Neue Funktionen

Prozesse teilen – über Fachbereiche hinweg

Über die neue interne Prozessbibliothek könnt ihr innerhalb eurer Stadt fertige Prozessvorlagen miteinander teilen.

Entwickelt ein Fachbereich einen Prozess im Studio, der auch für andere relevant ist, kann er diesen in der Prozessbibliothek bereitstellen. Andere Fachbereiche können sich die Vorlage anschließend in einer Vorschau ansehen, in ihre Einheit herunterladen, die Zuständigkeiten und Aufgaben so einstellen, das sie zu ihren Bedürfnissen passen, und dann ebenfalls verwenden. So kann ein Prozess standardisiert, stadtweit eingesetzt und trotzdem an die jeweils fachlichen Spezifika angepasst werden!

Hat das Gesundheitsamt zum Beispiel die Material- und Zugangsbeschaffung für neue Mitarbeitende als Prozess im Studio umgesetzt, kann sie die Prozessvorlage in die Bibliothek laden. Andere Organisationseinheiten wie etwa das Tiefbauamt kann sich die Vorlage kopieren und die bei ihnen für die Beschaffung und Einrichtung verantwortlichen Bereiche einstellen.

Damit können Prozesse in einzelnen Fachbereichen entwickelt, getestet und verbessert werden – und danach kann die gesamte Stadtverwaltung davon profitieren!

Alles nötige bereitstellen - und das rechtzeitig

Neuen Mitarbeitenden müssen vor Antritt ihrer Stelle alle benötigten Materialien und Zugänge bereitgestellt werden.

Die Verteilung der Aufgaben und die Dokumentation von deren Fortschritt geschieht aktuell in vielen Kommunen per Hauspost oder per Mail.

Dies gefährdet die rechtzeitige Erledigung der verschiedenen Aufgaben, da diese nur nacheinander bearbeitet werden können. Fällt eine verantwortliche Person etwa krankheitsbedingt aus oder ist sie mit anderen Aufgaben ausgelastet, verschieben sich auch die nachfolgenden Aufgaben nach hinten.

Zudem müssen Beteiligte den Arbeitsstand aktiv erfragen, da er nicht transparent einsehbar ist, was für beide Seiten frustrierend sein kann.

So kann sich der Onboarding-Prozess in die Länge ziehen, sodass gelegentlich zu Arbeitsbeginn noch Material fehlt. Das bedeutet einerseits, dass die neuen Mitarbeitenden nicht richtig arbeiten können, und andererseits, dass ein schlechter erster Eindruck vom neuen Arbeitgeber entstehen kann.

Mit der neuen Prozessvorlage im Shift Studio können Aufgaben gleichzeitig erledigt und ihr Stand jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden.

Gibt es doch mal Rückfragen oder weitere Informationen, kann dafür die Kommentarfunktion direkt am Onboarding-Prozess genutzt werden – übersichtlich und an einem Ort. Auch können Parteien wie Führungskräfte oder Personaleinsatz automatisiert über die Fortschritte informiert werden.

Fristen mit Erinnerungen für die verschiedenen Aufgaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit der zeitnahen Erledigung.

Durch die im Studio integrierte Stellvertretung können die einzelnen Punkte außerdem auch im Krankheitsfall bearbeitet werden.

Und der Clou: das Ganze funktioniert nicht nur in einem Fachbereich! Durch die einfache und flexible Anpassbarkeit der Vorlagen im Shift Studio kann der Onboarding-Prozess auch in anderen Einheiten eingesetzt werden.

Dokumentation von Verantwortlichkeiten

Pro Aufgabe kann nun notiert werden, welche Person oder Gruppe ihr jeweils zugewiesen werden soll, wie etwa "Sachbearbeitung für Dienstreisen", "Direkte Führungskraft Antragsteller:in" oder "Fallauslöser:in".

Ist einer Aufgabe mal niemand zugewiesen (z.B. weil die Person nicht mehr bei der Stadt arbeitet und deshalb aus der Aufgabe entfernt wurde), wird die Zuweisungsanweisung eingeblendet. So wissen alle Verantwortlichen, wen sie nun der Aufgabe zuweisen sollen.

Diese Angabe ist auch ein wichtiger Teil des Wissensmanagemens und kann dabei helfen, Prozessvorlagen auch für Personen verständlich zu machen, die selbst nicht in den Prozess involviert sind. So können z.B. auch stadtweite Prozessmanager:innen oder Beschäftigte anderer Fachbereiche mit den Vorlagen weiterarbeiten.

Neuer Bereich und mehr Funktionen

Eine erste Version der Stellvertetung gab es schon seit Veröffentlichung des Studios, und zwar durch die Zuweisung von Aufgaben an Gruppen, die dann von einem beliebigen Mitglied übernommen werden konnten. Diese Funktion haben wir nun noch erweitert und verbessert:

• Beschäftigte können nun als Mitglieder oder als Stellvertretung zu Gruppen hinzugefügt werden. Diese Unterscheidung wird auch überall sichtbar, sodass stets nachvollzogen werden kann, ob ein reguläres Teammiglied oder die Stellvertretung eine Aufgabe erledigt hat.
• Nutzer:innen finden nun alle Fälle, an denen es noch unerledigte Aufgaben von Gruppen gibt, in denen sie Stellvertreter:innen sind, in einem eigenen Reiter im Gemeinsamen Arbeitsbereich.
• Gehen neue Aufgaben für eine Gruppe ein, werden die Mitglieder wie gehabt darüber informiert. Die Stellvertretungen erhalten keine E-Mails mehr darüber, da diese Informationen für sie im Alltag gar nicht relevant sind. Stattdessen können sie proaktiv in den Stellvertretungsreiter gehen und dort offene Aufgaben einsehen, sobald sie erfahren, dass die regulären Mitglieder nicht verfügbar sind.
• Stellvertretungen können nun auch Aufgaben übernehmen, die bereits von anderen Mitgliedern übernommen, aber noch nicht abgeschlossen wurden. So bleiben keine Fälle mehr liegen.