Glossar

Hier findest du bündige Erklärungen zu den wichtigsten Begriffen im Shift Studio, mit direkten Links zu den jeweils relevanten Schnellanleitungen.


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Du möchtest das Glossar nach einem bestimmten Begriff durchsuchen? Dann halte an einem Microsoft-PC die Taste "Steuerung" bzw. "Strg." gedrückt und drücke dann "f"; an einem PC von Apple halte "command" gedrückt und drücke dann "f".

Dadurch öffnet sich eine Suchleiste, in die du den Begriff eingeben kannst. Über die Pfeile dort kannst du dann durch alle Erwähnungen des Begriffs springen.

Allgemeines

Die Navigationsleiste ist der schwarze Balken am oberen Rand deines Bildschirms, den du aus jedem Bereich des Shift Studios heraus ganz einfach erreichen kannst. Links oben siehst du das Logo deines Arbeitgebers, über das du immer in deine Fallübersicht gelangst, wie auch über den Reiter "Fallübersicht" rechts in der Leiste. Außerdem werden dir hier deine Benachrichtigungen angezeigt, du kannst in dein Profil wechseln, indem du auf deinen Namen klickst, und falls du Zugriff auf Administration und Prozessvorlagen hast, werden dir hier auch dieser Reiter angezeigt.

Weitere Informationen zur Navigationsleiste

Benachrichtigungen

Egal, in welchem Bereich des Studios du dich befindest - ganz oben in der Navigationsleiste findest du immer deine Benachrichtigungen. Hier werden dir Änderungen und Neuigkeiten zu Fällen angezeigt, an denen du beteiligt bist.

Weitere Informationen zu den Benachrichtigungen

Profil

In deinem Profil kannst du dieselben Angaben sehen, die auch anderen Nutzer:innen über dich angezeigt werden: Profilbild bzw. Avatarkürzel, dein Name und zu welchen Organisationseinheiten und Gruppen du gehörst. In den Profileinstellungen kannst du dein Passwort ändern sowie deine persönlichen Angaben anpassen und zum Beispiel eine Telefonnummer ergänzen oder ein Profilbild hochladen. Außerdem kannst du hier angeben, für welche Ereignisse du E-Mailbenachrichtigungen bekommen und welche Art von Zwei-Faktor-Authentifizierung du verwenden möchtest.

Profilbild bzw. Kürzel

Du kannst in deinem Profil in den Einstellungen ein Profilbild hochladen. Welche Voraussetzungen dieses erfüllen muss, kannst du dort direkt einsehen. Wenn du kein Profilbild hochlädst, werden in deinem Avatar (der Kreis, der dich als Nutzer:in symbolisiert) deine Initialen angezeigt (erster Buchstabe des Vor- und des Nachnamens).

E-Mailbenachrichtigungen

Das Shift Studio versendet automatisch E-Mailbenachrichtigungen an die E-Mailadresse, mit der du im Studio angemeldet bist. Diese Benachrichtigungen kannst du in deinen Profileinstellungen pro Anlasss ein- und ausschalten. Nur Systembenachrichtigungen (z.B. zum Passwort zurücksetzen) kannst du nicht ausschalten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung soll beim Login im Studio deine Identität bestätigen. Dazu gibst du im Login-Bereich deine Mailadresse und dein Passwort ein und wirst anschließend nach einem 6-stelligen Code gefragt, den du dort eintragen sollst. Je nachdem, welche Zwei-Faktor-Authentifizierung du in deinem Profil ausgewählt hast, bekommst du einen 6-stelligen Code per Mail zugeschickt (Standardeinstellung) oder kannst diesen einer Authenticator App entnehmen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung per Mail

Nach Angabe deiner Mailadresse und deines Passwortes für dein Konto im Studio wird ein 6-stelliger Code an die E-Mailadresse verschickt, mit der du im Studio angemeldet bist. Der Versand kann entsprechend der Sicherheitseinstellungen des E-Mail-Programmes deines Arbeitgebers wenige Minuten dauern. In der Mail findest du dann den Code, den du kopieren und im Login-Bereich des Studios eingeben kannst. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail ist voreingestellt; es muss aktiv eine andere Option gewählt werden, um den Code nicht mehr per Mail zu erhalten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung per App

Nach Angabe deiner Mailadresse und deines Passwortes für dein Konto im Studio kannst du der von dir verwendeten Authenticator App den 6-stelligen Code entnehmen, den du anschließend im Login-Bereich des Studios eintragen kannst. In deinen Profileinstellungen kannst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung von Mail auf Authenticator App umstellen. Tust du dies, findest du direkt darunter eine Anleitung, wie du dir die Authenticator App einrichtest. Hast du die Einrichtung abgeschlossen, lade dir auf jeden Fall die Notfall-Codes herunter, die dir anschließend angezeigt werden. Diese benötigst du, falls du mal dein Smartphone wechselst oder anderweitig keinen Zugriff auf deine Authenticator App hast.

