Neue Funktionen

PDFs aus Arbeitsschritten generieren

Während und nach der Fallbearbeitung kann aus jedem Arbeitsschritt über den Button "Als PDF exportieren" unten am Schritt ein PDF erzeugt und heruntergeladen werden. Dieses enthält eine Auflistung aller Fristen, Kommentare, Beteiligten mit ihren Aufgaben und deren Bearbeitungsstand, Dokumente sowie sämtliche zum Zeitpunkt des Downloads vorliegenden Inhalte des Arbeitsschrittes.

Fall vorzeitig abschließen

Über die Aktion "Fall vorzeitig abschließen" kann ein Fall, der nicht bis zum Ende der Prozessvorlage durchgeführt wird, zu jedem Zeitpunkt abgeschlossen und archiviert werden. Die nachfolgenden Arbeitsschritte, die nicht mehr bearbeitet werden sollen, werden dann automatisch gelöscht. Falls der aktuelle Arbeitsschritt beim vorzeitigen Abschluss noch nicht abgeschlossen war, wird dieser als "abgebrochen" markiert, um zu signalisieren, dass die Inhalte nicht fertig bearbeitet wurden. Eon so abgeschlossener Fall erhält den Status "Abgeschlossen (vorzeitig)".

Exportieren der Fallakte

Nach Abschluss der Fallbearbeitung führen Fälle den Status “Abgeschlossen”. Um abgeschlossene Fälle zu archivieren, können die Fallverantwortlichen Personen eine Fallakte heruntergeladen.

Diese wird als ZIP-Datei bereitgestellt und beinhaltet grundlegende Fallinformationen, die Bearbeitungshistorie, alle Arbeitsschritte mit ihren Inhalten (Texte, Zeichnungsketten, Aktionen, Kommentare, Beteiligte, Fristen usw.) sowie alle Dokumente, die im Fall hochgeladen wurden.

Die Fallverantwortlichen sie dazu verpflichtet, die Akte entsprechend der Vorgabe des Arbeitgebers zu archivieren - etwa in der eingesetzten E-Akte.

Verantwortlichkeit für Fallauslösende

In Prozessvorlagen kann die fallauslösende Person als Platzhalter auf Arbeitsschritten beteiligt und mit Aufgaben oder der Verantwortung für Arbeitsschritte versehen werden. Startet die Person einen Fall des entsprechenden Falltyps, wird sie automatisch im Platzhalter eingefügt und erhält die dort zugewiesene Aufgabe, zum Beispiel im ersten Arbeitsschritt das Antragsformular auszufüllen.

Verantwortlichkeit pro Arbeitsschritt

Verantwortlichkeit kann pro Arbeitsschritt vergeben werden; das heißt, dass eine verantwortliche Person auf einem Arbeitsschritt diesen bearbeiten, freigeben und abschließen kann, ohne zugleich für den gesamten Fall verantwortlich zu sein. So kann die Verantwortlichkeit je nach Bedarf zwischen den Arbeitsschritten gewechselt werden.

Klare Anzeige der Verantwortlichen

Die für einen Arbeitsschritt Verantwortlichen sind auf einen Blick als solche zu erkennen, damit alle anderen Beteiligten wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden müssen oder wer den Abschluss des Arbeitsschrittes übernimmt.

Die für den gesamten Fall Verantwortlichen Personen (können z.B. Arbeitsschritte hinzufügen, bearbeiten und den Fall abschließen) werden außerdem oben rechts in der Fallbearbeitung angezeigt, sodass Nutzer:innen direkt beim Öffnen des Falls erkennen, wer die Hauptverantwortung innehat.

Tabelle durchsuchen, filtern und sortieren

Nutzer:innen können Fälle nach "Meine Fälle", "Gemeinsamer Falleingang" und "Alle Fälle" gefiltert anzeigen lassen.

• Meine Fälle: alle Fälle, an denen du aktiv beteiligt bist oder warst
• Gemeinsamer Falleingang: Aufgaben von Gruppen, in denen du Mitglied bist und die du übernehmen kannst
• Alle Fälle: alle Fälle, auf die du zugreifen kannst (auch abgeschlossene).

In jeder Ansicht finden sich zusätzlich Filter, Sortierfunktionen und eine Suche. Auch kann eingestellt werden, welche der Tabellenspalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Aktueller Arbeitsschritt und daran Beteiligte

Nutzer:innen sehen pro Fall, welcher Arbeitsschritt gerade in Bearbeitung und wer daran beteiligt ist. Außerdem wird angezeigt, ob die den beteiligten zugewiesene Aufgabe bereits erledigt wurde, sie für den Arbeitsschritt verantwortlich sind und aus welcher Gruppe sie kommen, falls sie über eine Gruppenaufgabe am Fall beteiligt sind.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Nutzer müssen sich mit einem zweiten Faktor authentifizieren, um sich im Studio einloggen zu können. Dafür wird nach Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort ein 6-stelliger Sicherheitscode an die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse versandt, der dann im Login-Bereich eingegeben wird.

Benachrichtigungen per E-Mail

Bei wichtigen Systemereignissen (erstmalige Registrierung, Passwort zurücksetzen, Zwei-Faktor-Authentifizierung) werden Nutzer:innen per E-Mail an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse benachrichtigt.