Ein klarer Plan
für die Produkteinführung
Wir wissen, dass die Einführung neuer Produkte in der Verwaltung gut vorbereitet werden muss. Deshalb bieten wir euch eine klare Projektstruktur für die erfolgreiche Einführung des Shift Studios.
Phase 1:
Demo: Das Shift Studio kennenlernen
In einem ersten Gespräch zeigen wir euch, wie das Shift Studio funktioniert und Beispiele für erfolgreich umgesetzte Verwaltungsprozesse. Bringt gerne weitere Kolleg:innen mit, für die das Studio interessant sein könnte, z.B. ITler, Prozessmanager:innen oder eure:n CDO!
Bucht dafür einfach eine Demo über unsere Terminvereinbarung oder ruft an unter +49 234 52005922.
Gerne stellen wir euch anschließend Informationsmaterial zur Verfügung, damit ihr das Studio intern weiteren Beteiligten vorstellen könnt.
Solltet ihr danach einen weiteren Termin gemeinsam mit anderen Beteiligte wünschen, ist das natürlich kein Problem!
Phase 2:
Testumgebung: Das Studio ausprobieren
Das Studio interessiert euch? Wir richten euch gerne eine eigene Testumgebung ein, damit ihr selbst ausprobieren könnt, was mit dem Shift Studio möglich ist.
Dort könnt ihr unverbindlich und in Ruhe die verschiedenen Bereiche des Studios besser kennenlernen.
Vorstellung des Studios für eure Prozessmanager:innen
Damit ihr gut auf die Arbeit mit dem Studio vorbereitet seid, stellen wir euren Prozessmanager:innen die Testumgebung vor und zeigen ihnen, wie sie dort selbst Prozesse digitalisieren können.
Euer Team digitalisiert nach kurzer Einarbeitung selbst erste Prozesse und testet diese, oder ihr passt bereits umgesetzte Prozessvorlagen an eure Bedürfnisse an.
Insiderwissen
Während ihr eure Testumgebung ausprobiert, erhaltet ihr unseren Insider-Newsletter mit spannenden Informationen zu Projektbeispielen, neuen Funktionen und Veranstaltungen.
Außerdem bieten wir regelmäßig kostenlose Webinare an, in denen ihr euch mit anderen Kommunen austauschen, das Studio und seine Funktionen noch besser kennenlernen und Fragen oder Feedback loswerden könnt.
Eine stetig wachsende Prozessbibliothek
Wir digitalisieren eure Prozesse! Schickt uns gerne eure Inhalte (wie z.B. Formulare, abgebildete/beschriebene Prozesse) zu den Vorgängen, die ihr digitalisieren möchtet. Wir erstellen euch dann in kurzer Zeit kostenlos und unverbindlich Prozessvorlagen im Shift Studio, mit denen ihr direkt weiterarbeiten könnt. Natürlich behandeln wir die Prozessunterlagen, die ihr uns zusendet, mit der größten Vertraulichkeit und verwenden sie ausschließlich zur Erstellung der Prozessvorlagen.
Der Vorteil für alle: mit der Weitergabe eurer Prozesse sorgt ihr dafür, dass die gemeinsame Prozessbibliothek wächst! So haben Städte die Möglichkeit, vom Prozesswissen der jeweils anderen zu profitieren.
Mehr zur Prozessbibliothek findet ihr hier.
Feedback zur Testphase
Nach ein paar Wochen sprechen wir gemeinsam über eure Eindrücke zum Studio, weitere Funktionen oder Schnittstellen, die für euch interessant wären und Erfahrungswerte bei der Umsetzung eurer Prozesse.
Wenn ihr gerne direkt mit dem Studio weiterarbeiten möchtet, sprechen wir anhand eurer Ergebnisse mit euch über mögliche Prozesse für eine Pilotierung.
Dazu können wir Prozesse eurer Wahl gemeinsam ins Studio bringen, oder ihr wählt aus den Prozessen in eurer Prozessbibliothek für euch relevante aus, und passt sie (falls gewünscht mit unserer Hilfe) an die Bedürfnisse eurer Kommune an.
