Die Werkzeugleiste

1. Was ist die Werkzeugleiste?

In einer Prozessvorlage kannst du links Arbeitsschritte und Pfade anlegen und links in der Werkzeugleiste Einstellungen zur gesamten Vorlage und zu einzelnen Arbeitsschritten vornehmen.

Die Werkzeugleiste ist in zwei Abschnitte unterteilt.

Oben findest du immer die Reiter, die sich auf die gesamten Prozessvorlage beziehen.

Die untere Hälfte wird nur angezeigt, wenn du einen Arbeitsschritt ausgewählt hast. Hier werden dann Einstellmöglichkeiten und Inhalte des jeweiligen Arbeitsschrittes angezeigt.

Werden dir die unteren beiden Reiter einmal nicht angezeigt, hast du also gerade keinen Arbeitsschritt ausgewählt.

2. Reiter "Fallinformationen"

Hier können grundlegende Einstellungen für alle Prozesse dieses Typs vorgenommen werden.

2.1 Titel und Beschreibung

Hier kann der Titel der Vorlage bearbeitet und eine Beschreibung eingegeben werden.

Der Titel wird für jeden Fall, der auf der Vorlage basiert, in der Fallübersicht und in der Fallbearbeitung angezeigt.

Außerdem können Nutzer:innen, wenn sie einen Fall dieses Typs starten möchten, in ihrer Fallübersicht Titel und Beschreibung sehen und auch über die Suchleiste nach diesen suchen.

2.2 Fallverantwortung und Platzhalter

Außerdem kann eingetragen werden, wer in den zugehörigen Fällen die Fallverantwortung übernehmen soll ("Aufgaben").

Fallverantwortliche können u.a. Arbeitsschritte freigeben und abschließen, weitere Arbeitsschritte hinzufügen oder vorhandene bearbeiten und löschen, Pfade wählen, Fallakten herunterladen und Fälle abschließen.

Unter "Platzhalter für diesen Prozess" können Platzhalter angelegt und Gruppen zugewiesen werden. Die fertigen Platzhalter können dann der Fallverantwortung und einzelnen Aufgaben auf Arbeitsschritten zugewiesen werden.

Tritt ein:e Nutzer:in dem Platzhalter bei, wird sie automatisch allen Aufgaben zugewiesen, denen der Platzhalter zugewiesen ist.

So kann ein:e Nutzer:in direkt alle Aufgaben in einem Fall übernehmen, die von derselben Person oder Gruppe erledigt werden müssen, ohne jedes mal händisch zugewiesen werden zu müssen, oder die nächste Aufgabe im gemeinsamen Arbeitsbereich übernehmen zu müssen.

Dies sorgt dafür, dass dieselbe Person alle Aufgaben innerhalb eines Falles übernimmt, die im Idealfall von derselben Person erledigt werden sollten.

Außerdem werden nicht jedes Mal aufs Neue alle Mitglieder einer Gruppe informiert, wenn im selben Fall neue Aufgaben für diese erledigt werden müssen.

Gleichzeitig funktionieren Platzhalter in Bezug auf die Stellvertretung genauso wie Gruppen: ist ein:e Nutzer:in aus einer Gruppe einem Platzhalter beigetreten und fällt dann aus, können trotzdem Stellvertretungsmitglieder aus der Gruppe dem Platzhalter beitreten und die Aufgaben erledigen.

2.3 Widerspruchsfrist und Archivierungsdauer

Die Widerspruchsfrist legt fest, wie viele Tage ein abgeschlossener Fall mindestens im Studio verbleibt, bevor er aus diesem gelöscht werden kann.

Die automatische Standard-Widerspruchsfrist in Prozessvorlagen beträgt 31 Tage, kann aber von einem Admin für die gesamte Stadtverwaltung angepasst werden.

Veränderst du die Widerspruchsfrist, übernehmen alle Fälle, die danach auf Basis der Prozessvorlage gestartet werden, diese Widerspruchsfrist. Alle Fälle, die vor der Änderung auf Basis der Vorlage gestartet wurden, behalten die vorige Widerspruchsfrist.

Die Archivierungsdauer legt fest, wie lange abgeschlossene Fälle nach Ablauf der Widerspruchsfrist noch im Studio verbleiben, bevor sie automatisch aus diesem gelöscht werden.

Die Archivierungsdauer startet, wenn die Widerspruchsfrist abläuft.

Die automatische Standard-Archivierungsdauer in Prozessvorlagen beträgt 365 Tage, kann aber von einem Admin für die gesamte Stadtverwaltung angepasst werden.

