Neue Funktionen

In Prozessvorlagen kann eine Elementgruppe auf einem Arbeitsschritt als Formulare gestaltet und dann auf einer Webseite eingebettet werden. So kann zum Beispiel für das Ideenmanagement auf der Webseite der Stadt ein Formular eingebettet werden, dass dann jede Person ausfüllen und abschicken kann, die eine Idee einreichen möchte. Dies legt auch den Grundstein für die spätere Umsetzung von Bürger-Services mit dem Studio.

Wird ein solches Formular dann abgeschickt, wird im Studio automatisch ein neuer Fall des zugehörigen Typs gestartet, der alle auf der Webseite eingegebenen Daten enthält und direkt im Falleingang der für die Bearbeitung zuständigen Person landet.

Formulare im laufenden Prozess mit Externen teilen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, in einem bereits gestarteten Fall eine beliebige Elementgruppe als Formular auf einerWebseite erstellen zu lassen, dessen Link man dann an die Person versenden kann, welche die Formularfelder ausfüllen soll. So können zum Beispiel schnell und einfach Nachforderungen gestellt werden - und das auch an Personen, die kein Konto im Shift Studio haben. Die Person kann das Formular anschließend ausfüllen und abschicken, und die zugehörigen Daten landen automatisch im zugehörigen Fall.

Neue Fallübersicht

Dank des Feedbacks unserer Pilot-Nutzer:innen der Stadtverwaltung Bochum konnten wir in der Fallübersicht im Shift Studio für noch mehr Übersichtlichkeit sorgen.

Die Aufteilung ist jetzt wie folgt:

- der eigene Arbeitsbereich, in dem man Fälle findet, in denen man gerade aktiv werden muss und solche, an denen man bereits beteiligt war (ehemals: "Meine Fälle")

- der gemeinsame Arbeitsbereich, in dem man Fälle vorfindet, die man im Namen der Gruppen übernehmen kann, in denen man Mitglied ist (ehemals: Gemeinsamer Falleingang)

- der Reiter "Alle Fälle", in dem alle Fälle angezeigt werden, auf die man Zugriff hat und die man hier sehr gut durchsuchen kann

- das Archiv, in dem man alle abgeschlossenen Fälle vorfindet und diejenigen löschen kann, für die man fallverantwortlich ist und bei denen die Widerspruchsfrist abgelaufen ist (abgeschlossene Fälle waren ehemals aufgeteilt auf die verschiedenen Reiter).

Whitelist für Datei-Uploads

In allen Datei-Upload-Feldern im Shift Studio können ab jetzt nur noch bestimmte Dateiformate hochgeladen werden. Dies soll verhindern, dass gefährliche oder anderweitig kompromittierende Dateien hochgeladen werden können.

Dateien, die nicht zur sogenannten Whitelist gehören, werden vom System nicht mehr akzeptiert.

Die nun noch erlaubten Dateien umfassen alle gängigsten Formate, nämlich alle mit den Endungen:

.doc, .docx, .xls, .xlsx, .txt, .rtf, .pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp, .svg, .zip und png.

Widerspruchsfrist

In Prozessvorlagen kann für jeden Falltypen eine Widerspruchsfrist eingegeben werden. Die Widerspruchsfrist startet automatisch mit Abschluss des Falles und endet nach Ablauf der in der Vorlage eingegebenen Zeitspanne. Sobald die Frist abgelaufen ist, wird der Fall automatisch ins Archiv verschoben.

Die Widerspruchsfrist beträgt immer mindestens einen Tag. Die voreingestellte Frist entspricht standardmäßig Tagen, kann aber von zuständigen Prozessmanager:innen angepasst werden.

Archivierung und Löschung von Fällen

Im Reiter "Archiv" in deiner Fallübersicht findest du alle abgeschlossenen Fälle, bei denen du fallverantwortlich warst und bei denen die Widerspruchsfrist abgelaufen ist.

Neben der Überschrift des Reiters zeigt ein Zähler an, wie viele Fälle sich derzeit in deinem Archiv befinden.

Im Archiv kannst du direkt in der Übersicht der dort liegenden Fälle die zugehörigen Fallakten herunterladen. Außerdem kannst du einzelne Fälle löschen, oder sogar mehrere oder alle dort liegenden Fälle auswählen und löschen.

Wichtig: lösche Fälle nur, wenn du vorher die zugehörige Fallakte heruntergeladen und entsprechend der Vorgaben deines Arbeitgebers archiviert hast.

Für die gesamte Kommune kann eine Mindestaufbewahrungszeit im Archiv eingestellt werden. Das heißt: löschen die zuständigen Fallverantwortlichen die Fälle nicht händisch aus dem Archiv, liegen diese dort so lange, bis die eingegebene Mindestaufbewahrungszeit verstrichen ist, und werden dann automatisch aus dem Archiv gelöscht.

Zusatzberechtigung "Archiv verwalten"

Pro Organisationseinheit kann den dort beteiligten Nutzer:innen die neue Zusatzberechtigung "Archiv verwalten" gegeben werden.

Mit dieser Berechtigung kann ein:e Nutzer:in alle Fälle der Organisationseinheit im Archiv einsehen, die Fallakten herunterladen und die Fälle löschen.

So wird sichergestellt, dass immer jemand die Möglichkeit hat, archivierte Fälle zu löschen, auch, wenn z.B. eine Person nicht mehr bei der Stadt arbeitet und damit keinen Zugriff mehr auf die zu löschenden Fälle hat.