Häufig gestellte Fragen
Hier findet ihr einfache Antworten zu euren Fragen rund ums Produkt. Du hast weitere Fragen? Schreib uns gerne an


support@shift-studio.de







1. Wo werden die Daten gespeichert?

Das hängt davon ab, auf welche Art ihr das Shift Studio lizenziert. Zum einen bieten wir euch die Nutzung des Produkts als Software-Service an ("SaaS - Software as a Service"). Hier werden alle Daten in eurer eigenen Instanz (Installation) in der sicheren, deutschen Cloud der Deutschen Telekom gespeichert. Euer Vorteil: Installation, Betrieb und Wartung des Studios werden durch uns als Service erbracht. Auf Wunsch bieten wir euch die Möglichkeit, das Produkt selbst zu betreiben ("On Premise"). Gerne unterstützen wir eure IT bei der Installation, Fragen zum Betrieb und der Wartung in eurer eigenen Infrastruktur. Dann liegen alle Daten in eurer Infrastruktur, z.B. auf eurem Server.



2. Ich bin interessiert am Studio! Wie ist der Ablauf und wie lange dauert es, bis wir das Studio nutzen können?

Wenn ihr das Studio nutzen wollt, kontaktiert uns einfach für ein persönliches Beratungsgespräch. Zunächst zeigen wir euch in einem Demo-Termin, was mit dem Studio alles möglich ist. Danach könnt ihr euch das Produkt im Rahmen einer kostenlosen Pilotphase ganz in Ruhe anschauen. Wenn ihr das Studio dann produktiv einsetzen wollt, erarbeiten wir gemeinsam einen Plan, der perfekt zu euren Bedürfnissen passt.



3. Ist das Studio nur für die städtische Verwaltung, oder kann es auch in anderen Unternehmen eingesetzt werden?

Aktuell entwickeln wir das Shift Studio mit einem hohen Fokus auf die hohen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Ihr habt ein Anwendungsszenario, in dem ihr das Studio gerne nutzen wollt, aber seid nicht in der öffentlichen Verwaltung? Kontaktiert uns gerne, denn wir arbeiten mit unseren Partner:innen bereits daran, das Studio in Zukunft auch für weitere Branchen zugänglich zu machen!



4. Wie funktioniert so eine Implementierung?

Zuerst richten wir gemeinsam mit euch eure Installation des Shift Studio und alle Organisationseinheiten, Nutzergruppen und Nutzer:innen eurer Verwaltung ein. In einem individuell gestalteten Roll-Out-Plan nutzen wir die Einführungsphase des Studios dafür, auf eurer Seite erste Nutzer:innen für die Systemadministration, das Organisationsmanagement und das Prozessmanagement auszubilden und in ersten Anwendungsszenarien zahlreiche weitere Beschäftigte in die produktive Anwendung mit einzubeziehen. Danach könnt ihr gemeinsam mit uns oder komplett eigenständig die Kompetenzen und Kapazitäten eurer Beschäftigten und unseren wachsenden Prozessvorlagen-Katalog nutzen, um eure Arbeitsabläufe Schritt für Schritt flächendeckend zu digitalisieren.



5. Wie teuer ist das Studio?

Wenn ihr das Studio nutzen wollt, solltet ihr mit Kosten für die Lizenzierung der Software (je nach Nutzungsszenario, abhängig von eurer Nutzungsintensität) rechnen. Mit den Lizenzkosten decken wir unsere Kosten für Entwicklung, Wartung und Betrieb der Software. Als Lizenznehmerin bekommt ihr zusätzlich Zugang zu unserem kostenlosen Online-Handbuch, Online-Support und Schulungsmaterial, damit eure Nutzer:innen sich einfach und selbstständig in das Studio einarbeiten können. Wenn ihr persönlichen Support oder begleitende Services, wie z.B. Prozess-Workshops nutzen wollt, könnt ihr zusätzlich Service-Pakete buchen. Damit können wir sicherstellen, dass auf Seiten von Shift genug Mitarbeiter:innen Zeit für euch haben.



6. Wie kann das Studio fachübergreifend sein?

Alle Funktionen im Studio sind so umgesetzt, dass sie "von Haus aus" für grundsätzlich jeden Verwaltungsbereich geeignet sind. Da wir alle eure Organisationseinheiten / Fachbereiche im Studio abbilden, könnt ihr danach ohne großen Aufwand gemeinsame, fachbereichsübergreifende oder umlaufende Arbeitsabläufe anlegen und durchführen.



7. Was ist eine Prozessvorlage?

Prozessvorlagen bilden verschiedenste Arbeitsabläufe ab – Schritt für Schritt. Damit können sowohl interne Vorgänge (z.B. Personalangelegenheiten wie Urlaubsanträge) als auch externe Services (z.B. Bearbeiten von Anträgen und Ausstellen von Bescheiden) komplett digital abgebildet werden. Auf Basis dieser Prozessvorlagen können dann neue Fälle erstellt werden, die medienbruchfrei bearbeitet werden können – von der Antragstellung bis zur Archivierung. In der Fallbearbeitung könnt ihr die Prozessvorlagen bei Bedarf flexibel anpassen, z.B. um eine Nachforderung durchzuführen oder Expert:innen aus anderen Fachbereichen zur Entscheidungsfindung hinzuzuziehen. Damit die Digitalisierung eurer Verwaltung möglichst einfach und flächendeckend gelingt, arbeiten wir zusätzlich gemeinsam mit euch und Partner:innen aus der Prozessberatung an einem wachsenden Katalog Prozessvorlagen, die allen Lizenznehmerinnen kostenfrei zur eigenen Verwendung zur Verfügung stehen.





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