Administration

Admins

Administratoren können Nutzer:innen anlegen, bearbeiten und deaktivieren, Organisationseinheiten und Gruppen in diesen anlegen, bearbeiten und löschen, Nutzer:innen zu Administratoren machen, Nutzer:innen zu Organisationseinheiten und Gruppen hinzufügen und aus diesen entfernen, Nutzer:innen zusätzliche Berechtigungen innerhalb von Organisationseinheiten geben und Prozessvorlagen, aus Organisationseinheiten in andere Organisationseinheiten kopieren. Admins werden in der Navigationsleiste der Reiter "Administration" angezegit, über den sie in den Administrationsbereich gelangen.

Organisationseinheit

Eine Organisationseinheit bildet einen Fachbereich ab, der für einen bestimmten Aufgabenbereich zuständig ist (dies umfasst u.a. Sachgebeite, Abteilungen, Ämter, Dezernate, Projektbereiche usw., wie "Personaleinsatz", "Ideenmanagement" oder "Entwässerung"). In jeder Organisationseinheit können Gruppen angelegt werden, über die Teams und Aufgaben abgebildet werden (z.B. "Sachgebietsleitung", "Amtscontrolling" oder "Arbeitszeitänderungen"), und Beschäftigte können sowohl Organisationseinheiten, als auch den Gruppen in ihnen hinzugefügt werden.

Pro Organisationseinheit können zudem zusätzliche Berechtigungen vergeben werden.

Beschäftigte können Mitglied in verschiedenen Organisationseinheiten sein und ganz einfach über das Auswahlmenü in der Fallübersicht zwischen ihnen wechseln.

Im Profil werden alle Organisationseinheiten aufgeführt, in denen man Mitglied ist.

Weitere Informationen zu den Organisationseinheiten

Nutzergruppen

In einer Organisationseinheit können beliebig viele Gruppen angelegt werden, denen Mitglieder zugeordnet werden können. In jeder Prozessvorlage und jedem Fall können den Gruppen dann Aufgaben zugewiesen werden (z.B. "Unterzeichnen"). Die Mitglieder der entsprechenden Gruppe können die Aufgabe dann, sobald sie erledigt werden muss, über ihren Gemeinsamen Arbeitsbereich im Namen der Gruppe übernehmen und auch wieder abgeben. So können Aufgaben je nach Auslastung und Zuständigkeit (z.B. als Stellvertretung) selbstständig übernommen werden. Wechselt eine Person ihre Stelle, muss sie nur aus der Gruppe bzw. Organisationseinheit entfernt und ggf. zu anderen hinzugefügt werden.

Zusätzliche Berechtigungen

Innerhalb jeder Organisationseinheit können pro Nutzer:in zusätzliche Berechtigungen vergeben werden. Diese werden gelegentlich erweitert. Aktuell stehen folgende Berechtigungen zur Verfügung:

  • Prozessvorlagen bearbeiten

Nutzer:innen dürfen die Prozessvorlagen einer Organisationseinheit einsehen und bearbeiten sowie neue Vorlagen erstellen.

  • Prozessvorlagen veröffentlichen

Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen Prozessvorlagen freigeben, sodass die dort als berechtigt eingetragenen Personen zur Vorlage gehörige Fälle starten und bearbeiten können. Auch dürfen sie Prozessvorlagen zurückziehen, sodass keine Fälle mehr damit gestartet werden können, und die Vorlage wieder bearbeitet werden kann, und sie können Prozessvorlagen archivieren oder löschen.

  • Organisationseinheit verwalten

Nutzer:innen können Einstellungen an Organisationseinheiten vornehmen: Informationen zur Organisationseinheit verwalten, Gruppen erstellen und löschen, Nutzer:innen zur Organisationseinheit und Gruppen hinzufügen, aus diesen entfernen und deren zusätzliche Berechtigungen einstellen.

  • Archiv verwalten

Nutzer:innen können auf alle archivierten Fälle einer Organisationseinheit zugreifen, diese einsehen, deren Fallakten herunterladen und die Fälle final aus dem Studio löschen.

Fallübersicht

In der Fallübersicht werden alle Fälle angezeigt, die dich und deine Organisationseinheiten bzw. Gruppen betreffen. Von hier aus kannst du in die Fallbearbeitung einzelner Fälle springen und neue Fälle starten.

Die Fallübersicht hat verschiedene Reiter, die dir verschiedene, fpr dich relevante Fälle anzeigen: Den "Gemeinsamen Arbeitsbereich", "Mein Arbeitsbereich" und das "Archiv".

Zu den Schnellanleitungen für die Fallübersicht

Falltabelle

Die Falltabelle ist das Kernstück deiner Fallübersicht - in ihr werden alle Fälle mit für dich relevanten Informationen aufgelistet.

Über das Zahnrad rechts unter der Suchleiste kannst du die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern sowie dir Spalten ein- und ausblenden lassen.

Wie passe ich die angezeigten Spalten in meiner Falltabelle an?

Wie passe ich an, wie viele Fälle mir pro Seite angezeigt werden?

Wie sortiere ich die Fälle in der Falltabelle?

Suche

In der Suchleiste deiner Fallübersicht kannst du alle aktuellen Fälle und die in ihnen enthaltenen Daten und Informationen nach Begriffen durchsuchen.

