Eine Gruppenaufgabe übernehmen / abgeben

1. Was sind Gruppenaufgaben?

Aufgaben können nicht nur an einzelne Personen, sondern auch an ganze Nutzergruppen vergeben werden.

Wird eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen, können alle Mitglieder dieser Gruppe die Aufgabe in deren Namen übernehmen.

Sobald eine Gruppe mit einer Aufgabe an der Reihe ist, taucht der entsprechende Fall im Gemeinsamen Arbeitsbereich aller Mitglieder auf und diese werden darüber beachrichtigt.

Diese können nun in den Fall gehen, die Inhalte sichten und die Aufgabe übernehmen.

Sobald eine Person aus der Gruppe die Aufgabe übernommen hat, verschwindet der zugehörige Fall für alle anderen Mitglieder aus dem Gemeinsamen Arbeitsbereich, ist für sie aber noch im Reiter "Alle Fälle" auffindbar.

Kann die Person, welche die Aufgabe übernommen hat, diese doch nicht erledigen (z.B. aus zeitlichen Gründen), kann sie sich selbst wieder aus der Aufgabe entfernen. Dadurch landet der zugehörige Fall wieder im Gemeinsamen Arbeitsbereich aller anderen Mitglieder, sodass jemand anderes die Aufgabe übernehmen kann.

Durch die Adressierung von Aufgaben an Gruppen:

• können sich die Mitglieder eines Teams je nach Auslastung eigenständig die Aufgaben nehmen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer effizienten Bearbeitung und einer möglichst geringen Arbeitslast der Teammitglieder.
• können Prozesse (und die Vorlagen, in denen festgelegt wird, wer wann was tun muss) viel besser gewartet werden, als wenn direkt Personen zugewiesen werden. Denn sobald eine Person die Position wechselt, müssten alle Prozessvorlagen jedes Mal händisch angepasst werden, in denen die Person zugewiesen ist. Werden stattdessen Gruppen den Aufgaben zugewiesen werden und wechselt eine Person aus der Gruppe die Stelle, muss sie nur aus der Gruppe entfernt werden - die Prozessvorlagen und Fälle, in denen die Gruppe beteiligt ist, bleiben unberührt.
• Wird eine Stellvertretung möglich. Personen können entwerder als Mitglieder oder als Stellvertretung zu Gruppen hinzugefügt werden. Mitglieder werden bei neuen Aufgaben immer informiert, Stellvertretungen haben stattdessen einen eigenen Reiter mit allen noch offenen Aufgaben der Gruppe (egal, ob schon jemand übernommen hat oder nicht), die an der Reihe sind, und können in diesem proaktiv Aufgaben übernehmen.

2. Wer darf Gruppenaufgaben übernehmen?

Alle Mitglieder und alle Stellvertretungen einer Gruppe können Aufgaben übernehmen, die an die Gruppe gewiesen wurden.

Mitglieder der Gruppe werden per Mail informiert, sobald eine neue Gruppenaufgabe vorliegt, die an der Reihe ist.

In der Fallübersicht im "Gemeinsamen Arbeitsbereich" können sie den zugehörigen Fall sowie die Gruppe sehen, für die sie die Aufgabe übernehmen können.

Personen, die als Stellvertretung der Gruppe zugewiesen sind, werden nicht informiert, sondern können proaktiv in ihren Gemeinsamen Arbeitsbereich gehen und in den Reiter "Stellvertretung" wechseln, wenn sie erfahren, dass die Gruppenmitglieder nicht verfügbar sind.

Im Reiter Stellvertretung werden dann alle Aufgaben der Gruppen angezeigt, die an der Reihe, aber noch nicht erledigt sind. Das heißt, die Stellvertretung kann auch Aufgaben für die Gruppe übernehmen, wenn andere Gruppenmitglieder die Aufgabe übernommen, aber noch nicht erledigt haben.

3. Gruppenaufgaben übernehmen

Um eine Gruppenaufgabe zu übernehmen, gehe in den Gemeinsamen Arbeitsbereich (und wechsle ggf. in den Reiter Stellvertretung).

In der Spalte "zugewiesene Gruppe" siehst du, an welche deiner Gruppen die Aufgabe adressiert ist.

Falls der Name etwas länger ist, wird er automatisch eingekürzt. Dann kannst du ihn dir anzeigen lassen, indem du mit der Maus darüber schwebst.

Um zur Aufgabe zu gelangen, klicke auf eine beliebige Stelle der Fallzeile oder rechts auf "Fall öffnen".

Der Fall wird geöffnet und dir automatisch der Schritt ausgeklappt angezeigt, in dem sich die Aufgabe befindet.

Neben der Aufgabe siehst du den Avatar deiner Gruppe (rechteckig mit den Anfangsbuchstaben des Gruppennamens).

Wenn du mit der Maus über dem Avatar schwebst, werden dir die zugehörige Organisationseinheit, alle Mitglieder und ggf. vorhandene Stellvertretungen angezeigt.

Um die Aufgabe zu übernehmen, klicke rechts auf "Übernehmen".

Du wurdest nun im Namen der Gruppe der Aufgabe hinzugefügt und hast alle Berechtigungen erhalten, die du für die Bearbeitung brauchst (z.B. Falldaten bearbeiten).

Dein Avatar wird außerdem auf der Aufgabe rechts von der Gruppe angezeigt.

Wenn du die Aufgabe ausklappst, siehst du auch unten rechts deinen Avatar und links den der Gruppe.

4. Gruppenaufgaben abgeben

Du kannst eine Gruppenaufgabe, die du übernommen, aber noch nicht abgeschlossen hast, wieder abgeben.

Tust du dies, landet der zugehörige Fall wieder für alle Gruppenmitglieder im Gemeinsamen Arbeitsbereich und kann von einem von ihnen übernommen werden.

Um eine Gruppenaufgabe wieder abzugeben, öffne den entsprechenden Fall in deinem Arbeitsbereich, indem du auf eine beliebige Stelle der Fallzeile oder rechts auf "Fall öffnen" klickst.

Der Fall wird geöffnet und dir automatisch der Schritt ausgeklappt angezeigt, in dem sich die Aufgabe befindet, die du übernommen hast.

Klappe die Aufgabe aus, die du für die Gruppe übernommen hast und abgeben möchtest, indem du sie anklickst.

Klicke dann rechts unten neben deinem Avatar auf das Männchen mit dem Kreuz.

An derselben Stelle erscheint ein Häkchen auf rotem Grund.

Klicke darauf um zu bestätigen, dass du die Aufgabe wirklich abgeben möchtest.

Du wurdest aus der Aufgabe entfernt und der zugehörige Fall ist nun nicht mehr in deinem Arbeitsbereich, sondern liegt wieder im Gemeinamen Arbeitsbereich.