Veränderst du die Archivierungsdauer, die danach auf Basis der Prozessvorlage gestartet werden, diese Archivierungsdauer. Alle Fälle, die vor der Änderung auf Basis der Vorlage gestartet wurden, behalten die vorige Archivierungsdauer.

2.4 Aktenzeichen

Du kannst optional ein Aktenzeichen für Fälle einstellen, die auf der Prozessvorlage basieren werden.

Egal, was du eingibst: hinter deine Eingabe werden automatisch das Datum und eine hochzählende Nummer gehängt. Dies soll sicherstellen, dass jedes Aktenzeichen pro Fall einzigartig ist.

Du kannst etwa das kurze Organisationszeichen deines Fachbereiches und die Initalen des Prozesses eingeben. Für die Einheit mit dem Kürzel 11 02 und den Prozess "Dienstbefreiung im Rahmen der Personalentwicklung könntest du zum Beispiel "11.02.DRP" eingeben. Ein Fall dieses Typs hätte dann z.B. das Aktenzeichen 11.02.DRP.20221129.0001.

Das in der Vorlage eingegeben Aktenzeichen kann außerdem in jedem Einzelfall von den Fallverantwortlichen bei Bedarf angepasst werden.

Hinweis: Das Aktenzeichen ist in der Fallbearbeitung nicht weiter wichtig. Es wird in PDFs angezeigt, die aus Arbeitsschritten erstellt werden sowie in der automatisch generierten Fallakte, wird aber sonst nirgends benötigt.

Für das leichtere Auffinden von Fällen bietet sich die automatisch generierte Fallnummer an, die sich aus der Identifikationsnummer der Prozessvolrage und einer hochzählenden Nummer zusammensetzt, z.B. 143-11. Diese ist kürzer als das Aktenzeichen und kann somit besser mit anderen geteilt oder in die Suchleiste eingegeben werden.

3. Reiter "Rechtevergabe"

Im Reiter "Rechtevergabe" kann eingestellt werden, wer Fälle dieses Typs sehen und wer sie starten darf.

Es kann entweder "Keiner", "Jeder", oder bestimmte Organisationseinheiten, Gruppen in Organisationseinheiten oder einzelne Nutzer:innen eingetragen werden.

Falltyp sehen:

Alle, die direkt oder über Gruppen an Fällen beteiligt sind, können diese auch einsehen (bzw. je nach Einstellung die Arbeitsschritte, an denen sie beteiligt sind).

Um zusätzlich nicht direkt beteiligten Personen die Möglichkeit zu geben, alle Fälle eines Typs einzusehen, kann ihnen hier diese Sonderberechtigung gegeben werden. Dies eignet sich z.B. für Controlling-Instanzen oder Führungskräfte.

Falltyp starten:

Hier kann genau festgelegt werden, welche Nutzer:innen Fälle auslösen dürfen, die auf der Prozessvorlage basieren. Gibt es einen Prozess, den alle Beschäftigten einer Stadtverwaltung starten dürfen, wie etwa eine allgemeine Laufmappe, kann die Berechtigung auf "Jeder" gestellt werden. Darf nur eine bestimmte Organisationseinheit den Prozess starten, z.B. weil eine spezifische Zeichnungskette darin ist, kann diese stattdessen hier eingetragen werden.

Möchtest du einen umgesetzten Prozess zunächst durchtesten, kannst du nur dich oder deine Gruppe hier eintragen.

4. Reiter "Arbeitsschritt-Einstellungen"

Dieser Reiter ist nur verfügbar, wenn ein Arbeitsschritt ausgewählt ist.

Hier können der Titel und die Beschreibung des Arbeitsschrittes bearbeitet werden.

Im Abschnitt Automatisierungseinstellungen kann außerdem die Automatische Freigabe an- oder ausgestellt werden, die anzeigt, ob ein Schritt automatisch gestartet wird, sobald der Schritt davor abgeschlossen wurde.

Die automatische Freigabe ist standardmäßig angeschaltet.

Hier kann auch der automatische Abschluss eingestellt werden. Über diesen kann festgelegt werden, ob und wenn ja in welchem Fall ein Arbeitsschritt automatisch abgeschlossen werden soll.

Der automatische Abschluss ist standardmäßig ausgeschaltet.

5. Reiter "Arbeitsschritt-Inhalte"

Dieser Reiter ist nur verfügbar, wenn ein Arbeitsschritt ausgewählt ist.

Hier können Inhalte (Elemente) in Abschnitten (Gruppen) angelegt und bearbeitet werden.

So können zum Beispiel mit Eingabefeldern, Datei-Uploads oder Textfeldern Antragsformulare abgebildet, Nachweise angefordert oder Notizfelder bereitgestellt werden.