Interviews zu Fachfragen

  • Ko-Kreation
  • Neue Funktion

In den letzten Monaten haben wir viele Interviews mit Expert:innen aus der Bochumer Verwaltung geführt. Dabei ging es unter anderem um die Themengebiete:

Zwei Mitarbeiter vor einem Whiteboard.
  • die Bearbeitung von Fällen

  • der Einsatz von Stellvertretungen

  • die Strukturen von Teams

Da sich die Arbeit und die Strukturen in der Verwaltung stark unterscheiden können, haben wir mit Beschäftigten aus verschiedensten Ämtern und Fachbereichen gesprochen. So wollen wir sichergehen, dass das Shift Studio die Bedürfnisse aller Bereiche erfüllt.

Die Fallbearbeitung

Die Verwaltung hat über die letzten Jahrzehnte gute Abläufe für die Fallbearbeitung entwickelt. Um diese sinnvoll ins Digitale übertragen zu können, haben wir mit den Beschäftigten zum Beispiel darüber gesprochen, wie entschieden wird, wer einen neu eingegangenen Fall übernehmen soll, wie Fristen für Nachforderungen oder Stellungnahmen gesetzt werden, und wann und wie Fälle pausiert werden können.

Durch die Einblicke haben wir viel gelernt und können so zum Beispiel dafür sorgen, dass man einfach per Klick eine Frist für die Wiedervorlage einstellen kann.  Für jeden Falltypen kann dazu festgelegt werden, ob sich die Beschäftigten die Fälle nach dem sog. “Pull-Prinzip” selbst nehmen, oder diese nach dem “Push-Prinzip" z.B. durch die Führungskraft verteilt werden.

Bearbeitungsstatus

Im Bereich der Fallbearbeitung wird es auch Funktionen geben, die erst durch die digitale Abwicklung möglich werden. Im Shift Studio kann zum Beispiel angegeben werden, welchen Bearbeitungsstatus ein Fall gerade hat. So wird mehr Transparenz geschaffen, und man kann etwa sehen, dass ein Fall, an dem man beteiligt ist, pausiert wurde, weil noch kritische Informationen fehlen. 


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