Es gibt ein neues Berechtigungskonzept mit Gruppen: pro Organisationseinheit können beliebig viele Gruppen angelegt und einer Gruppe können beliebig viele Nutzer:innen hinzugefügt werden. So können innerhalb von Organisationseinheiten (z.B. Personalamt) Teams, Rollen oder Aufgabenbereiche abgebildet werden (z.B. Amtsleitung oder Sachbearbeitung Urlaubsanträge).
Gruppenaufgaben zuweisen und übernehmen
Für jede Aufgabe kann in Prozessvorlagen und Fällen nun eine Gruppe statt einer spezifischen Person adressiert werden, und jedes Mitglied dieser Gruppe kann die Aufgabe übernehmen.
Dies erhöht die Wartbarkeit von Prozessvorlagen, da immer die zuständige Gruppe adressiert wird statt einer Person, und es wird sowohl eine Stellvertretung als auch die Arbeitsorganisation nach dem Pull-Prinzip ermöglicht:
Ist die hauptverantwortliche Person krank oder im Urlaub, kann eine andere Person aus derselben Gruppe die Aufgabe übernehmen; bzw. alle Mitglieder innerhalb einer Gruppe können sich die vorliegenden Aufgaben entsprechend ihrer Auslastung nehmen, anstatt sie von anderen zugewiesen zu bekommen.
Zusatzberechtigungen
Alle Nutzer:innen haben zunächst Standardberechtigungen für die Sachbearbeitung. Damit können Fälle, auf die zugegriffen werden kann, geöffnet, bearbeitet und geschlossen werden.
Hinzu kommt die Option, Nutzer:innen pro Organisationseinheit Zusatzberechtigungen zu vergeben: Organisationseinheit verwalten (Nutzer:innen zu der Organsiationseinheit und darin enthaltenen Gruppe hinzufügen und daraus entfernen, Gruppen anlegen, bearbeiten und löschen), Prozessvorlagen bearbeiten und Prozessvorlagen veröffentlichen.
23. März, 2022
Fälle zurückziehen und reaktivieren
Als Fallauslöser:in Fälle zurückziehen
Als Fallauslöser:in kann ich einen von mir gestarteten Fall wieder zurückziehen. Habe ich diesen zurückgezogen, wird der Fall automatisch gelöscht und kann daher nicht weiter bearbeitet werden. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein Fall versehentlich gestartet wurde oder ein Antrag zurückgezogen werden soll.
Als Fallverantwortliche:r Fälle reaktivieren
Fallverantwortliche Personen können nun einen abgeschlossenen Fall reaktivieren. Dadurch erhält er erneut den Status "In Bearbeitung" und nach dem letzten, abgeschlossenen Arbeitsschritt können zusätzliche Schritte hinzugefügt und der Fall so weiter bearbeitet werden. Wird der Fall danach erneut abgeschlossen, landetr er wieder im Archiv und Widerspruchsfrist und Archivierungsdauer starten aufs Neue.
04. Februar, 2025
Vorschau: neue Studio-Version!
Seit vielen Monaten arbeiten wir mittlerweile an einer neuen Version des Shift Studio, die es euch ermöglicht, komplexere Prozesse zu digitalisieren, und zugleich die Bearbeitungsansicht für die Prozessbeteiligten vereinfacht. Nun ist sie fast fertig!
Die neue Prozessdigitalisierung - mehr Flexibilität, intuitivere Erstellung
Arbeitsschritte können nicht mehr nur untereinander angelegt werden, und es gibt auch nicht mehr nur zwei Pfade pro Abzweigung.
Stattdessen könnt ihr eure Prozesse künftig mit verschiedenen Bausteinen flexibel und ganz nach Bedarf "zusammenklicken": Einfach per Rechtsklick einen Baustein wie einen Arbeitsschritt oder eine Abzweigung hinzufügen und dann die Bausteine miteinander verknüpfen.
Dabei können beliebig viele Pfade angelegt und auch wieder zusammengeführt werden.
Außerdem kann man immer entscheiden, ob im Einzelfall nur ein Pfad gewählt werden darf (z.B. Genehmigung oder Ablehnung) oder beliebig viele.
Dadurch nähern wir uns dem Prinzip des BPMN an, arbeiten zugleich aber mit viel weniger Elementen als dieses, sodass die Prozesserstellung leicht zu erlernen bleibt:
Die Struktur des Prozesses wird mithilfe der Bausteine schnell und einfach aufgebaut, und dann kann - wie bisher auch - mit Aufgaben und Datenfeldern die fachliche, digitale Bearbeitung vorbereitet werden:
Natürlich könnt ihr weiterhin alle bestehenden Aufgaben, Datenfelder und Prozessbausteine kopieren und in derselben oder einer anderen Vorlage wiederverwenden.
Aber dabei bleibt es nicht: Jetzt könnt ihr auch ganze Prozessabschnitte kopieren und einfügen!
Die neue Version ermöglicht es damit auch, Prozesse zu digitalisieren, die viele Abzweigungen oder Szenarien beinhalten. Schließlich sind manche Prozesse einfach von Natur aus komplex.
Die neue Vorgangsbearbeitung
Während ihr in Prozessen nun mehr Komplexität abbilden könnt, wird die neue Version des Studios zugleich eine vereinfachte Bearbeitung ermöglichen.
Bisher lag der Fokus bei der Bearbeitung auf dem ganzen Fall. Künftig bietet das Studio einen größeren Fokus auf die Aufgaben, die Beteiligte jeweils bearbeiten.
Dazu wurde die Fallübersicht zu einer Aufgabenübersicht umgebaut, in der man einsehen kann, welche Aufgaben gerade aktiv sind bzw. übernommen werden können.
Klickt man eine der Aufgaben an, landet man nicht mehr im gesamten Fall (mit all seinen Arbeitsschritten und Abzweigungen), sondern immer direkt in dem Arbeitsschritt, in dem die eigene Aufgabe sich befindet.
Bei Bedarf kann man sich über den Button "Prozessansicht öffnen" jederzeit einen Überblick über den ganzen Prozess verschaffen. Der Fokus liegt nun aber auf den Arbeitsschritten, an denen man direkt mit einer Aufgabe beteiligt ist, und damit auf den Inhalten für die Nutzer:innen jeweils am relevantesten sind.
Die Buttons zum Abschließen der Aufgaben sind nun unten auf einer fixierten Leiste, sodass man diese jederzeit im Bild hat (weiße Leiste unten im Bild).
Über die Buttons "vorherige Aufgabe" und "Nächste Aufgabe" kann man zwischen den Aufgaben wechseln, die gerade bearbeitet werden sollen, ohne in die Aufgabenübersicht wechseln zu müssen. So können alle offenen Aufgaben direkt nacheinander bearbeitet werden.
Neugierig?
Gerne stellen wir dir die neue Version des Studios in einer Demo vor oder unterstützen dich dabei, die neuen Funktionen in deiner Testumgebung besser kennenzulernen!
Buche dir einfach hier einen kostenlosen und unverbindlichen Termin, der in deinen Kalender passt:
