wissen am besten, was getan werden muss, um den Arbeitsalltag effizienter, sozialer oder umweltfreundlicher zu gestalten.
Gemeinsam mit den verantwortlichen Ideenmanager:innen haben wir das neue Ideenmanagement der Stadtverwaltung Bochum entwickelt und erfolgreich eingeführt.
Mitarbeitende können seit dem 1. Mai 2022 ihre Ideen ortsunabhängig einreichen. Diese werden anschließend im Studio komplett digital bearbeitet und können so auch schneller geprüft und in die Umsetzung gebracht werden.
„So gut strukturierte Vorgänge hatte ich in meinen sieben Jahren Verwaltungsarbeit noch nie!“
Jasmin Wiemers-Krüger, Ideenmanagement-Team über die Arbeit im Shift Studio
In den ersten Monaten wurden über das neue Formular bereits so viele Ideen eingereicht wie im alten Vorschlagswesen innerhalb von vier Jahren.
Jasmin Wiemers-Krüger arbeitet im Ideenmanagement-Team und kümmert sich nach Eingang der Ideen um die weitere Bearbeitung im Shift Studio.
In einem Interview erzählt sie uns von ihren Erfahrungen mit dem neuen Prozess:
Wie läuft das Ideenmanagement in Bochum ab?
Jasmin: Super einfach! Wer eine Idee hat, kann diese über die Website einreichen – mit den nötigsten Angaben und völlig ortsunabhängig. Jede Idee wird automatisch zu einem Fall im Studio, und dieser wird in zwei Schritten geprüft:
Durch das Ideenmanagement: Erfüllt die Idee alle formellen Voraussetzungen? (Ist sie grundsätzlich realisierbar, keine reine Kritik, etc.)
Daraufhin beantwortet das Fachamt die Frage, ob und wie die Idee wirklich umsetzbar ist. Dazu hat es maximal 6 Wochen Zeit. Die Beteiligten werden durch die gesetzten Fristen im Studio an ihre Aufgaben erinnert und die geplanten Bearbeitungszeiten weitestgehend eingehalten!
Im Idealfall wird die Idee dann direkt umgesetzt – das hängt natürlich immer von der jeweiligen Komplexität ab.
Warum hältst du ein internes Ideenmanagement für sinnvoll?
Jasmin: Bei der Stadt Bochum arbeiten rund 6000 Menschen mit ganz eigenen Erfahrungen und Kompetenzen. Sie alle kennen die Abläufe besser als jede und jeder Externe, und haben damit die Voraussetzungen für gute Verbesserungen. Und genau diese brauchen wir! Die Frage ist also eher: Wie kann man internes Ideenmanagement nicht für sinnvoll halten?
Was sind die Vorteile des neuen Ideenmanagements?
Jasmin: Die Einfachheit für die Ideengeberinnen, eine möglichst schnelle Bearbeitung und Transparenz. Mit der Möglichkeit, eine Idee von überall online einreichen zu können, erhöhen wir die Chancen, dass die Kolleg:innen dies auch tun. Mit dem Ziel einer Prüfzeit von maximal sechs Wochen ist außerdem klar, dass Ideen nicht auf die lange Bank geschoben werden. Und mit der jeweiligen Info, wo die eingereichte Idee gerade steht, schaffen wir Transparenz über den Vorgang und die Ergebnisse.
Wie erfahren die Beschäftigten von den bereits eingereichten bzw. umgesetzten Ideen?
Jasmin: Auf unserer Website kann man jederzeit alle eingereichten Ideen finden - inklusive der ausführlichen Beschreibung und dem jeweiligen Status der Idee. Man hat also eine gute Übersicht, was schon eingereicht wurde, kann Erläuterungen bei Ablehnungen einsehen und dort auch direkt eine eigene Idee einreichen.
Warum habt ihr euch dafür entschieden, das Ideenmanagement mit dem Shift Studio umzusetzen?
Jasmin: Mit der Bochum Strategie – unserem Handlungsrahmen für städtische Entwicklungen – haben wir das klare Ziel definiert, Vorreiterin modernen Stadtmanagements zu werden. Dazu gehört es auch, aktiv zu gestalten statt nur zu verwalten. Es ist also nur logisch, dass wir den neuen Prozess des Ideenmanagements selbst gestalten wollen – bis hin zur digitalen Bearbeitung. Mit dem Shift Studio hatten wir genau diese Möglichkeit und wollten sie auch nutzen. Ich denke, dass ist uns gemeinsam sehr gut gelungen.
Was hat dich seit Start des Ideenmanagements am meisten überrascht?
Jasmin: Dass die erste Idee bereits im Juli komplett umgesetzt war. Und die Bandbreite der Ideen: Ich hatte vorher immer vermutet, dass 90% der Ideen auf Digitalisierung abzielen. Das ist natürlich auch ein Thema, aber die bisher eingereichten Ideen betreffen viel mehr. Von einer städtischen Blutspendeaktion über Baumpat*innen und eine meetingfreie Zeit bis zur Änderung des Verfahrens zum Verteilen der Gehaltsabrechnungen ist wirklich alles dabei. Letzteres ist nun tatsächlich auch bereits umgesetzt - das hätte ich beim Start am 1. Mai wirklich nicht gedacht.
Was bringt Shift mit?
| Technologie | Projekt-Webseite und Shift Studio inkl. Online-Formular |
| Services | Aktivierung von Prozessmanager:innen und Produktcoaches zur selbstständigen Betreuung und Weiterentwicklung des Projekts |
| Support | Persönlicher Support während der Einführungsphase, Online-Support für Produktcoaches und Prozessmanager:innen im Produktivbetrieb |
| Medien | Vorlage für eine Dienstvereinbarung, Datenschutzvereinbarung, Einführungskampagne |
Was bringt ihr mit?
| Zeitaufwand initial | max. 2 Personentage zum Set Up der Lösung |
| Zeitaufwand Regelbetrieb | max. ca. 1 Personentag / Woche, je nach Anzahl der eingereichten Ideen |
| Fallmanager:innen | min. 2 (wegen Vertretungssituationen) |
| Produktcoaches | min. 1 (für Rückfragen zur Prozessbearbeitung/Ideeneinreichung) |
| Beteiligte Nutzer | bis 6.000 (Zugang auch für Mitarbeiter ausserhalb der Zentralverwaltung durch Einreichung per Online-Formular) |
Na, Lust bekommen?
Es gibt genug zu tun!
Ihr habe Fragen oder interessiert euch für unser neues Ideenmanagement? Wir sind persönlich für euch da. Vereinbart einfach einen Gesprächstermin mit uns!
Ihr habe Fragen oder interessiert euch für unser neues Ideenmanagement? Wir sind persönlich für euch da. Vereinbart einfach einen Gesprächstermin mit uns!