Fallakten exportieren

Hier erfährst du, wie du in einem Fall die Fallakte exportieren kannst.


1. Was beinhaltet die Fallakte?

Eine Fallakte im Studio ist ein ZIP-Ordner, der ein PDF mit allen Arbeitsschritten, inklusive allen Aufgaben, Beteiligten, Inhalten und der Bearbeitungshistorie des Falles, sowie alle Dokumente enthält, die im Fall hochgeladen wurden.

Eine Fallakte kann auch heruntergeladen werden, wenn der Fall noch in Bearbeitung ist. Dann enthält die Fallakte aber nur die Arbeitsschritte, die bisher abngeschlossen wurden und den, deraktuell in Bearbeitung ist. Wird die Akte dann heruntergeladen, enthält sie also noch nicht alle relevanten Informationen zum Fall.

Die Fallakte sollte also immer (erneut) heruntergeladen werden, sobald der Fall archiviert ist.

2. Wer darf Fallakten exportieren?

Fallverantwortliche dürfen Akten der Fälle herunterladen, für die sie verantwortlich sind, und Personen mit der Zusatzberechtigung "Archiv verwalten" dürfen Fallakten aller Fälle der Organisationseinheit herunterladen, in welcher sie die Berechtigung haben.

Du bist fallverantwortlich, wenn rechts oben im Fall dein Avatar neben dem Wort "fallverantwortlich" abgebildet ist.

Du kannst die Fallverantwortung übernehmen und die Akte eines Falles herunterladen, wenn dir rechts oben im Fall der Button "Fallverantwortung übernehmen" angezeigt wird, und du diesen klickst.

Du hast die Zusatzberechtigung "Archiv verwalten" in mind. einer Organisationseinheit, wenn dir im Archiv in deiner Fallübersicht der Reiter "Alle Fälle" angezeigt wird.

Kurzgesagt erkennst du, ob du die Akte eines Falles herunterladen kannst daran, dass dir rechts oben im Fall der Button "Fall exportieren" angezeigt wird.

3. Fallakte exportieren

Wichtiger Hinweis:

Bitte beachte, dass es sich beim Shift Studio um ein Workflowsystem handelt, welches keinen Einfluss auf eure vorherrschenden Archivierungsabläufe nimmt.

Die Archivierung der im Studio abgeschlossenen Prozesse sollen demnach wie bisher vorgenommen werden (z.B. in der E-Akte, in Papierform, im Netzwerk - je nach Vorgabe des Arbeitgebers). Die exportierte Fallakte der Fälle im Studio kann für diese Archivierung verwendet werden.

Fall exportieren

Klicke auf "Fall exportieren", dann wird die Fallakte erzeugt und auf deinen Computer heruntergeladen.

Die Fallakte liegt nun als ZIP-Ordner in deinem Downloads-Ordner.

Der Ordner erhält als Titel automatisch die Fallnummer des Falls.

Je nach deinen Computer-Einstellungen, musst du die Dokumente noch extrahieren.

Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wähle "Alle extrahieren" aus.

Dir wird automatisch der Downloads-Ordner deines Computers als Zielordner für die extrahierten Dokumente vorgeschlagen. Klicke nun auf "Extrahieren". Dein Computer erstellt nun einen neuen Ordner mit allen Dokumenten der Fallakte und demselben Titel des ZIP-Ordners in deinem Download-Ordner.

Diesen Ordner kannst du nun in der E-Akte speichern.