Vorlagen bearbeiten, freigeben und veröffentlichen
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Nutzer:innen mit dieser Berechtigung können die Prozessvorlagen einer Organisationseinheit erstellen, bearbeiten und verwalten.
1. Was ist eine Prozessvorlage?
In einer Prozessvorlage wird festgelegt, wie ein bestimmter Prozess standardmäßig bearbeitet, welche Daten abgefragt und verarbeitet, wer beteiligt werden, wer welche Daten sehen, Berechtigungen erhalten und Aufgaben übernehmen soll. Die Vorlage ist somit die Abbildung des Prozesses, und zugleich auch deren Digitalisierung: sobald alle Arbeitsschritte und Pfade angelegt, alle Einstellungen vorgenommen und alle Beteiligten hinzugefügt wurden, kann die Prozessvorlage freigegeben und produktiv genutzt werden.
Fälle basieren auf Prozessvorlagen
Alle Nutzer:innen mit der entsprechenden Berechtigung können nun basierend auf der Prozessvorlage Fälle starten, die in der Praxis bearbeitet werden. Ein Fall ist immer eine Kopie der Prozessvorlage, die alle Inhalte, Berechtigungen und Beteiligten enthält. So liefert die Prozessvorlage die standardisierte Vorgabe, wie der Prozess ablaufen soll. Der gestartete Fall kann aber auch von der/dem Fallverantwortlichen an die Spezifika des Einzelfalls angepasst werden.
2. Was ermöglicht die Berechtigung "Vorlagen bearbeiten"?
Nutzer:innen mit der Berechtigung "Vorlagen bearbeiten" dürfen die vorhandenen Prozessvorlagen einer Organisationseinheit einsehen und bearbeiten sowie neue Vorlagen erstellen.
Sie können keine Prozessvorlagen veröffentlichen, zurückziehen oder löschen (es sei denn, sie haben zusätzlich die Berechtigung "Vorlagen zur Nutzung freigeben").
Für wen eignet sich die Berechtigung?
Diese Berechtigung eignet sich für Nutzer:innen, die als Prozessmanager:innen agieren und die Fachbereiche bei der Prozessdigitalisierung unterstützen, sowie für Beschäftigte, die hauptsächlich für einen Prozess verantwortlich sind und darüber die zugehörige Vorlage warten können.
3. Was ermöglicht die Berechtigung "Vorlagen für die Nutzung freigeben"?
Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen vorhandene Prozessvorlagen freigeben, sodass auf ihrer Basis Fälle gestartet und bearbeiten werden können.
Auch dürfen sie Prozessvorlagen zurückziehen, sodass keine Fälle mehr damit gestartet werden können und die Vorlage wieder bearbeitet werden kann. Außerdem können sie Prozessvorlagen löschen.
Sie können keine Prozessvorlagen erstellen oder bearbeiten (es sei denn, sie haben zusätzlich die Berechtigung "Vorlagen berbeiten").
Für wen eignet sich die Berechtigung?
Diese Berechtigung eignet sich für Nutzer:innen, die Prozesse innerhalb ihrer Organisationseinheit verwalten und ggf. für Führungskräfte, die erarbeitete Vorlagen prüfen, um sie nach Fertigstellung zu veröffentlichen.
4. Was ermöglicht die Berechtigung "Vorlagen veröffentlichen"?
Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen Prozessvorlagen in der internen Prozessbibliothek veröffentlichen. Prozessmanager:innen aus anderen Fachbereichen können sich diese in einer Vorschau ansehen und bei Bedarf in ihre Organisationseinheiten kopieren. So können Prozesse, die auch für andere Fachbereiche relevant sind, untereinander geteilt werden.
Wichtig: Wir empfehlen, vor der Veröffentlichung in der Prozessbibliothek die Beteiligten aus Prozessvorlagen zu entfernen. Stattdessen sollte bei allen Aufgaben im optionalen Eingabefeld "Zuweisungsanweisung" eingetragen werden, wem die Aufgabe im Fachbereich zugewiesen werden soll (Beispiel: an wen Zeichnungsketten auf dem Dienstweg gehen, variiert je nach Fachbereich). So wissen Fachbereiche direkt, an wen die Aufgabe gewiesen werden muss, ohne z.B. versehentlich Zuweisungen aus dem ursprünglichen Fachbereich zu behalten, die für sie gar nicht zutreffen.
