Einstellung: Ablehnung von Unterschrift stoppt Zeichnungskette

1. Was bedeutet "Bei Ablehnung nachfolgende Aufgaben abbrechen"?

Aufgaben auf Arbeitsschritten haben verschiedene Einstellmöglichkeiten. So können einzelne Aktionen in Vorgängen granular aufgebaut und mit den jeweils nötigen Berechtigungen versehen werden.

Wenn die Bearbeitungsreihenfolge der Aufgaben eines Schritts linear erfolgt, wird bei dieser Einstellung der Prozess abgebrochen, sobald eine Person ihre Unterschrift abgelehnt hat.

So können auf Arbeitsschritten Zeichnungsketten auf dem Dienstweg abgebildet werden.

Hinweis: Sobald ein Prozess parallel erfolgt, Aufgaben also gleichzeitig bearbeitet werden können, ist diese Einstellung nicht verfügbar.

2. Was passiert, wenn dann jemand die Unterschrift ablehnt?

Sobald eine Aufgabe abgelehnt wird, erhalten diejenigen, die die nachfolgenden Aufgaben ursprünglich erledigen sollten, keine Benachrichtigung, da sie nun nicht mehr tätig werden müssen.

Die Fallverantwortung (vorausgesetzt sie ist bereits Teil des Vorgangs) wird automatisch darüber informiert, dass die Aufgabe abgelehnt wurde und kann nun entscheiden, wie es im Vorgang weitergehen soll.

Falls auf dem Arbeitsschritt der automatische Abschluss „Wenn alle Aufgaben abgeschlossen oder sobald eine Ablehnung erfolgt“ ausgewählt ist, wird der Schritt automatisch abgeschlossen, sobald eine Ablehnung erfolgt ist (und anschließend der Fall, falls dies der letzte Schritt im Fall war).

Diese Aufgabeneinstellung ermöglicht also eine Zeichnungskette auf dem Dienstweg:

Hat eine Führungskraft noch Rückfragen oder Änderungswünsche, kommuniziert sie diese über die Kommentarfunktion direkt an den/die Auslöser:in des Vorgangs, welche:r direkt reagieren kann.

Ist sie mit den Inhalten der digitalen Laufmappe einverstanden, tätigt sie ihre Unterschrift.

Möchte sie den gesamten Vorgang ablehnen, lehnt sie ihre Unterschrift ab. Durch die oben beschriebene Einstellung werden dadurch automatisch alle Aufgaben danach abgebrochen.

Hinweis: In der zugehörigen Prozessvorlage wird der Prozess normalerweise so aufgebaut, dass auf einen Schritt mit Zeichnungskette einer folgt, in dem der/die Fallverantwortliche die Zeichnungskette prüft und dann entscheidet, wie es weitergeht (und z.B. den Pfad "Ablehnung" wählt).

3. Wie nehme ich diese Einstellung vor?

Grundvoraussetzung dafür, dass die Einstellung genutzt werden kann, ist die Bearbeitungsreihenfolge "Linear" auf dem entsprechenden Arbeitsschritt. Ist "Parallel" ausgewählt, wird die Einstellungsoption im Aufgabenmenü nicht angezeigt.

Klicke dann rechts von der Aufgabe, bei der du die Einstellung bornehmen möchtest, auf "Aufgabe bearbeiten".

Klicke nun auf der rechten Seite unter "Erweiterte Optionen" links von „Bei Ablehnung nachfolgende Aufgaben abbrechen“ auf den Button, um die Einstellung anzuschalten.

Ist der Button lila hinterlegt, ist die Einstellung eingeschaltet.

Ist der Button grau hinterlegt, ist die Einstellung ausgeschaltet.

Hinweis:

Abhängend von der Struktur des Prozesses kann es zu Kompliaktionen kommen, wenn im laufenden Fall spontan eine solche Einstellung vorgenommen wird. Dabei können darauffolgende Aufgaben im Zweifelsfall nicht weiterlaufen. Nimm diese Einstellung daher nur vor, wenn du dir sicher bist, dass der Prozess im Falle einer Ablehnung richtig weiterbearbeitet werden kann.