Beteiligte zu Aufgaben hinzufügen / entfernen
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Hier erfährst du, wie du Beteiligte zu Aufgaben hinzufügen und aus diesen entfernen kannst.
Videoanleitung
1. Wichtige Hinweise
1.1 Eine Aufgabe kann immer nur von einer Person erledigt werden.
Trotzdem kannst du mehrere Personen oder Gruppen der Aufgabe zuweisen.
Sind aber zwei Personen auf einer Aufgabe und schließt sie eine davon ab, gilt die Aufgabe als abgeschlossen und die andere Person kann die Aufgabe nicht mehr erledigen.
Sollen mehrere Beteiligte die gleiche Aufgabe erledigen, zum Beispiel eine Unterschrift tätigen, solltest du also für jede Person oder Gruppe eine eigene Aufgabe anlegen.
1.2. Stellvertretung ist nur bei Hinzufügen von Gruppen möglich.
Fügst du eine spezifische Person zu einer Aufgabe hinzu, kann nur diese die Aufgabe abschließen. Ist die Person krank oder im Urlaub, bleibt die Aufgabe also liegen.
Fügst du eine Gruppe hinzu, können all deren Mitglieder und die Stellvertretung die Aufgaben übernehmen.
Selbst wenn bereits eine Person aus der Gruppe die Aufgabe übernommen, aber noch nicht abgeschlossen hat, kann eine Stellvertretung der Aufgabe beitreten und sie stattdessen erledigen.
2. Wer darf Beteiligte zu Aufgaben hinzufügen / entfernen?
Um Beteiligte zu Aufgaben hinzufügen oder aus ihnen entfernen zu können, musst du für den Fall und / oder den entsprechenden Arbeitsschritt verantwortlich sein.
Du bist fallverantwortlich, wenn rechts oben im Fall dein Avatar neben dem Wort "fallverantwortlich" abgebildet ist.
Du kannst die Fallverantwortung übernehmen und Aufgaben erstellen, wenn dir rechts oben der Button "Fallverantwortung übernehmen" angezegit wird, und du diesen klickst.
Du bist für den Schritt verantwortlich, wenn dir auf dem entsprechenden Arbeitsschritt die Aufgabe mit Typ "Verantwortlich" zugewiesen ist.
3. Personen zu Aufgaben hinzufügen / entfernen
3.1 Personen hinzufügen
Hinweis: Wir empfehlen immer, lieber eine Gruppe als eine spezifische Person zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Für mehr Informationen dazu, ließ bitte die Hinweise oben unter 1. Wichtige Hinweise.
Klicke rechts in der entsprechenden Aufgabe auf das kleine Männchen.
Gib in die Suchleiste den Namen der Person ein, die du hinzufügen möchtest und klicke rechts vom entsprechenden Ergebnis auf "Hinzufügen".
Die Person ist nun der Aufgabe zugewiesen.
Du kannst auf dieselbe Art weitere Personen zur Aufgabe hinzufügen. Beachte dazu aber bitte oben den Hinweis im Abschnitt 1. Wichtige Hinweise.
3.2 Personen entfernen
Klappe die Aufgabe aus und klicke rechts von der Person, die du entfernen möchtest, auf den Mülleimer.
Bestätige das Entfernen durch einen Klick auf das rote Häkchen, das anschließend an derselben Stelle erscheint.
Der Beteiligte wurde aus der Aufgabe entfernt.
4. Gruppen zu Aufgaben hinzufügen / entfernen
4.1 Gruppen hinzufügen
Klicke rechts in der entsprechenden Aufgabe auf das kleine Männchen.
Wechsle in den Reiter "Gruppen" und gib den Namen der Gruppe ein, die du hinzufügen möchtest, oder den Namen der Organisationseinheit, in dem sich diese befindet.
Dir werden automatisch alle Einheiten angezeigt, die oder deren Gruppen deine Eingabe enthalten.
Klicke bei der passenden Einheit auf "Gruppe wählen" und klicke die entsprechende Gruppe an.
Klicke danach rechts von ihr auf "Hinzufügen".
Die Gruppe wurde zur Aufgabe hinzugefügt.
Du kannst auch weitere Gruppen oder Presonen zur Aufgabe hinzufügen. Beachte dazu aber bitte die Hinweise unter 1. Wichtige Hinweise.
4.2 Gruppen entfernen
Klappe die Aufgabe aus und klicke rechts von der Gruppe, die du entfernen möchtest, auf den kleinen Mülleimer.
Bestätige die Löschung durch einen Klick auf das rote Häkchen, das anschließend an derselben Stelle erscheint.
Der Gruppe wurde aus der Aufgabe entfernt.
Hinweis:
Wenn du eine Gruppe aus einer Aufgabe entfernst, werden automatisch auch alle Mitglieder entfernt, die der Aufgabe über die Gruppe beigetreten waren.
Das heißt, dass Aufgaben ggf. nicht mehr erledigt werden können, wenn du nicht stattdessen andere Beteiligte hinzufügst.