Für wen eignet sich die Berechtigung?
Diese Berechtigung eignet sich für Mitglieder der Prozessmanagements und optional auch für einzelne Prozessmanager:innen, die ihre Prozesse teilen möchten.
5. Wie können die Berechtigungen erteilt werden?
Über die Reiter Administration - Organisationseinheiten - Organisationseinheiten bearbeiten - Mitglieder, können Admins und berechtigte Nutzer:innen durch Bearbeiten den jeweiligen Nutzer:innen zusätzliche Berechtigungen zuteilen. Diese gelten für den/die Nutzer:in in der jeweiligen Organisationseinheit, in der die Einstellung vorgenommen wurde. Mit dem Setzen des lila Häkchens wird dem/der Nutzer:in die zusätzliche Berechtigung erteilt.
6. Wo können diese Berechtigungen ausgeübt werden?
6.1 Vorlagen erstellen, bearbeiten, freigeben
Die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Prozessvorlagen für die Nutzung im eigenen Fachbereich (oder falls eine Vorlage für alle Fachbereiche verwendet werden kann), erfolgt über den Reiter "Vorlagen" oben in der Navigationsleiste.
Über "Alle Organisationseinheiten" kannst du über ein Dropdown-Menü die Prozesse nach den Organisationseinheiten filtern, in denen du die entsprechenden Berechtigungen hast.
Im Reiter "Freigegeben" werden dir alle Prozesse angezeigt, die in den Organisationseinheiten (in denen du die entsprechenden Berechtigungen für Prozessvorlagen hast) produktiv im Einsatz sind.
Im Reiter "Entwurf" siehst du alle Vorlagen, die erstellt, aber nicht freigegeben sind.
Über die Suchleiste kannst du nach einer bestimmten Prozessvorlage suchen.
Über den Button "Importieren" kannst du exportierte Prozessvorlagen hochladen.
Über den Button "Neue Prozessvorlage erstellen" kannst du dort einen neuen Prozess anlegen.
6.2 Vorlagen in der Bibliothek veröffentlichen und importieren
Während du unter "Vorlagen" nur die Prozessvorlagen deiner eigenen Organisationseinheit(en) siehst, können in der "Bibliothek" über alle Organisationseinheiten hinweg Prozessvorlagen miteinander geteilt werden.
Öffne in der Navigationsleiste den Reiter "Bibliothek" und wechsle dort in den Reiter "Veröffentlichungen". Dort kannst du direkt eine neue Prozessvorlage erstellen, indem du auf "Neue Prozessvorlage veröffentlichen" klickst.
Du kannst aber auch vorhandene Prozessvorlagen aus deiner Organisationseinheit importieren und somit in der Bibliothek für alle anderen aus deiner Organisation nutzbar machen. Hierfür musst du die Prozessvorlage zunächst exportieren. Setze unter Vorlagen (Navigationsleiste) - Freigegebene Entwürfe das lila Häkchen bei der entsprechenden Vorlage und klicke auf die drei Punkte, um die Funktion "Exportieren" zu wählen.
Speichere die Datei auf deinem PC ab, wechsele im Studio in den Reiter "Bibliothek", dort in den Reiter "Veröffentlichungen" und lade die Datei über den Button "Importieren" hoch.
6.3 Vorlagen aus der Bibliothek nutzen
Im Reiter "Bibliothek" werden alle Prozessvorlagen angezeigt, die eure Organisationseinheiten bisher dort veröffentlicht haben.
Indem du eine Vorlage anklickst, kannst du dir eine Vorschau und Beschreibung dazu anschauen und auswählen, in welche Organisationseinheit du sie (falls gewünscht) kopieren möchtest. Die kopierte Prozessvorlage erscheint dann unter "Vorlagen" als "Entwurf".
