Neue Funktionen

Neuer Bereich und mehr Funktionen

Eine erste Version der Stellvertetung gab es schon seit Veröffentlichung des Studios, und zwar durch die Zuweisung von Aufgaben an Gruppen, die dann von einem beliebigen Mitglied übernommen werden konnten. Diese Funktion haben wir nun noch erweitert und verbessert:

• Beschäftigte können nun als Mitglieder oder als Stellvertretung zu Gruppen hinzugefügt werden. Diese Unterscheidung wird auch überall sichtbar, sodass stets nachvollzogen werden kann, ob ein reguläres Teammiglied oder die Stellvertretung eine Aufgabe erledigt hat.
• Nutzer:innen finden nun alle Fälle, an denen es noch unerledigte Aufgaben von Gruppen gibt, in denen sie Stellvertreter:innen sind, in einem eigenen Reiter im Gemeinsamen Arbeitsbereich.
• Gehen neue Aufgaben für eine Gruppe ein, werden die Mitglieder wie gehabt darüber informiert. Die Stellvertretungen erhalten keine E-Mails mehr darüber, da diese Informationen für sie im Alltag gar nicht relevant sind. Stattdessen können sie proaktiv in den Stellvertretungsreiter gehen und dort offene Aufgaben einsehen, sobald sie erfahren, dass die regulären Mitglieder nicht verfügbar sind.
• Stellvertretungen können nun auch Aufgaben übernehmen, die bereits von anderen Mitgliedern übernommen, aber noch nicht abgeschlossen wurden. So bleiben keine Fälle mehr liegen.

Schlankere Prozesse dank der neuen Aufgaben!

Die größte Neuerung, die wir 2022 im Studio umgesetzt haben, ist endlich da: die neuen Aufgaben!

Auf jedem Arbeitsschritt findet sich nun oben ein Abschnitt für die Aufgaben, und unten der Abschnitt mit den Inhalten des Schrittes.

Aufgaben können schnell und einfach erstellt, mit verschiedenen Einstellungen versehen und mit weiterfürhrenden Informationen ausgestattet werden.

Es gibt verschiedene Aufgabentypen (z.B. "Unterschrift", "Benutzerdefiniert"), denen jeweils ein Titel (z.B. "Signatur a.d.D.") und eine Beschreibung gegeben werden kann (z.B. "Bitte prüfen Sie den vorliegenden Antrag und unterzeichnen Sie, wenn Sie ihn genehmigen möchten.").

Über die Einstellungen der Aufgabe können zusätzliche Berechtigungen vergeben werden, wie etwa, die Formularfelder auf dem Schritt bearbeiten oder den gesamten Fall (statt nur den Schritt) einsehen zu dürfen.

Mit diesen verschiedenen Optionen entscheidet ihr selbst, wie detailliert ihr Aufgaben gestalten möchtet. Es muss einmal schnell gehen? Dann genügt es, den Aufgabentyp auszuwählen, und schon kann die Aufgabe erstellt und eine verantwortliche Person oder Gruppe hinzugefügt werden.

Was verändert sich mit den neuen Aufgaben?

• Titel und Beschreibung der Aufgaben ermöglichen es, Anweisungen direkt an die jeweils Verantwortlichen zu adressieren, anstatt sie wie zuvor unten mit in die Inhalte des Arbeitsschrittes zu schreiben. Da die Anweisungen nicht mehr allen angezeigt werden, sondern nur denen, für die sie gedacht sind, werden die Arbeitsschritte so übersichtlicher.
• Da die Aufgaben und damit die zugehörigen Beschreibungen und Anweisungen eingeklappt sind, sind die Arbeitsschritte wesentlich kürzer.
• Man kann nun viele Aufgaben mit ihren jeweiligen Anweisungen platzsparend anlegen und damit bei Bedarf viele Beteiligte auf einem Arbeitsschritt zusammenbringen, was die Kommunikation erleichtert und die Transparenz erhöht.
• Aufgaben können nun direkt auf dem Arbeitsschritt erstellt, bearbeitet und zugewiesen werden, statt wie zuvor in der Werkzeugleiste. Das erleichtert den Umgang und fühlt sich leichtgewichtiger an.
• Da die Aufgaben oben und die Buttons zu deren Abschluss unten am Schritt sind, fühlt sich der Bearbeitungsfluss natürlicher an: man kann die Aufgabe durchlesen, sich nach unten durch die Inhalte des Schritts arbeiten, um dann unten die Bearbeitung abzuschließen.
• Bisher musste man zunächst die Person oder Gruppe hinzufügen und konnte dann erst einen Aufgabentyp auswählen und Einstellungen vornehmen. Prozessvorlagen bzw. Arbeitsschritte können nun besser vorbereitet werden, weil sie nicht mehr von Nutzer:innen ausgehen, sondern von den Aufgaben, die jeweils erledigt werden mussten: einfach die Aufgaben anlegen und dann pro nach Fachbereich und Prozess die jeweils Verantwortlichen hinzufügen.
• Einer Aufgabe können auch mehrere Nutzer:innen hinzugefügt werden, bzw. können mehrere sie übernehmen. Dies ermöglicht auch dann eine Stellvertretung, wenn ein:e Nutzer:in bereits eine Aufgabe übernommen, aber noch nicht abgschlossen hat. Übernimmt z.B. eine Führungskraft eine Aufgabe zur prüfung und SIgnatur eines Antrags, wird aber krank, bevor sie dies erledigen kann, kann ihre Stellvertretung die Aufgabe ebenfalls übernehmen, erledigen und abschließen.

