Erster Prozessvorlagen-Workshop
- Ko-Kreation
- Neuer Prozess
- Neue Funktion
Am 29.10. haben wir die erste grobe Struktur einer Prozessvorlage für das Studio erarbeitet (aufgrund der derzeitigen Lage virtuell). Dabei haben wir uns den „Antrag auf mobiles Arbeiten" angesehen.
Warum dieser interne Prozess?
- Er wird ohnehin gerade generalüberholt.
- Es existiert eine gute Dokumentation des alten Ablaufs, sodass wir direkt in die Überarbeitung einsteigen konnten.
- Das Thema wird durch die Corona-Krise für alle Verwaltungen noch relevanter.
- Der Prozess beinhaltet viele verschiedene Arbeitsschritte, Formulare, Fristen und beteiligte Ämter. Diese Vielfalt hilft uns, viele Thesen unseres Produktes zu überprüfen.
Um die Prozessvorlage zu erarbeiten, haben wir Beschäftigte aus den zuständigen Ämtern und Bereichen (Personalamt, IT, Stabsstelle für Digitalisierung) eingeladen und gemeinsam versucht, den gesamten Prozess mit den Funktionen des Studios abzubilden.
Dabei haben wir viel über verschiedene Abzweigungen in Prozessen gelernt. Zum Beispiel spaltet sich der Ablauf in zwei Stränge auf, wenn eine Entscheidung positiv oder negativ ausfällt, und entsprechend ein positiver Bescheid erstellt oder der Personalrat hinzugezogen werden muss.
Durch diese Ereknntnisse konnten wir die neue Funktion der Abzweigung mit verschiedenen Pfaden bereits erfolgreich im Studio umsetzen.
Natürlich führen wie auch weiterhin Workshops zu echten Verwaltungsprozessen durch, lernen so noch mehr über diese und können sie für die digitale Durchführung im Shift Studio vorbereiten.
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