Wie durchsuche ich Fälle nach bestimmten Begriffen?

Filter

Über der Falltabelle gibt es verschiedene Filter, über die man sich nur bestimmte Fälle anzeigen lassen kann. Unter "Alle Fälle" findest du zum Beispiel alle Fälle, für die deine Organisationseinheit zuständig ist, und über den Filter "Meine Fälle" kann man sich nur die Fälle anzeigen lassen, für die man selbst zuständig oder an denen man beteiligt ist.

Wie filtere ich die Fälle in meiner Fallübersicht?

Wie lasse ich mir nur Fälle bestimmter Falltypen anzeigen?

Gemeinsamer Arbeitsbereich

Im Gemeinsamen Arbeitsbereich findest du alle Fälle, an denen Gruppen beteiligt sind, in denen du Mitglied bist. Hier kannst du im Reiter "Nicht zugewiesene Aufgaben" im Namen deiner Gruppen offene Aufgaben übernehmen und unter "In Bearbeitung" als Stellvertretung Aufgaben beitreten.

Nicht zugewiesene Aufgaben (Gemeinsamer Arbeitsbereich)

Unter "Nicht zugewiesene Aufgaben" im Reiter "Gemeinsamer Arbeitsbereich" findest du alle Fälle, in denen die Gruppen, in denen du Mitglied bist, jetzt eine Aufgabe (z.B. "Unterzeichnen") erledigen müssen. Du kannst jeden dieser Fälle öffnen und am entsprechenden Arbeitsschritt der Gruppenaufgabe "Beitreten" und dir diese Aufgabe so selbst zuweisen. Der Fall verschwindet dadurch für alle anderen Mitglieder der entsprechenden Gruppe aus dem Reiter "Nicht zugewiesene Aufgaben" und landet unter "In Bearbeitung". Der von dir übernommene Fall landet in bei dir in "Mein Arbeitsbereich" unter "Aktuelle Aufgaben". Gibt jemand die Aufgabe wieder ab, bevor er/sie diese erledigt hat, landet sie erneut unter "Nicht zugewiesene Aufgaben" und kann von einem anderen Mitglied der Gruppe übernommen werden.

In Bearbeitung (Gemeinsamer Arbeitsbereich)

Hier findest du alle Fälle, in denen Aufgaben, die Gruppen zugewiesen wurden, in denen du Mitglied bist, von anderen Mitgliedern der Gruppe übernommen wurden. Hat jemand sich eine Aufgabe zugewiesen, ist dann aber zum Beispiel krank geworden und muss vertreten werden, kannst du hier der Aufgabe beitreten und sie statt der erkrankten Person im Namen der Gruppe erledigen.

Mein Arbeitsbereich

In "Mein Arbeitsbereich" findest du alle Fälle, an denen du jetzt gerade eine Aufgabe erledigen ("Aktuelle Aufgaben") und solche, an denen du bereits eine Aufgabe erledigt hast oder künftig beteiligt sein wirst ("In Bearbeitung").

Aktuelle Aufgaben (Mein Arbeitsbereich)

Hier findest du alle Fälle, an denen du jetzt eine Aufgabe erledigen musst. Das kann eine Unterschrift oder die Bearbeitung eines Arbeitsschrittes sein, aber auch die Freigabe, Überprüfung oder der Abschluss eines Arbeitsschrittes, wenn du für diesen oder den gesamten Fall verantwortlich bist. Sobald du die entsprechende Aufgabe erledigt hast und als nächstes jemand anderes mit der Bearbeitung des entsprechenden Falles dran ist (statt dir), verschwindet der Fall aus dem Bereich "Aktuelle Aufgaben", ist aber noch unter "In Bearbeitung" einsehbar.

In Bearbeitung (Mein Arbeitsbereich)

In deinem Arbeitsbereich findest du unter "In Bearbeitung" alle Fälle, an denen du bereits eine Aufgabe erledigt hast, oder noch Aufgaben erledigen wirst (also alle Fälle, an denen du beteiligt warst, bist oder sein wirst).

Archiv

Im Bereich "Archiv" in deiner Fallübersicht werden dir alle abgeschlossenen Fälle angezeigt. Entsprechend deiner Beteiligungsart an den Fällen und deinen Berechtigungen kannst du hier abgeschlossene Fälle einsehen (unter "Abgeschlossen - beteiligt"), deren Akten herunterladen und Fälle löschen, falls die Voraussetzungen dafür erfüllt sind (unter "Abgeschlossen - fallverantwortlich" bzw. unter "Abgeschlossen - alle").

Wird ein abgeschlossener Fall, der die jeweiligen Voraussetzungen für die Löschung erfüllt, nicht händisch von fallverantwortlichen Personen (oder ggf. solchen mit der zusätzlichen Berechtigung "Archiv verwalten") aus dem Studio gelöscht, werden die Fälle nach Ablauf der für die gesamten Umgebung eingestellten Archivierungsdauer automatisch aus dem Studio gelöscht.

Abgeschlossen - beteiligt (Archiv)

Unter "Abgeschlossen - Beteiligt" findest du alle Fälle, an denen du beteiligt warst. Du kannst hier dieselben Teile des jeweiligen Prozesses einsehen, die du auch einsehen konntest, als er noch in Bearbeitung war.

