Neue Funktionen

1. Fix: Stellvertretung

Im Reiter Stellvertretung sollen für alle Personen, die als Stellvertretung in Gruppen eingetragen sind, folgende Fälle angezeigt werden:

1. Fälle mit einer Aufgabe für die Gruppe, die noch nicht übernommen ist

1. Fälle mit einer Aufgabe für die Gruppe, die übernommen, aber noch nicht abgeschlossen ist.

Das zweite Szenario wies einen Bug auf: Hatte ein Gruppenmitglied die Aufgabe übernommen, war der Fall zwar noch über den Reiter "Alle Fälle" einsehbar, verschwand aber aus dem Stellvertretungsreiter. Diese Störung wurde nun behoben.

2. Ergänzung: Aufgabenstatus in Vorschau

Geht man mit der Maus auf eine Aufgabe im Studio, werden nun nicht mehr nur Name und Art der Aufgabe sowie die zugewiesene Person / Gruppe angezeigt, sondern auch der Bearbeitungsstatus.

So wird auch in der Fallübersicht schnell ersichtlich, wo ein Vorgang gerade liegt.

3. Ergänzung: Fallnummer in Gruppen-Mail

Auf Bitte der Beschäftigten haben wir die Fallnummer in den E-Mail-Benachrichtigungen ergänzt, die Nutzer:innen auf neue Aufgaben im Gemeinsamen Arbeitsbereich hinweisen.

So können sie künftig besser nachvollziehen, welcher der Fälle im Gemeinsamen Arbeitsbereich zu welcher E-Mail-Benachrichtigung gehört (und damit, wann er bei der Gruppe eingegangen ist).

Kopieren und einfügen statt neu anlegen

Mit der neuen Funktion zum Kopieren und Einfügen kannst du vorhandene Arbeitsschritte, Aufgaben und Elemente ganz einfach wiederverwenden.

Natürlich achten wir dabei auf den Datenschutz. Kopierst du etwa einen Arbeitsschritt, werden die ggf. in diesem eingetragenen Daten (z.B. in Eingabefeldern) nicht mitkopiert.

Diese Funktion kann dir viel Zeit und Aufwand ersparen.

Musst du zum Beispiel eine Zeichnungskette erweitern, kannst du dir einfach eine der vorhandenen Unterschriften-Aufgaben kopieren und brauchst nur noch die verantwortliche Person auszutauschen.

Legst du einen neuen Antragsprozess an, kannst du Arbeitsschritte aus anderen Vorlagen nutzen, um mit wenig Aufwand dessen Grundstruktur aufzubauen. Nun kannst du die Inhalte und Aufgaben darin einfach anpassen.

So kannst du auf der Arbeit aufbauen, die bereits gemacht wurde, anstatt komplett neu starten zu müssen.

Alle Projektinfos an einem Ort

Für die Projektleitung fühlen sich Bereichte oft wie eine mühselige Ablenkung an – vor allem, wenn das Dokument per Mail oder in der Hauspost verschickt werden muss. Und wo lagen nochmal die Projektbeschreibung und der letzte Report...?

Mit dem neuen Projektbericht im Studio wird das jetzt einfacher: Jedes Projekt wird ein eigener Vorgang, in dem alle Berichte erstellt, gesammelt und erweitert werden.

Das bringt viele Vorteile mit sich:

• Über Fristen wird die Projektleitung automatisch informiert, wenn der nächste Report fällig ist. Im Studio findet sie eine fertige Vorlage, die sie einfach direkt ausfüllen kann.
• Die Angaben zum Projekt und alle vorigen Berichte finden sich im selben Fall, sodass kein Suchen mehr nötig ist.
• Dieses Mal soll auch die Amtsleitung den Report sichten? Kein Problem – einfach weitere Beteiligte hinzufügen.
• Du hast Fragen oder Anmerkungen zum Bericht? Über die Kommentarfunktion findet die gesamte Kommunikation am selben Ort statt, ganz ohne Medienbrüche.
• Das Ergebnis soll in einem anderen System abgelegt werden? Jeder Report kann jederzeit als PDF exportiert werden.

So muss müssen sich alle Beteiligten um Projektberichte nur noch dann Gedanken machen, wenn sie fällig sind.

Inhalte als Abschnitte darstellen

Enthält ein Arbeitsschritt viele Formularfelder oder andere Inhalte, kann es schnell unübersichtlich werden.

Deshalb kann man Inhalte nun als Abschnitte darstellen. Diese können dann von den Nutzer:innen ein- und ausgeklappt werden. So kann man sich durch die verschiedenen Abschnitte arbeiten und sie einklappen, wenn man mit ihnen fertig ist.

Das Studio merkt sich, welche Abschnitte man in einem Fall ein- und welche ausgeklappt hatte, sodass man direkt dort weiterarbeiten kann, wo man aufgehört hat.

Ein praktisches Plus: enthält ein Abschnitt Pflichtfelder, die noch ausgefüllt werden müssen, wird dies deutlich angezeigt. Sind die Pflichtfelder dann ausgefüllt, verschwindet der Hinweis.