Allgemeine Laufmappe

Ob Verfügungen, Projektskizzen oder Dokumentenentwürfe – diese und viele weitere Prozesse können mit der digitalen Laufmappe ganz einfach abgewickelt werden.

Nur für eine Unterschrift ins Büro fahren?

Der Arbeit im Home Office stünde nichts mehr im Wege, wenn da nicht noch diese Unterschriften auf Papier wären.

Deshalb haben wir gemeinsam mit der Stadt Bochum eine Prozessvorlage entwickelt, die sich flexibel an viele Bedürfnisse anpassen lässt:

Die digitale Laufmappe im Shift Studio bietet eine einfache, nutzerfreundliche Lösung für viele Unterschriftenwege innerhalb der Verwaltung.

So funktioniert's

Die auslösende Person gibt dem Anliegen einen Titel, stellt die Informationen und Dokumente bereit, die unterzeichnet werden sollen, und fügt dann alle Personen bzw. Personengruppen hinzu, welche Unterschriften oder Sichtvermerke tätigen sollen.

Alle Informationen dazu, wie man diese Laufmappe verwendet, werden im Fall selbst genau erklärt, sodass keine Fragen offen bleiben.

Wurde die Laufmappe gestartet, wird die erste Person in der Reihe automatisch benachrichtigt und kann die Inhalte sichten und dann ihre Unterschrift tätigen.

Dadurch wird automatisch die nächste Perosn informiert, bis alle Unterschriften vorliegen.

Und wird eine Unterschrift abgelehnt, wird die Reihenfolge gestoppt und die Person informiert, welche die Laufmappe gestartet hat.

Die Bearbeitung muss fristgerecht erfolgen?

Jeder Laufmappe kann eine Frist gegeben werden.

Droht diese abzulaufen, erhalten alle Personen, die noch Aufgaben erledigen müssen, eine automatische Benachrichtigung.

Es gibt Rückfragen oder Änderungswünsche?

Über die Kommentarfunktion können sich alle schnell und einfach zum jeweiligen Fall austauschen. Alle anderen Beteiligten werden über eine Benachrichtigung über den neuen Kommentar informiert und können direkt darauf reagieren.

Wie erfahre ich das Ergebnis meiner Laufmappe?

Haben alle unterzeichnet, wird die auslösende Person darüber automatisch informiert und kann den Fall abschließen und die Fallakte mit allen Arbeitsschritten, Dokumenten, Unterschriften und Kommentaren herunterladen.

Damit bietet die digitale Laufmappe nicht nur einen Großen Mehrwert für alle Beschäftigten der Stadtverwaltung, sondern ist zugleich ein einfacher Einstieg in die digitale Sachbearbeitung im Shift Studio.

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