Abgeschlossen - fallverantwortlich (Archiv)

Unter "Abgeschlossen - fallverantwortlich" findest du alle Fälle, bei denen du fallverantwortlich bist, kannst diese einsehen und direkt aus der Falltabelle die Fallakte herunterladen.

Erfüllen die abgeschlossenen Fälle die Voraussetzungen dafür, aus dem Studio gelöscht zu werden (z.B. wenn der Fall eine Widerspruchsfrist hatte, die nun abgelaufen ist), kannst du dies hier ebenfalls tun. Achte darauf, dass du nur Fälle löschen solltest, von denen du die jeweilige Fallakte heruntergeladen und entsprechend der Vorgaben deines Arbeitgebers archiviert hast (z.B. in eurer E-Akte).

Abgeschlossen - alle (Archiv)

Unter "Abgeschlossen - alle" werden dir, wenn du in mind. einer Organisationseinheit die zusätzliche Berechtigung "Archiv verwalten" hast, alle abgeschlossenen Fälle aus der/den Organisationseinheit/en angezeigt, in der/denen du das entsprechende Recht hast. Hier kannt du dann von all diesen Fällen die Fallakten herunterladen und diejenigen, welche die Voraussetzungen dafür erfüllen (z.B. wenn der Fall eine Widerspruchsfrist hatte, die nun abgelaufen ist), aus dem Studio löschen. Achte darauf, dass du nur Fälle löschen solltest, von denen du die jeweilige Fallakte heruntergeladen und entsprechend der Vorgaben deines Arbeitgebers archiviert hast (z.B. in eurer E-Akte).

Archivierungsdauer

Admins können für die gesamte Umgebung im Admin-Bereich unter "Einstellungen" eine Archivierungsdauer für alle Fälle der Umgebung eintragen. Diese beträgt standardmäßig 365 Tage, falls sie nicht vom Admin verändert wird. Demnach wird ein abgeschlossener Fall, die nicht händisch von Fallverantwortlichen oder Nutzer:innen mit der zusätzlichen Berechtigung "Archiv verwalten" gelöscht wurde, nach Ablauf der Archivierungsdauer automatisch aus dem Studio gelöscht.

Fallbearbeitung

Für jeden Falltypen wird im vorhinein eine Prozessvorlage erstellt, in der abgebildet wird, wie die Fälle dieses Typen zu bearbeiten sind. Öffnet man einen Fall, sind dort daher bereits alle Arbeitsschritte und Funktionen abgebildet, die für die Fallbearbeitung benötigt werden. Um den Fall zu bearbeiten, kann man also einfach die dort vorgegebenen Arbeitsschritte abarbeiten.

Zu den Schnellanleitungen für die Fallbearbeitung

Fall

Ein Fall ist ein Auftrag, Antrag oder eine ähnliche Aufgabe, die bearbeitet werden muss. Ein Fall hat immer einen bestimmten Falltypen, und kann z.B. ein Urlaubsantrag, Beschaffungsauftrag oder Abstimmungsprozess sein. Die Organisationseinheit, die für einen Falltypen zuständig ist, bekommt automatisch alle eingehenden Fälle dieses Typen in ihrer Falltabelle angezeigt.

Wie öffne ich einen Fall?

Wie starte ich selbst einen neuen Fall?

Wie markiere ich einen Fall als Favorit?

Wie übernehme ich einen Fall?

Wie gebe ich einen Fall wieder ab?

Wie weise ich anderen einen Fall zu?

Wie entziehe ich jemandem einen Fall?

Falltypen

Jeder Fall hat einen Falltypen, ist also zum Beispiel ein Urlaubsantrag, ein Auftrag für eine Beschaffung oder eine Anmeldung von Personalbedarf. Jeder Falltyp basiert auf einer Prozessvorlage, in der zugehörige Formulare, nötige Arbeitsschritte und Funktionen abgebildet werden und festgelegt wird, wer für die Fallbearbeitung des Falltyps zuständig ist.

Arbeitsdaten

In den Arbeitsdaten werden alle Informationen und Dokumente gesammelt, die für die Fallbearbeitung benötigt werden. Hier findet man alle Infos zum Falltypen (Name, Bearbeitungsdauer, Dienstanweisungen, weiterführende Informationen), Falldaten (automatisch vom System erstellte Informationen wie Eingangsdatum und Einreicher:in) Formulardaten (Daten aus Formularen und der Fallbearbeitung) und Dokumente (Rechercheergebnisse, Ausweisdokumente o.ä.).

  • Arbeitsdaten: Falltyp-Informationen

Hier findet man alle Informationen zum Falltypen, zu dem der jeweilige Fall gehört, wie dessen Bezeichnung, vorgegebene Bearbeitungsdauer und zugehörige Dienstanweisungen.

  • Arbeitsdaten: Falldaten

Hier findet man alle automatisch vom System erstellten Informationen über den jeweiligen Fall, wie sein Eingangsdatum und dessen Auslöser:in bzw. Einreicher:in.

