Neue Funktionen

Bug Fixes

Falscher Status in Anzeige von Aufgaben

Schwebt man mit der Maus über einem Aufgabensymbol auf einem Schritt oder in der Fallübersicht, wurden bisher teilweise falsche Statusbezeichnungen angezeigt. Dies wurde nun behoben.

Nutzer:innen können sich nicht aus Gruppenaufgaben entfernen

Nutzer:innen könnten sich aufgrund eines Fehlers nicht mehr selbst aus Gruppenaufgaben entfernen, die sie zuvor übernommen hatten. Dies wurde nun behoben.

Informations-i an Datei-Uploads in eingebetteten Formularen rot hinterlegt

Hatte ein Datei-Upload-Feld in einem eingebetteten Formular ein Info-i oder ein Pflichtfeld- Sternchen, und war der Titel des feldes nicht eingeblendet, wurden das Info-i und das Sternchen rot hinterlegt. Dies wurde nun behoben.

Neue Funktion: Einstellung "Muss Pflichtfelder ausfüllen" an Aufgaben

Durch diese neue Einstellmöglichkeit an Aufgaben kann nun festgelegt werden, wer auf einem Arbeitsschritt Pflichtfelder ausfüllen muss. Die entsprechende Person kann ihre Aufgabe dann nicht abschließen, wenn sie nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt hat.

So kann es nicht mehr passieren, dass die letzte Person auf einem Arbeitsschritt ihre Aufgabe nicht abschließen kann, weil es noch unausgefüllte Pflichtfelder gibt - die sie selbst aber gar nicht ausfüllen muss oder darf.

Dies ermöglicht es auch, dass andere Beteiligte, die bereits ausgefüllte Pflichtfelder überprüfen und ggf. korrigieren müssen, ihre Aufgabe nicht abschließen können, wenn sie z.B. versehentlich ein Pflichtfeld geleert haben.

Neue Funktion: E-Mail-Benachrichtigungen als Stellvertretung an- und ausschalten

Du kannst nun selbst entscheiden, für welche der Gruppen, in denen du Stellvertretung bist, du E-Mail-Benachrichtigungen über neue Fälle im Gemeinsamen Arbeitsbereich der entsprechenden Gruppe erhalten möchtest.

Das heißt, wenn du weißt, dass du als Stellvertretung agieren musst, kannst du in deine Profileinstellungen in den Reiter "Benachrichtigungen" gehen und dort die Mails anschalten. So bekommst du immer mit, wenn neue Fälle eingehen, die du als Stellvertretung übernehmen musst.

Musst du nicht mehr als Stellvertretung agieren und möchtest nicht mehr benachrichtigt werden, kannst du die E-Mail auf demselben Wege wieder ausschalten.

Neue Funktion: Wiedervorlage

In der Fallübersicht kann nun für Fälle in dem eigenen Arbeitsbereich im Reiter "Aktuelle Aufgaben" eine Wiedervorlage eingestellt werden.

Bis zum Ablauf der Frist wird der Fall aus "Aktuelle Aufgaben" ausgeblendet. Er ist jedoch weiterhin im Reiter "Alle Fälle" aufzufinden, wo du außerdem alle Fälle mit eingesteller Wiedervorlage über einen eigenen Filter ansehen kannst. Außerdem erhältst du weiterhin Benachrichtigungen, wenn durch die Bearbeitung anderer Änderungen entstehen.

Ist die Wiedervorlage abgelaufen, erhältst du eine Benachrichtigung im Studio und der entsprechende Fall wird wieder in "Aktuelle Aufgaben" angezeigt.

Du kannst eine Wiedervorlage einstellen, ändern und entfernen, indem du in "Aktuelle Aufgaben" (und auch in "Alle Fälle") einen Rechtsklick auf den entsprechenden Fall machst und im Menü "Wiedervorlage" auswählst.

Neue Funktion: Format xml in Datei-Uploads erlaubt

Die Liste erlaubter Formate für Datei-Uploads wurde um das Format xml erweitert. Dateien mit diesem Format können nun auch hochgeladen werden.

Neue Funktion: Pro Umgebung maximale Größe für Datei-Uploads einstellen

Für jede Umgebung (Studio-Instanz einer Stadt) kann nun die maximale erlaubte Größe für Dateien angepasst werden, die in Datei-Uploads hochgeladen werden können. Die Größe kann bei Bedarf durch ShiftDigital angepasst werden. Die Standardgröße bleibt bei 15 MB pro Datei.

