Neue Funktionen

Fallauslöser:in die Fallverantwortung zuweisen

In den Prozessvorlagen kann die Fallverantwortung für alle Fälle des jeweiligen Typs direkt an die Person gehängt werden, welche den Fall startet. Dies bietet sich an, wenn es sich nicht um einen Antragsprozess handelt, in dem die fallauslösende Person nur den ersten Schritt bearbeitet (um das Antragsformular auszufüllen), sondern die fallauslösende Person den gesamten Prozess steuert und verantwortet - etwa bei einer Abstimmung, in der sie anderen Personen Dokumente zur Unterschrift vorlegt oder in einem Projektreport.

Als Fallverantwortliche:r weitere Fallverantwortliche hinzufügen

Ist eine Person fallverantwortlich oder hat das Recht, die Fallverantwortung zu übernehmen, hat sie nun auch die Möglichkeit, weitere Fallverantwortliche hinzuzufügen. Dies bietet sich zum Beispiel an, wen bei einem komplexen Fall eine andere Person im selben Aufgabenbereich unterstützen soll, wenn es sich um einen heiklen Fall handelt, den eine Führungskraft verantworten muss, oder wenn die egrade fallverantwortliche Person etwa in den Urlaub geht und ihre Fälle an eine:n Kolleg:in abgeben möchte.

Wer die Fallverantwortung hat, kann außerdem andere Fallverantwortliche aus einem Fall entfernen (inklusive sich selbst); aber nur unter der Voraussetzung, dass noch mindestens eine weitere Fallverantwortung vorhanden ist.

Referenzierte Felder überarbeiten

In Prozessvorlagen kann nun eingestellt werden, ob auf einem Arbeitsschritt referenzierte Felder überarbeitet werden dürfen oder nicht.

Das heißt: wird im ersten Schritt ein Formular ausgefüllt, kann dieses im zweiten Schritt referenziert werden. Dort kann dann die Möglichkeit gegeben werden, einzelne oder alle Formularfelder zu überarbeiten.

Müssen im zweiten Schritt zum Beispiel die im 1. Schritt eingetragenen Kostenabschätzungen durch eine Controlling-Person überarbeitet werden, können nur die Felder, die sich auf die Kosten beziehen, nur für die Controlling-Person zur Überarbeitung freigegeben werden.

Standardmäßig können Referenzen nicht überarbeitet werden; die Einstellung muss explizit für jedes Feld geändert werden.

Auch in bereits gestarteten Fällen können Referenzen zur Bearbeitung freigegeben werden. Das Recht dazu haben aber nur Fallverantwortliche.

Referenzen als Pflichtfelder markieren

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine Referenz, die überarbeitet werden kann, zum Pflichtfeld zu machen. Ist ein Formularfeld zum Beispiel im 1. Arbeitsschritt optional ausfüllbar, soll aber im 2. Schritt von einer anderen Person ausgefüllt werden, kann das Feld im 1. Schritt optional sein, im 2. Schritt aber zum Pflichtfeld gemacht werden.

Mail-Benachrichtigungen im Profil ein- und ausstellen

Ab jetzt können in den Profileinstellungen im Reiter "Benachrichtigungen" die verschiedenen E-Mailbenachrichtigungen individuell ein- und ausgeschaltet werden. Der/die Nutzer:in erhält nach Umstellung entsprechend der eigenen Vorlieben nur noch erwünschte Mailbenachrichtigungen.

Standardmäßig sind alle E-Mailbenachrichtungen eingeschaltet. Systembenachrichtigungen (z.B. Willkommensmails oder solche zum Passwortzurücksetzen) können nicht ausgeschaltet werden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung per App

In den Profileinstellungen kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung umgestellt werden: neben der vorausgewählten Option der Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail kann nun alternativ die Authentifizierung über eine Authenticator-App gewählt werden. Die App kann frei gewählt werden (z.B. Duo Mobile oder Google Authenticator).

Wählt man die Authentifizierung per App aus, wird unter dem Auswahlfeld eine Anleitung angezeigt, wie man die App einrichtet. Ist die Einrichtung abgeschlossen, kann man der App nach Eingabe von Mailadresse und Passwort den 6-stelligen Login-Code entnehmen - ganz ohne zeitliche Verzögerung.

Flexibel Arbeitsschritte gestalten mit Elementen

Mit den neuen Elementen und Elementgruppen können Arbeitsschritte nun schnell, einfach und flexibel erstellt werden. Dazu werden nacheinander genau die Elemente hinzugefügt und in Sinnabschnitte (Gruppen) eingeteilt.

Es gibt z.B. Textfelder (etwa, um Überschriften einzufügen, Prüfkriterien oder Anleitungen bereitzustellen), Formularfelder (Eingabefelder, Multiple Choice etc.) oder Datei-Uploads. Auch sind verschiedenste Einstellungenn möglich, etwa das Markieren als Pflichtfeld oder die Bereitstellung von Hilfe- oder Beispieltexten. Die Elemente können innerhalb des Arbeitsschrittes beliebig kombiniert und umsortiert werden.

Auch finden sich die Aktionen von Nutzer:innen jetzt immer unten am Arbeitsschritt. So kann man den Arbeitsschritt von oben nach unten abarbeiten wie ein Dokument und unten dann seine Aktion (Unterschrift usw.) tätigen.

Referenzen

Zusätzlich zur Umstrukturierung in Elementen gibt es auf Arbeitsschritten die neue Funktion "Referenz", die als Element verwendet werden kann. Dabei kann ein Formularelement (Eingabefeld, Multiple Choice, Dokumenten-Upload usw.) aus einem vorigen Arbeitsschritt in einem späteren Arbeitsschritt angezeigt werden. Dies ermöglicht zum Beispiel die Prüfung von Teilen eines Formulars, ohne den gesamten Prozess oder andere Arbeitsschritte einsehen zu müssen.

So kann flexibel mit allen Inhalten des Prozesses gearbeitet werden, egal an welcher Stelle des Prozesses oder mit welchen Beteiligten - allen Personen können immer genau die Inhalte bereitgestellt werden, die sie für ihre Arbeit brauchen. Dies vereinfacht die Orientierung und stellt sicher, dass Beteiligte nur Zugriff auf Daten erhalten, die sie auch wirklich benötigen.