  • Arbeitsdaten: Formulardaten

Hier findet man alle Daten aus zum jeweiligen Fall gehörigen Formularen. Außerdem werden hier alle Daten gesammelt, die während der Fallbearbeitung entstehen.

  • Arbeitsdaten: Dokumente

Hier findest du alle Dokumente, die für die Bearbeitung des Falls zur Verfügung gestellt oder während dieser erstanden sind, wie zum Beispiel Rechercheergebnisse, Ausweisdokumente, Stellungnahmen usw.

Verfahrensführung

Wer die Verfahrensführung für einen Fall innehat, ist hauptverantwortlich für dessen Bearbeitung und kann z.B. von anderen bearbeitete Arbeitsschritte überprüfen und den Fall final abschließen.

Es können auch zwei Personen die Verfahrensführung für einen Fall innehaben, z.B. wenn eine Beschäftigte einen Beschaffungsauftrag einreicht, hat sie automatisch die Verfahrensführung, und ebenso die Person der zuständigen Organisationseinheit, die die Bearbeitung des Falles hauptverantwortlich übernimmt. Die Verfahrensführung für einen Fall kann auch wieder abgegeben, anderen zugewiesen oder entzogen werden.

Wie übernehme ich einen Fall? (Verfahrensführung übernehmen)

Wie gebe ich einen Fall wieder ab? (Verfahrensführung abgeben)

Wie weise ich anderen einen Fall zu (Verfahrensführung zuweisen)?

Wie entziehe ich jemandem einen Fall? (Verfahrensführung entziehen)

Arbeitsschritte (Fallbearbeitung)

In jedem Fall sind alle Arbeitsschritte aufgelistet, die nacheinander bearbeitet werden müssen, um den Fall abzuschließen. Arbeitsschritte haben einen Titel, der beschreibt, worum es in diesem Schritt geht, Aufgaben, die erledigt werden müssen und die nötigen Funktionen dafür, zum Beispiel Stellungnahmen, Kommentarfunktionen, Umlaufmappen und Fristen.

Auf jedem Arbeitsschritt sind die Beteiligten vermerkt, die für die Bearbeitung der Aufgaben verantwortlich sind. Wurden alle Aufgaben auf einem Arbeitsschritt erledigt, wird er durch die Verfahrensführung überprüft und abgeschlossen. Damit wird automatisch der nächste Arbeitsschritt aktiv und kann nun von den jeweils Verantwortlichen bearbeitet werden.

Fristen

Auf einzelnen Arbeitsschritten können jeweils Fristen gesetzt werden, um den Zeitraum festzulegen, innerhalb dessen die Aufgaben auf dem Schritt erledigt werden sollen. Die Beteiligten auf dem Arbeitsschritt bekommen dann jeweils eine Benachrichtigung drei Tage und einen Tag vor Ablauf der Frist, sowie am Ablauftag selbst und am Tag, nachdem die Frist überschritten wurde.

Fristen können außerdem für ganze Prozessvorlagen eingestellt werden. Alle Fälle dieses Falltypen (z.B. alle Urlaubsanträge, Beschaffungsaufträge usw.) müssen dann innerhalb der gesetzten Frist bearbeitet werden.

Beteiligte

Jeder Fall hat mindestens eine beteiligte Person, die für dessen Bearbeitung zuständig ist. Beteiligte können verschiedene Berechtigungsstufen haben, die ausdrücken, welche Daten sie einsehen und bearbeiten dürfen. Sie können außerdem intern (innerhalb der Verwaltung) oder extern (außerhalb, z.B. Unternehmen oder Institutionen) sein.

Jedem Arbeitsschritt in einem Fall werden jeweils alle Personen als Beteiligte hinzugefügt, die für dessen Bearbeitung benötigt werden. Beteiligte können auf einem Arbeitsschritt auch einer spezifischen Aufgabe zugewiesen werden.

Die Verfahrensführung kann zudem spontan weitere Beteiligte auf einem Arbeitsschritt hinzufügen, zum Beispiel, wenn ein einzelner Fall eine besondere Expertise erfordert.

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste ist eine ein- und ausklappbare Spalte in jedem eingegangenen Fall, in der viele wichtige Werkzeuge für die Fallbearbeitung gesammelt sind. Hier findest du die Bearbeitungshistorie, in der aufgezeichnet wird, wer wann welche Handlungen auf dem Fall vollzogen hat, die Prozessübersicht, in der die verschiedenen Arbeitsschritte aufgelistet sind, die für die Fallbearbeitung erledigt werden müssen, sowie alle Kommentare und Vermerke, die zu dem Fall bereits verfasst wurden. Damit bietet die Werkzeugleiste dir immer einen guten Überblick über die wichtigsten Vorgänge des Falls.

  • Bearbeitungshistorie

In der Bearbeitungshistorie jedes Falls wird chronologisch aufgezeichnet, welche Handlungen in Bezug auf diesen bereits vollzogen wurden. Sie beinhaltet zum Beispiel Informationen dazu, wer wann die Verfahrensführung übernommen hat, wer wann eine Aufgabe oder einen Arbeitsschritt bearbeitet oder abgeschlossen markiert, ein Dokument hochgeladen oder einen Kommentar verfasst hat. Diese Angaben werde automatisch vom System erstellt.

