Arbeitsschritte und Abzweigungen
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Grundlegende Informationen zu Arbeitsschritten und Abzweigungen in der Fallbearbeitung.
1. Was sind Arbeitsschritte?
Ein Arbeitsschritt ist ein grundlegender Bestandteil eines digitalen Prozesses im Shift Studio.
Er besteht immer aus:
1. einer Titelzeile (Titel, Aufgaben- und Steuerungssymbole ganz oben)
2. Aufgaben und Beteiligten (oberer Abschnitt)
3. den Inhalten des Arbeitsschrittes (unterer Abschnitt)
4. der Abschlusszeile (Bearbeitungsstatus und Aktionsbuttons).
So können sich alle von oben nach unten durch einen Arbeitsschritt arbeiten und dann unten die Bearbeitung ihrer Aufgaben beenden. Mehr Informationen zu Aufgaben erhältst du hier.
Erst, wenn der aktuelle Arbeitsschritt abgeschlossen ist, kann der nächste bearbeitet werden.
2. Beispiele für Arbeitsschritte
Ein erster Arbeitsschritt in einem Prozess könnte zum Beispiel "1. Antragsformular ausfüllen und prüfen" heißen und Folgendes beinhalten.
- Die Formularfelder, die ausgefüllt werden müssen
- Die Aufgaben "Formular ausfüllen" und "Formular prüfen"
- Zuordnungen, welche Personen die Aufgaben jeweils erledigen sollen.
Weitere Beispiele:
- Stellungnahme erstellen und prüfen,
- Kenntnisnahme der Antragsgenehmigung,
- Laufmappe sichten und signieren,
- Beratungsgespräch durchführen.
3. Was sind Abzweigungen?
Oft läuft ein Prozess nicht immer auf dieselbe Art ab, sondern es gibt verschiedene Szenarien, die als Standardwege des Prozesses gesehen werden.
Dies könnte zum Beispiel ein Antrag sein, der entweder genehmigt oder abgelehnt wird.
Je nachdem, welches Ergebnis der Antragsprozess hat, müssen meist unterschiedliche Schritte bearbeitet werden.
Genau dafür können im Studio die Abzweigungen genutzt werden:
Im Abzweigungsschritt wird die Entscheidung getroffen, wie es im Einzelfall jeweils weitergehen soll.
Sobald der Entscheidungsschritt abgeschlossen ist, kann der jeweils passende Pfad gewählt werden, z.B. der Pfad "Genehmigung des Antrags" oder "Ablehnung des Antrags".
Wird ein Pfad gewählt, werden alle Arbeitsschritte, die innerhalb des Pfades liegen, automatisch unter den bisherigen Prozess gereiht.
Die Schritte des anderen Pfades verschwinden aus dem Prozess, da sie für diesen Einzelfall nicht benötigt werden.
