Neue Funktionen

Das Hinzufügen von Nutzer:innen und Gruppen zu Arbeitsschritten wurde verbessert und die Übersichtlichkeit erhöht.

Während zuvor unterhalb der Suchleiste eine Liste von Nutzer:innen im Reiter "Beteiligte" angezeigt wurde, gibt es nun den Button "Beteiligte hinzufügen", über den sich ein Menü öffnet, in dem der Name der Person/Gruppe eingegeben werden kann. Dies erhöht die Übersichtlichkeit im Reiter und vermindert das Komplexitätsgefühl.

Bisher wurden alle im Laufe eines Prozesses eingegebenen Daten links im Reiter "Falldaten" einfach untereinander angezeigt.

Nun haben wir eine Liste der Arbeitsschritttitel erstellt, bei der man einfach den Schritt ausklappen kann, dessen Inhalte man sehen möchte. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und erleichtert die Navigation. Arbeitsschritte, die ein:e Nutzer:in nicht einsehen darf, werden ebenfalls angezeigt, sind aber nicht ausklappbar und als nicht einsehbar markiert.

Nach demselben Prinzip wurde die Darstellung der Falldaten bei der Auswahl von Referenzen verbessert:

Möchte man in einem Arbeitsschritt zum Beispiel zuvor bereits ausgefüllte Formularfelder mit Personen teilen, die auf vorige Arbeitsschritte keinen Zugriff haben, kann man ein Element "Referenz" anlegen und dann das entsprechende Formularfeld auswählen. Auch dieses Auswahlmenü ist nun in Arbeitsschritte unterteilt, die man beliebig ausklappen kann.

In jedem Fall im Studio können Fallverantwortliche nun im Reiter "Fallinformationen" einen Arbeitstitel eingeben.

Dieser wird anschließend allen am Fall Beteiligten oben in der Fallbearbeitung neben dem Bearbeitungsstatus, als auch in der entsprechenden neuen Spalte in der Fallübersicht angezeigt.

Über den Arbeitstitel können wichtige Informationen gegeben, Fälle auf den ersten Blick erkennbar und Fälle gleichen Typs voneinander unterscheibar gemacht werden.

Wird kein Arbeitstitel eingegeben, wird in der Fallübersicht in der zugfehörigen Spalte einfach "Kein Arbeitstitel" angezeigt. Es ist also nicht nötig, diese Funktion zu benutzen, sie kann allerdings die Übersichtlichkeit für alle Nutzer:innen im Studio stark erhöhen und bietet die Möglichkeit, die Daten über Fälle in der Fallübersicht zu individualisieren.

Gemeinsam mit der Stadtverwaltung Bochum haben wir deren neues Ideenmanagement auf den Weg gebracht.

So funktioniert's:

- Wir haben eine Webseite aufgebaut, auf der Beschäftigte alle Informationen zum Ideenmanagement, bisher eingereichte Ideen sowie ein eingebettetes Formular vorfinden, über das sie ihre Idee einreichen können. Das Formular bietet dabei durch markierte Pflichtfelder, Informationsfelder und Beispiele maximale Transparenz und Verständlichkeit.

- Sobald ein:e Beschäftigte:r das ausgefüllte Formular abschickt, wird im Shift Studio ein neuer Fall ausgelöst, der bei den Mitgliedern des Ideenmanagement-Teams im Gemeinsamen Falleingang eingeht.

- Die Person, die gerade Zeit hat, nimmt sich den Fall, prüft die Idee auf die sachlichen Voraussetzungen und lehnt sie entsprechend ab, wenn diese nicht erfüllt werden, oder versendet einen Link mit den wichtigsten Informationen zur Idee und einem Feld für eine Stellungnahme an das Fachamt, in dessen Fachgebiet die Idee fällt.

- Das Fachamt kann die Idee sichten und die Stellungnahme verfassen und abschicken. Darüber wird die zuständige Person im Ideenmanagement-Team informiert und kann nun den/die Einreicher:in darüber informieren, ob die Idee umgesetzt wird, und falls nicht, warum.

- Die Idee wird dann auf der zugehörigen Webseite eingepflegt, damit alle Beschäftigten transparent sehen können, welche Ideen bewilligt oder abgelehnt wurden, und bei bewilligten Ideen geht nun die Umsetzung los.

Vorteile des neuen Ideenmanagements:

• es gibt nicht mehr einen Briefkasten im Rathaus, sondern alle Beschäftigten können schnell, einfach und von überall aus ihre Ideen einreichen
• die zuständigen Personen können sich die Ideen eigenständig nehmen, was agile Arbeitsweisen und Selbstorganisation fördert
• in jedem Fall zum Ideenmanagement sind bereits alle Aufgaben, Anweisungen und Funktionen vorhanden, die für die Bearbeitung benötigt werden, sodass auch neue Teammitglieder oder Vertretungen sofort loslegen können
• sowohl Formular als auch Prozess können in Sekundenschnelle angepasst werden, sodass auch Verbesserungen am Ideenmanagement selbst kinderleicht sind
• das Ideenmanagement-Team wird benachrichtigt, wenn eine neue Aufgabe ansteht und findet alle Ideen mit ihren Status in der Fallübersicht - so geht keine Idee unter und alle Teammitglieder behalten den Überblick

Ihr sucht auch nach einer guten Lösung für euer internes Ideenmanagement?

In Zusammenarbeit mit dem Ideenmanagement-Team der Stadt Bochum haben wir den Studio-Prozess entwickelt, getestet, und verbessern ihn ständig weiter.

Der Prozess ist generisch in jeder Kommune einsetzbar und an deren individuelle Bedürfnisse anpassbar.

Gerne zeigen wir euch das Ideenmanagement in einer gemeinsamen Demo!

Schreibt uns eine Nachricht an mail@shiftdigital.io oder das Kontaktformular auf dieser Webseite.