Die Bearbeitungshistorie dient so einerseits der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns, und bietet andererseits einen guten Überblick für alle Beteiligten, so etwa auch jenen, die erst im späteren Verlauf des Prozesses hinzugezogen werden oder erst auf einem später liegenden Arbeitsschritt tätig werden.

  • Prozessübersicht

Die Prozessübersicht eines Falls bietet eine übersichtliche Visualisierung seines gesamten Prozesses, mit seinen bereits erledigten und den noch zu erledigenden Arbeitsschritten in chronologischer Reihenfolge. Zu jedem der Arbeitsschritte werden außerdem die wichtigsten Informationen angegeben (Titel und Beteiligte).

  • Kommentar

In einem Kommentar können fallspezifische Informationen verfasst und für alle auf einem Arbeitsschritt Beteiligten sichtbar gemacht werden. Ein Kommentar kann zum Beispiel die Dokumentation eines Telefonats oder das Ergebnis einer Recherche enthalten. Alle auf dem kommentierten Arbeitsschritt Beteiligten werden automatisch über den neuen Kommentar informiert. Kommentare werden nicht in der E-Akte gespeichert.

  • Vermerk

Ein Vermerk ist ein Kommentar auf einem Arbeitsschritt, der im Gegensatz zu diesem aber automatisch in der E-Akte gespeichert wird. In ihm werden fallspezifische Informationen verfasst, die für alle sichtbar sind, die auf dem Arbeitsschritt beteiligt sind. Ein Vermerk kann zum Beispiel die Dokumentation eines Telefonats oder das Ergebnis einer Recherche enthalten. Alle auf dem kommentierten Arbeitsschritt Beteiligten werden automatisch über den neuen Vermerk informiert.

Prozessvorlagen

Eine Prozessvorlage ist die Abbildung eines Verwaltungsvorgangs im Shift Studio, sodass dieser anschließend digital durchgeführt werden kann. Das ist sowohl für verwaltungsinterne Prozesse wie die Anmeldung von Personalbedarf möglich, als auch für Bürgerservices.

Die Durchführung eines analogen Prozesses sieht ungefähr so aus: ein oder mehrere Formulare werden ausgefüllt und eingereicht, und die für diesen Prozess verantwortlichen Beschäftigten führen die nötigen Arbeitsschritte durch, um das Anliegen zu bearbeiten. Dabei verwenden sie die Werkzeuge, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, wie Stempel, Dokumente und Umlaufmappen.

Derselbe Prozess hat genau dieselben Elemente, wenn er im Shift Studio digitalisiert wird: zunächst werden alle zugehörigen Formulare digitalisiert bzw. verknüpft. Dann bildet man die Arbeitsschritte ab, die erledigt werden müssen, um den Prozess abzuschließen - zum Beispiel eine Eingangsprüfung oder ein Abstimmungsprozess.

Für jeden Arbeitsschritt können die Werkzeuge bzw. Funktionsblöcke ausgewählt werden, die für seine Durchführung benötigt werden, wie etwa Dateiuploads, digitale Umlaufmappen oder Stellungnahmen. Außerdem werden für jeden Arbeitsschritt die je zuständigen Beschäftigten ausgewählt, sodass auch digital für jeden Schritt des Prozesses genau die Expert:innen involviert werden, die am besten bei dessen Durchführung helfen können.

Die Prozessvorlage wird anschließend freigegeben und liefert nun das Schema für die Bearbeitung aller Fälle des dort abgebildeten Falltypen.

Arbeitsschritt (Prozessvorlage)

In Arbeitsschritten werden die Aufgaben abgebildet, die nacheinander erledigt werden müssen, um einen Fall abzuarbeiten. Ein Arbeitsschritt kann zum Beispiel eine Eingangsprüfung oder die Stellungnahme zu einem Dokument sein. Jeder Arbeitsschritt bekommt einen beschreibenden Titel, Aufgaben, die erledigt werden müssen und die dafür benötigen Funktionsblöcke, zum Beispiel Dateiuploads, digitale Umlaufmappen und Entscheidungen. Auf jeden Arbeitsschritt werden außerdem die Beteiligten hinzugefügt, die für die Bearbeitung der Aufgaben verantwortlich sind.

Datenquellen

Hier können bereits digitale Formulare, die zum Prozess gehören, in die Prozessvorlage eingebettet werden, oder falls die Formulare noch analog sind, können sie mithilfe des Formular-Editors digitalisiert werden.

Formular-Editor

Mit dem Formular-Editor können noch analoge Formulare (oder solche, die zwar digital vorliegen, aber nicht mit dem Formular-Server verknüpft sind) digitalisiert werden. Dazu weist man dem Formular einen eindeutigen Titel und eine Kurzbeschreibung zu und bildet dann nach und nach die einzelnen Formularfelder ab. Dabei kann aus verschiedenen Typen ausgewählt werden: Eingabefelder, Textfelder, sowie Einfach- und Mehrfachauswahl. Außerdem können Formularfelder als Pflichtfelder oder als sensible Daten markiert sowie Beispiele und Hilfetexte bereitgestellt werden.

