Gemeinsam mit euch weiterentwickelt

Shift Studio Updates

Neue Funktionen, Verbesserungen und Vorlagen

10. Mai, 2022

Neuer Prozess: Internes Ideenmanagement

Gemeinsam mit der Stadtverwaltung Bochum haben wir deren neues Ideenmanagement auf den Weg gebracht.

So funktioniert's:

- Wir haben eine Webseite aufgebaut, auf der Beschäftigte alle Informationen zum Ideenmanagement, bisher eingereichte Ideen sowie ein eingebettetes Formular vorfinden, über das sie ihre Idee einreichen können. Das Formular bietet dabei durch markierte Pflichtfelder, Informationsfelder und Beispiele maximale Transparenz und Verständlichkeit.

- Sobald ein:e Beschäftigte:r das ausgefüllte Formular abschickt, wird im Shift Studio ein neuer Fall ausgelöst, der bei den Mitgliedern des Ideenmanagement-Teams im Gemeinsamen Falleingang eingeht.

- Die Person, die gerade Zeit hat, nimmt sich den Fall, prüft die Idee auf die sachlichen Voraussetzungen und lehnt sie entsprechend ab, wenn diese nicht erfüllt werden, oder versendet einen Link mit den wichtigsten Informationen zur Idee und einem Feld für eine Stellungnahme an das Fachamt, in dessen Fachgebiet die Idee fällt.

- Das Fachamt kann die Idee sichten und die Stellungnahme verfassen und abschicken. Darüber wird die zuständige Person im Ideenmanagement-Team informiert und kann nun den/die Einreicher:in darüber informieren, ob die Idee umgesetzt wird, und falls nicht, warum.

- Die Idee wird dann auf der zugehörigen Webseite eingepflegt, damit alle Beschäftigten transparent sehen können, welche Ideen bewilligt oder abgelehnt wurden, und bei bewilligten Ideen geht nun die Umsetzung los.

Vorteile des neuen Ideenmanagements:

  • es gibt nicht mehr einen Briefkasten im Rathaus, sondern alle Beschäftigten können schnell, einfach und von überall aus ihre Ideen einreichen
  • die zuständigen Personen können sich die Ideen eigenständig nehmen, was agile Arbeitsweisen und Selbstorganisation fördert
  • in jedem Fall zum Ideenmanagement sind bereits alle Aufgaben, Anweisungen und Funktionen vorhanden, die für die Bearbeitung benötigt werden, sodass auch neue Teammitglieder oder Vertretungen sofort loslegen können
  • sowohl Formular als auch Prozess können in Sekundenschnelle angepasst werden, sodass auch Verbesserungen am Ideenmanagement selbst kinderleicht sind
  • das Ideenmanagement-Team wird benachrichtigt, wenn eine neue Aufgabe ansteht und findet alle Ideen mit ihren Status in der Fallübersicht - so geht keine Idee unter und alle Teammitglieder behalten den Überblick

Ihr sucht auch nach einer guten Lösung für euer internes Ideenmanagement?

In Zusammenarbeit mit dem Ideenmanagement-Team der Stadt Bochum haben wir den Studio-Prozess entwickelt, getestet, und verbessern ihn ständig weiter.

Der Prozess ist generisch in jeder Kommune einsetzbar und an deren individuelle Bedürfnisse anpassbar.

Gerne zeigen wir euch das Ideenmanagement in einer gemeinsamen Demo!

Schreibt uns eine Nachricht an mail@shiftdigital.io oder das Kontaktformular auf dieser Webseite.


28. April, 2022

Formulare auf Webseiten einbetten

In Prozessvorlagen kann eine Elementgruppe auf einem Arbeitsschritt als Formulare gestaltet und dann auf einer Webseite eingebettet werden. So kann zum Beispiel für das Ideenmanagement auf der Webseite der Stadt ein Formular eingebettet werden, dass dann jede Person ausfüllen und abschicken kann, die eine Idee einreichen möchte. Dies legt auch den Grundstein für die spätere Umsetzung von Bürger-Services mit dem Studio.

Wird ein solches Formular dann abgeschickt, wird im Studio automatisch ein neuer Fall des zugehörigen Typs gestartet, der alle auf der Webseite eingegebenen Daten enthält und direkt im Falleingang der für die Bearbeitung zuständigen Person landet.

Formulare im laufenden Prozess mit Externen teilen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, in einem bereits gestarteten Fall eine beliebige Elementgruppe als Formular auf einerWebseite erstellen zu lassen, dessen Link man dann an die Person versenden kann, welche die Formularfelder ausfüllen soll. So können zum Beispiel schnell und einfach Nachforderungen gestellt werden - und das auch an Personen, die kein Konto im Shift Studio haben. Die Person kann das Formular anschließend ausfüllen und abschicken, und die zugehörigen Daten landen automatisch im zugehörigen Fall.


15. April, 2022

Mehr Übersichtlichkeit in der Fallübersicht

Neue Fallübersicht

Dank des Feedbacks unserer Pilot-Nutzer:innen der Stadtverwaltung Bochum konnten wir in der Fallübersicht im Shift Studio für noch mehr Übersichtlichkeit sorgen.

Die Aufteilung ist jetzt wie folgt:

- der eigene Arbeitsbereich, in dem man Fälle findet, in denen man gerade aktiv werden muss und solche, an denen man bereits beteiligt war (ehemals: "Meine Fälle")

- der gemeinsame Arbeitsbereich, in dem man Fälle vorfindet, die man im Namen der Gruppen übernehmen kann, in denen man Mitglied ist (ehemals: Gemeinsamer Falleingang)

- der Reiter "Alle Fälle", in dem alle Fälle angezeigt werden, auf die man Zugriff hat und die man hier sehr gut durchsuchen kann

- das Archiv, in dem man alle abgeschlossenen Fälle vorfindet und diejenigen löschen kann, für die man fallverantwortlich ist und bei denen die Widerspruchsfrist abgelaufen ist (abgeschlossene Fälle waren ehemals aufgeteilt auf die verschiedenen Reiter).


23. März, 2022

Fälle zurückziehen und reaktivieren

Als Fallauslöser:in Fälle zurückziehen

Als Fallauslöser:in kann ich einen von mir gestarteten Fall wieder zurückziehen. Habe ich diesen zurückgezogen, wird der Fall automatisch gelöscht und kann daher nicht weiter bearbeitet werden. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein Fall versehentlich gestartet wurde oder ein Antrag zurückgezogen werden soll.

Als Fallverantwortliche:r Fälle reaktivieren

Fallverantwortliche Personen können nun einen abgeschlossenen Fall reaktivieren. Dadurch erhält er erneut den Status "In Bearbeitung" und nach dem letzten, abgeschlossenen Arbeitsschritt können zusätzliche Schritte hinzugefügt und der Fall so weiter bearbeitet werden. Wird der Fall danach erneut abgeschlossen, landetr er wieder im Archiv und Widerspruchsfrist und Archivierungsdauer starten aufs Neue.