Neue Funktion: Zugriff auf das Studio pro Umgebung auf festlegbare IP-Adressen beschränkbar

Bei bedarf können Admins IP-Adressen in den Umgebungseinstellungen angeben und so den Zugriff auf das Studio auf diese beschränken.

Admins der jeweiligen Umgebung können auch außerhalb eingestellter IPs auf das Studio zugreifen.

Standardmäßig ist keine Beschränkung eingestellt.

1. Fix: Stellvertretung

Im Reiter Stellvertretung sollen für alle Personen, die als Stellvertretung in Gruppen eingetragen sind, folgende Fälle angezeigt werden:

1. Fälle mit einer Aufgabe für die Gruppe, die noch nicht übernommen ist

2. Fälle mit einer Aufgabe für die Gruppe, die übernommen, aber noch nicht abgeschlossen ist.

Das zweite Szenario wies einen Bug auf: Hatte ein Gruppenmitglied die Aufgabe übernommen, war der Fall zwar noch über den Reiter "Alle Fälle" einsehbar, verschwand aber aus dem Stellvertretungsreiter. Diese Störung wurde nun behoben.

2. Ergänzung: Aufgabenstatus in Vorschau

Geht man mit der Maus auf eine Aufgabe im Studio, werden nun nicht mehr nur Name und Art der Aufgabe sowie die zugewiesene Person / Gruppe angezeigt, sondern auch der Bearbeitungsstatus.

So wird auch in der Fallübersicht schnell ersichtlich, wo ein Vorgang gerade liegt.

3. Ergänzung: Fallnummer in Gruppen-Mail

Auf Bitte der Beschäftigten haben wir die Fallnummer in den E-Mail-Benachrichtigungen ergänzt, die Nutzer:innen auf neue Aufgaben im Gemeinsamen Arbeitsbereich hinweisen.

So können sie künftig besser nachvollziehen, welcher der Fälle im Gemeinsamen Arbeitsbereich zu welcher E-Mail-Benachrichtigung gehört (und damit, wann er bei der Gruppe eingegangen ist).

Kopieren und einfügen statt neu anlegen

Mit der neuen Funktion zum Kopieren und Einfügen kannst du vorhandene Arbeitsschritte, Aufgaben und Elemente ganz einfach wiederverwenden.

Natürlich achten wir dabei auf den Datenschutz. Kopierst du etwa einen Arbeitsschritt, werden die ggf. in diesem eingetragenen Daten (z.B. in Eingabefeldern) nicht mitkopiert.

Diese Funktion kann dir viel Zeit und Aufwand ersparen.

Musst du zum Beispiel eine Zeichnungskette erweitern, kannst du dir einfach eine der vorhandenen Unterschriften-Aufgaben kopieren und brauchst nur noch die verantwortliche Person auszutauschen.

Legst du einen neuen Antragsprozess an, kannst du Arbeitsschritte aus anderen Vorlagen nutzen, um mit wenig Aufwand dessen Grundstruktur aufzubauen. Nun kannst du die Inhalte und Aufgaben darin einfach anpassen.

So kannst du auf der Arbeit aufbauen, die bereits gemacht wurde, anstatt komplett neu starten zu müssen.

Alle Projektinfos an einem Ort

Für die Projektleitung fühlen sich Bereichte oft wie eine mühselige Ablenkung an – vor allem, wenn das Dokument per Mail oder in der Hauspost verschickt werden muss. Und wo lagen nochmal die Projektbeschreibung und der letzte Report...?

Mit dem neuen Projektbericht im Studio wird das jetzt einfacher: Jedes Projekt wird ein eigener Vorgang, in dem alle Berichte erstellt, gesammelt und erweitert werden.

Das bringt viele Vorteile mit sich:

• Über Fristen wird die Projektleitung automatisch informiert, wenn der nächste Report fällig ist. Im Studio findet sie eine fertige Vorlage, die sie einfach direkt ausfüllen kann.
• Die Angaben zum Projekt und alle vorigen Berichte finden sich im selben Fall, sodass kein Suchen mehr nötig ist.
• Dieses Mal soll auch die Amtsleitung den Report sichten? Kein Problem – einfach weitere Beteiligte hinzufügen.
• Du hast Fragen oder Anmerkungen zum Bericht? Über die Kommentarfunktion findet die gesamte Kommunikation am selben Ort statt, ganz ohne Medienbrüche.
• Das Ergebnis soll in einem anderen System abgelegt werden? Jeder Report kann jederzeit als PDF exportiert werden.

So muss müssen sich alle Beteiligten um Projektberichte nur noch dann Gedanken machen, wenn sie fällig sind.