Formular einbetten ("Code-Snippet")

Online-Formulare sind bereits digitalisierte und auf einer Webseite zur Verfügung gestellte Formulare. Um ein Formular auf einer Webseite einzubinden, wird dort das zu diesem gehörige, sogenannte "Code-Snippet" in den Code der Webseite eingebaut. Um das dortige Online-Formular mit der entsprechenden Prozessvorlage im Shift Studio zu verknüpfen, muss nur das zugehörige Code-Snippet unter "Datenquellen" in das entsprechende Feld kopiert werden.

Formularfeld (Formular-Editor)

Ein Formularfeld ist ein Abschnitt eines Formulars, in dem bestimmte Daten angefragt werden, die anschließend von der ausfüllende Person eingetragen werden können. Das kann sowohl ein einfaches Eingabefeld sein, indem man z.B. seinen Namen einträgt, oder auch ein Einfach- oder Mehrfachauswahlfeld, bei dem man sich für eine oder mehrere der vorgegebenen Antwortmöglichkeiten entscheidet.

Titel (Formular-Editor)

Im Titel eines Formularfelds gibt man an, welche Daten die ausfüllende Person darunter angeben soll, z.B. "Name, Vorname" (Eingabefeld), "Hatten Sie schon einmal Wasser im Keller?" (Einfachauswahl) oder "Wie ist das Wasser in Ihren Keller gelaufen?" (Mehrfachauswahl).

Beispieltext (Formular-Editor)

Hier kann ein Beispieltext angegeben werden, der der ausfüllenden Person ein besseres Verständnis gibt, welcher Art die hier erfragten Daten sind, wie ausführlich geantwortet werden soll etc. (z.B. Titel: Name, Vorname - gegebenes Beispiel: Mustermann, Max; oder Titel: Adresse - Beispiel: Hauptstraße 1, 12345 Musterstadt)

Pflichtfeld (Formular-Editor)

Über diesen Button kann angegeben werden, ob das zugehörige Formularfeld ausgefüllt werden muss. Ist es nicht als Pflichtfeld markiert, kann es übersprungen werden. Ist es als Pflichtfeld markiert, kann das zugehörige Formular nur dann abgeschickt werden, wenn dieses Formularfeld ausgefüllt wurde.

Sensible Daten (Formular-Editor)

Über diesen Button kann angegeben werden, ob es sich bei den in einem Formular angefragten Angaben um besonders schützenswerte Daten handelt. Dazu gehören alle personenbezogenen Informationen wie Name, Adresse, Religion usw. Sind Formularfelder als sensibel markiert, können sie nur von Personen eingesehen und bearbeitet werden, die die dafür benötigen Zugriffsrechte haben oder denen diese Daten explizit freigegeben wurden.

Hilfetext (Formular-Editor)

Zu jedem Formularfeld kann ein Hilfetext bereitgestellt werden, um weitere Informationen zu geben, zum Beispiel einen Hinweis, wo man die abgefragten Daten findet oder warum diese benötigt werden. Wenn man einen Hilfetext bereitstellt, wird der ausfüllenden Person neben dem Titel des Formularfelds ein kleines Hilfesymbol angezeigt. Geht sie mit dem Mauszeiger darauf, erscheint der Hilfetext.

Eingabefeld (Formular-Editor)

Ein Eingabefeld gibt der ausfüllenden Person ein leeres Feld, in das sie ihre Antwort eintippen kann. Im Formular-Editor wird dazu unter "Titel" eingetragen, welche Daten die Person angeben soll (z.B. Name, Adresse, Amt).

Unter "Beispiel" kann ein Beispieltext und unter "Hilfetext" eine zusätzliche Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und die abgefragten Daten sensible Daten sind.

Textfeld (Formular-Editor)

In einem Textfeld können der ausfüllenden Person weiterführende Informationen gegeben werden, zum Beispiel zum Bearbeitungsprozess oder zu Konditionen das Antrags.

Einfachauswahl (Formular-Editor)

Bei einer Einfachauswahl werden der ausfüllenden Person mehrere Antwortmöglichkeiten zu einer Frage oder einem Thema vorgegeben, von der sie nur eine auswählen kann. Ein Beispiel für eine Einfachauswahl ist "Hatten Sie schon einmal Wasser im Keller?" mit den Antwortmöglichkeiten "Ja" oder "Nein".

Unter "Hilfetext" kann eine Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob die abgefragten Daten sensible Daten sind.

Mehrfachauswahl (Formular-Editor)

Bei einer Mehrfachauswahl werden der ausfüllenden Person mehrere Antwortmöglichkeiten zu einer Frage oder einem Thema vorgegeben, von der sie beliebig viele auswählen kann. Ein Beispiel für eine Mehrfachauswahl ist die Frage "Wie ist das Wasser in Ihren Keller gelaufen?" mit den Antwortmöglichkeiten "Kellerfenster", "Kellertür", "Lichtschächte" usw. Hier können nun mehrere der Antworten ausgewählt werden.

Unter "Hilfetext" kann zusätzliche eine Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob die abgefragten Daten sensible Daten sind.

