Fallakten herunterladen

Hier erfährst du, wie du in der Fallübersicht eine oder mehrere Fallakten von archivierten Fällen herunterladen kannst.


1. Was beinhaltet die Fallakte?

Eine Fallakte im Studio ist ein ZIP-Ordner, der ein PDF mit allen Arbeitsschritten, inklusive allen Aufgaben, Beteiligten, Inhalten und der Bearbeitungshistorie des Falles, sowie alle Dokumente enthält, die im Fall hochgeladen wurden.

Die Fallakte sollte immer heruntergeladen werden, sobald der Fall abgeschlossen ist (und damit im Archiv des Studios landet).

2. Wer darf Fallakten exportieren?

Fallverantwortliche dürfen Akten der Fälle herunterladen, für die sie verantwortlich sind, und Personen mit der Zusatzberechtigung "Archiv verwalten" dürfen Fallakten aller Fälle der Organisationseinheit herunterladen, in welcher sie die Berechtigung haben.

Wechsle in deiner Fallübersicht in den Reiter "Archiv" und dann in den Filter "Fallverantwortlich", um dir alle Fälle anzeigen zu lassen, in denen du die Fallakten herunterladen darfst.

Hinweis: Bist du nicht fallverantwortlich, wird dir die Option für den Download der Fallakte nicht angezeigt.

3. Fallakten herunterladen

In der Fallübersicht im Archiv findest du links von jeder Fallzeile ein Kästchen.

Indem du ein solches anklickst, wählst du es für eine Aktion aus.

Wenn du mehrere Kästchen anklickst, wählst du damit alle zugehörigen Fälle aus.

Möchtest du alle Fälle auf der Seite auswählen, klicke das Kästchen ganz oben links an (schwebst du mit der Maus darüber, wird dir auch ein "Alle auswählen" eingeblendet).

Mache nun einen Rechtsklick auf einen der Fälle, um in das Aktionsmenü für die ausgewählten Fälle zu gelangen.

Alternativ kannst du auch auf die drei kleinen Punkte rechts vom "Alle auswählen"-Kästchen klicken.

Klicke auf "Exportieren".

Es werden nun ZIP-Ordner mit den entsprechenden Fallakten auf deinen PC heruntergeladen. Du findest diese anschließend in deinem Downloads-Ordner.

4. Hinweis: Browser-Einstellungen anpassen

Je nach dem, wie dein Browser eignestellt ist, kann es sein, dass du dem Studio erst noch die Erlaubnis geben musst, mehrere Elemente auf einmal auf deinen PC herunterzuladen.

Diese Einstellungen kannst du je nach Browser für gewöhnlich in deinen Einstellungen (zu Sicherheit und Datenschutz im Abschnitt "Downloads" oder "Auto-Downloads") anpassen.

Bei manchen Browsern wirst du auch direkt gefragt, ob du mehrere Downloads ermöglichen möchtest, wenn du diese Funktion zum ersten Mal benutzt. Das sieht dann (abhängig vom verwendeten Browser) ungefähr so aus:

Gib dann einfach an, dass du den Download mehrerer Dateien erlauben möchtest.

5. Ich kann Fallakten nicht herunterladen. Warum?

Fallakten können nur heruntergeladen werden, wenn du die nötige Berechtigung dafür hast.

Bist du nur an einem Fall beteiligt, kannst du seine Fallakte nicht herunterladen.

Diese Aufgabe liegt dann bei den Fallverantwortlichen bzw. ggf. bei den Personen mit der Berechtigung "Archiv verwalten" in deiner Organisationseinheit.

Bist du im Archiv im Reiter "Beteiligt" und hast mind. einen Fall ausgewählt, bei dem du nicht fallverantwortlich bist, kannst du "Exportieren" nicht anklicken. Wähle also den Fall ab, für den du nicht verantwortlich bist. Anschließend kannst du alle Akten herunterladen, für die du die nötige Berechtigung hast.

Wir empfehlen zum mehrfachen Download von Fallakten, immer in den Reiter "Fallverantwortlich" im Archiv zu wechseln, denn dort findest du nur Fälle, deren Akten du auch herunterladen darfst.