Eine Liste der Prozesse, die aktuell in Nutzung oder in Umsetzung sind, findet ihr hier.
Phase 3:
Pilotierung
Euer Pilotprojekt definieren
Gerne fassen wir die wichtigsten Punkte für die Pilotierung in einer Projektskizze zusammen, die ihr für interne Abstimmungen nutzen könnt.
Auf Anfrage können wir euch gerne erfolgreiche Beispiele zeigen!
Dazu schicken wir euch alle wichtigen Informationen, die ihr für die Gespräche mit euren Entscheider:innen benötigt (Preisinformationen und Angebot, Vertragsentwurf, Leistungsbeschreibung, Datenschutzkonzept).
Gemeinsam pilotieren
Ein Jahr lang könnt ihr das Studio für kleines Geld produktiv und ohne Limitierungen von Nutzer:innen, Organisationseinheiten oder Prozesse nutzen.
Für die Pilotierung in eurer Stadt könnt ihr euch aus den Vorlagen unserer Prozessbibliothek bedienen – oder gemeinsam mit uns neue Prozesse digitalisieren. Bestimmt habt ihr selbst jede Menge Ideen, welche Arbeitsabläufe von der Digitalisierung profitieren würden.
Alles inklusive
Während eurer Pilotierung unterstützen wir euch, wo wir können.
Wir bieten euch:
- eine kostenlose Schulung für Produkt-Coaches (max. 5 Personen). Dort lernen sie sowohl die verschiedenen Aktionen und Bereiche des Studios intensiv kennen, als auch die Ausübung der relevanten Sonderrollen (z.B. Systemadministration), sodass sie den First-Level-Support für andere Nutzer:innen übernehmen und für Sonderrollen Zuständige schulen und betreuen können.
- eine kostenlose Schulung für Prozessmanager:innen (max. 3 Personen). Dort lernen sie das Anlegen, Aufbauen, Testen und Veröffentlichen eigener Prozessvorlagen und somit die eigenständige Erstellung von Fachverfahren. Durch die gemeinsame Digitalisierung eines Prozesses im Studio werden nicht nur Prozessmanager:innen ausgebildet, sondern auch direkt ein konkreter Mehrwert geschaffen.
- jeweils eine wöchentliche Fragerunde für Produkt-Coaches und Prozessmanager:innen sowie Zugang zum direkten Support durch ShiftDigital
- 2 Info-Veranstaltungen für eure Nutzer:innen
- eine eigenständig abrufbare Video-Schulung für alle Nutzer:innen
- ein ausführliches Online-Handbuch mit bebilderten Schnellanleitungen für alle relevanten Aktionen im Studio
- schickt uns eure abgebildeten Prozesse, und wir erstellen euch Prozessvorlagen im Studio daraus, mit denen ihr direkt loslegen könnt.
Und danach?
Damit ihr das Studio nach eurer Pilotierung nahtlos weiterverwenden könnt, sprechen wir rechtzeitig gemeinsam über verschiedene Lizenzmodelle.
Natürlich sind wir auch danach weiterhin für euch da und unterstützen euch gerne bei der Aktivierung weiterer Kolleg:innen und der Digitalisierung eurer Prozesse:
- kostenlose Webinare oder individuelle Schulungsformate für eure Pro User
- ihr bekommt regelmäßig neue Vorlagen aus unserer wachsenden Prozessbibliothek
- ihr könnt uns weiterhin Prozess-Material schicken, damit wir daraus kostenlos neue Prozessvorlagen erarbeiten können
- auf Wunsch gestalten wir auch gemeinsame Prozess-Workshops mit euren Prozessmanager:innen
Preisinformationen zu unseren Lizenzkosten und Angeboten stellen wir euch auf Anfrage gerne bereit.
Ihr wollt loslegen?
In einem Kennenlern-Gespräch stellen wir euch gerne unverbindlich das Studio vor und zeigen euch, wie ihr eure Digitalisierung selbst in die Hand nehmen könnt.