Prozessbausteine

1. Was sind Prozessbausteine?

In Prozessvorlagen kannst du einen Prozess abbilden und dabei digitalisieren. Prozesse bestehen immer aus verschiedenen Arbeitsschritten und Aufgaben. Durch die Prozessbausteine kannst du den Prozess, wie er standardmäßig ablaufen soll, abbilden und dann die Details (Aufgaben, Datenfelder, Beteiligte) festlegen.

2.1 Arbeitsschritte

Ein Arbeitsschritt ist der Basisbaustein für digitale Prozesse im Shift Studio.

Er besteht immer aus:

1. einer Titelzeile (Titel, Aufgaben- und Steuerungssymbole ganz oben)

2. Aufgaben und Beteiligten (oberer Abschnitt)

3. den Inhalten des Arbeitsschrittes (unterer Abschnitt).

Wenn du dich in der Prozessübersicht befindest, werden dir reduzierte Informationen angezeigt:

2.2 Beispiele für Arbeitsschritte

Ein erster Arbeitsschritt in einem Prozess könnte zum Beispiel "Antragsformular ausfüllen und signieren" heißen und Folgendes beinhalten:

- Die Formularfelder, die ausgefüllt werden müssen

- Die Aufgaben "Formular ausfüllen" und "Antrag signieren"

- Zuordnungen, welche Personen die Aufgaben jeweils erledigen sollen.

Weitere Beispiele:

- Stellungnahme erstellen und prüfen,

- Kenntnisnahme der Antragsgenehmigung,

- Laufmappe sichten und signieren,

- Beratungsgespräch durchführen.

3.1 Abzweigungen und Pfade

Oft läuft ein Prozess nicht immer auf dieselbe Art ab, sondern es gibt verschiedene Szenarien, die als Standardwege des Prozesses gesehen werden.

Dies könnte zum Beispiel ein Antrag sein, der entweder genehmigt oder abgelehnt wird.

Auch kann es passieren, dass mehrere Schritte gleichzeitig bearbeitet werden müssen, zum Beispiel, wenn zwei verschiedene Laufmappen zugleich nötig sind.

Genau dafür können im Studio die Abzweigungen und Pfade genutzt werden. Eine Abzweigung ist ein Prozessbaustein und ein Pfad jede Verbindung von einer Abzweigung zu einem oder mehreren Arbeitsschritten.

Im Einzelfall kann dann entsprechend des jeweiligen Szenarios einer Pfade gewählt werden, sobald die Abzweigung aktiv ist.

Außerdem kann an der Abzweigung eingestellt werden, dass mehrere Pfade gewählt werden können - diese können dann gleichzeitig bearbeitet werden:

Pfade können außerdem wieder zusammengeführt werden, zum Beispiel, wenn alle Szenarien (Pfade) mit denselben Auftgaben enden (z.B. einem Eintrag in die Statistik):

4. Formular

Der Prozessbaustein Formular kann verwendet werden, um Formulare aufzubauen und extern einzubetten. Dies eigent sich zum Beispiel für Beratungsprozesse oder Vorgänge, in denen zu Beginn von Extern (= Nutzer:innen, die kein Konto im Shift Studio haben) Daten (Anträge, Informationen) in den Prozess einfließen sollen.

Sobald dann jemand das eingebettete Formular ausfüllt und abschickt, wird im Studio ein neuer Vorgang ausgelöst, der dann wiederum auf Basis der Prozessvorlage bearbeitet werden kann.

Außerdem kann das Formular verwendet werden, um im Laufe des Einzelvorgangs Informationen mit Externen zu teilen oder Externe um die Abgabe von Informationen zu bitten. Dazu kann der Baustein im Laufe des Prozesses integriert und mit den nötigen Informationen / Datenfeldern versehen werden.

Es wird automatisch ein individueller Link generiert, der dann per Mail an die externe Person versendet werden kann. Über den Link gelangt die Person zu den Informationen, die bereitgestellt wurden, bzw. zu den Datenfeldern, die sie ausfüllen soll. Sobald sie ihre Daten abschickt, werden diese automatisch ins Studio übertragen, und die Beteiligten dort informiert.

Dadurch können zum Beispiel Nachforderungen versendet werden.

5. Fallabschluss

Der Fallabschluss kann an jedem Punkt im Prozess verwendet werden, an dem der Fall automatisch abgeschlossen werden soll, sobald alle vorigen Bausteine bearbeitet sind.

Der Fallabschluss wird automatisch aktiviert, sobald der damit verbundene, vorige Schritt abgeschlossen wurde und sorgt dafür, dass der Fall den Status "archiviert" erhält, eine vollständige Fallakte exportiert werden kann, die Widerspruchsfrist startet, falls eine angegeben wurde usw.

Oftmals gibt es nur einen Fallabschluss, zum Beispiel, wenn jedes Szenario (z.B. Genehmigung, Ablehnung) zum selben Zeitpunkt abgeschlossen wird.

Gibt es mehrere Punkte, an denen ein Prozess abgeschlossen wird (z.B. gibt es mehrere Szenarien, die alle zu verschiedenen Endpunkten führen, etwa wenn ein Vorgang schon nach der sachlichen Prüfung oder zu einem späteren Zeitpunkt nach weiteren Abstimmungen abgelehnt werden kann).