Einschränkung des Zugriffs auf Arbeitsschritte

Die Sichtbarkeit des Prozesses kann eingeschränkt werden: pro Arbeitsschritt kann für jede beteiligte Person und Gruppe festgelegt werden, ob sie:

• nur Arbeitsschritte sehen kann, auf denen sie beteiligt ist (dies ist voreingestellt)
• den Arbeitsschritt sehen kann, auf dem sie beteiligt ist, plus alle Arbeitsschritte davor
• den Arbeitsschritt sehen kann, auf dem sie beteiligt ist, plus alle Arbeitsschritte davor
• alle Arbeitsschritte sehen kann.

Das bedeutet: für jede:n Beteiligte:n kann explizit festgelegt werden, ob sie nur bestimmte Abschnitte des Prozesses oder nur einzelne Arbeitsschritte sehen darf. So können zum Beispiel auch sensible Dokumente nur für bestimmte Personen zur Verfügung gestellt werden.

Einschränkung des Zugriffs auf Falldaten

Es wurden neue Einschränkungen zur Sichtbarkeit der Daten in der Werkzeugleiste umgesetzt, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf Daten immer nur dann möglich ist, wenn er für die Bearbeitung eines Schrittes oder Falles nötig ist:

• Fallverantwortliche können alle Arbeitsschritte, Falldaten, Dokumente und die Bearbeitungshistorie sehen.
• Beteiligte und Schrittverantwortliche können alle Arbeitsschritte sowie alle Falldaten und Dokumente von Arbeitsschritten sehen, an denen sie beteiligt sind.
• In der Werkzeugleiste im Reiter "Dokumente" können alle Beteiligten Dokumente hochladen und von anderen Beteiligten hochgeladene Dokumente herunterladen.

Rechteverwaltung in Prozessvorlagen

Im Reiter "Rechteverwaltung" in Prozessvorlagen kann nun genau eingestellt werden, welche Personen und/oder Gruppen und/oder Organisationseinheiten Fälle eines Falltyps einsehen und starten dürfen, sowie wer die Fallverantwortung der Fälle übernehmen kann.

So kann genau bestimmt werden, wer z.B. eine Anmeldung von Personalbedarf starten darf (z.B. nur Personen in allen Gruppen mit Führungskräften sowie alle in der Organisationseinheit "Bereichsbetreuung"), wer diese Fälle einsehen darf (z.B. standardmäßig: nur die, die am Fall beteiligt sind) und wer die Fallverantwortung übernehmen kann (z.B. die Gruppe "Sachgebeitsleitung" im Personaleinsatz).

Frei verwendbare Laufmappe für digitale Genehmigungsvorgänge

Gemeinsam mit der Stadtverwaltung Bochum wurde eine allgemeine Laufmappe entwickelt, über die Beschäftigte schnell und einfach Informationen und Dokumente bereitstellen können, die dann wiederum von beliebigen Personen und Personengruppen gesichtet, geprüft und unterzeichnet werden.

Dazu gibt die auslösende Person dem Anliegen einen Titel, stellt ggf. weiterführende Informationen bereit, lädt Dokumente hoch und fügt dann alle Personen bzw. Personengruppen hinzu, welche Unterschriften oder Sichtvermerke tätigen sollen. Falls gewünscht kann sie zudem eine Frist auf die Laufmappe setzen.

Alle Informationen dazu, wie man diese Laufmappe verwendet, werden in der Mappe selbst genau erklärt, sodass keine Fragen offen bleiben.

Auch können an der Laufmappe beteiligte Personen über die Kommentarfunktion Rückfragen stellen.

Haben alle unterzeichnet bzw. wurde der Vorgang final abgelehnt, wird die auslösende Person darüber automatisch informiert.

Somit können verschiedenste Genehmigungsverfahren ganz einfach abgebildet werden - egal ob Verfügungen, Projektskizzen oder Dokumentenentwürfe.

Ihr habt auch Interesse an digitalen Laufmappen?

Gerne zeigen wir euch in einer Demo, wie eure Stadtverwaltung interne Unterschriftenprozesse mit dem Studio vereinfachen und beschleunigen kann!

Schreibt uns einfach eine Nachricht an mail@shiftdigital.io oder füllt das Kontaktformular auf dieser Webseite aus.