Arbeitsverteilung

Unter Arbeitsverteilung kann in einer Prozessvorlage für den gesamten Falltypen angegeben werden, wie die zugehörigen Fälle verteilt werden sollen. Die Mitglieder der je verantwortlichen Organisationseinheit können sich diese entweder nach dem Pull-Prinzip selbst nehmen, sie werden nach dem Push-Prinzip verteilt oder es wird bereits in der Prozessvorlage eine feste Zuweisung vorgenommen.

Pull-Prinzip

Werden Fälle nach dem "Pull"-Prinzip vergeben, "ziehen" sich die Beschäftigten selbstständig die Fälle, übernehmen also deren Verfahrensführung entsprechend ihrer derzeitigen Auslastung.

Man kann die Verfahrensführung eines Falles auch wieder abgeben, z.B. wenn man gerade viel zu tun und jemand anderes im Team noch Kapazitäten frei hat.

Push-Prinzip

Werden Fälle nach dem "Push"-Prinzip vergeben, weist die dafür zuständige Person (zum Beispiel die Führungskraft der Organisationseinheit) den Beschäftigten händisch die Verfahrensführung zu.

Feste Zuweisung

Bei einer festen Zuweisung wird bereits in der Prozessvorlage für den gesamten Falltypen (z.B. alle IT-Beschaffungsaufträge) genau festgelegt, wer für Fälle dieses Typen die Verfahrensführung übernimmt.

Funktionsblöcke

Ein Funktionsblock ist ein digitales Werkzeug, das für die Erledigung von Aufgaben benutzt wird. Für die analoge Arbeit werden Werkzeuge wie Stempel, Umlaufmappen und Dokumente benötigt - und bei der digitalen Arbeit im Shift Studio benutzt man stattdessen Funktionsblöcke wie die digitale Umlaufmappe oder Stellungnahme.

Für jeden Arbeitsschritt können ganz einfach alle Funktionsblöcke hinzugefügt werden, die man für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben braucht. Für eine Eingangsprüfung gibt man zum Beispiel im Block "Informationen" die Prüfkriterien an, oder in einem Arbeitsschritt mit Abstimmungsprozess fügt man eine ring- oder sternförmige Umlaufmappe hinzu.

Jeden der Funktionsblöcke kann man anschließend konfigurieren, sodass sie perfekt zum jeweiligen Falltypen und Arbeitsschritt passen.

Funktionsblock "Informationen"

Im Funktionsblock "Informationen" können den Beteiligten weiterführende Informationen zum jeweiligen Arbeitsschritt bereitgestellt werden, zum Beispiel Prüfkriterien, Punkte, auf die besonders geachtet werden soll oder Angaben dazu, was bei bestimmten Sonderfällen zu tun ist.rung.

Funktionsblock "Aufgaben"

Im Funktionsblock "Stellungnahme" können Beteiligte auf einem Arbeitsschritt dazu aufgefordert werden, eine Stellungnahme zu einem bestimmten Sachverhalt oder Dokument abzugeben. Dazu kann man weitere Informationen angeben, zum Beispiel zu den Kriterien oder Punkten, auf die in der Stellungnahme eingegangen werden soll. Stellungnahmen können außerdem spezifische Beteiligte zugewiesen werden.

Aus einer angefertigten Stellungnahme wird in der Fallbearbeitung automatisch ein Dokument erstellt.

Im Funktionsblock "Aufgaben" kann man die verschiedenen Aufgaben auflisten, die in einem Arbeitsschritt zu erledigen sind. Einzelne Aufgaben können auch einzelnen Beteiligten zugewiesen werden.

Außerdem kann zu jeder Aufgabe eine Checkliste erstellt werden, sodass die Beteiligten die Aufgaben abhaken können, sobald sie erledigt sind.

Funktionsblock "Stellungnahme"

Im Funktionsblock "Aufgaben" kann man die verschiedenen Aufgaben auflisten, die in einem Arbeitsschritt zu erledigen sind. Einzelne Aufgaben können auch einzelnen Beteiligten zugewiesen werden.

Außerdem kann zu jeder Aufgabe eine Checkliste erstellt werden, sodass die Beteiligten die Aufgaben abhaken können, sobald sie erledigt sind.

Funktionsblock "Entscheidung"

Im Funktionsblock "Entscheidung" können Beteiligte dazu aufgefordert werden, eine Entscheidung zu einem Sachverhalt zu treffen. Dazu kann man weitere Informationen angeben, zum Beispiel zu den Kriterien, auf deren Basis die Entscheidung getroffen werden soll. Dann kann man mehrere Entscheidungsoptionen zur Verfügung stellen, aus denen die verantwortliche Person dann eine auswählt.

Entscheidungen können spezifische Beteiligte zugewiesen werden. Außerdem wird diesen immer automatisch ein Textfeld zur Verfügung gestellt, in dem sie ihre Entscheidung begründen können.

Aus einer getroffenen Entscheidung wird in der Fallbearbeitung automatisch ein Dokument erstellt.

Funktionsblock "Umlaufmappe (ringförmig)"

Im Funktionsblock "Umlaufmappe (ringförmig)" können Dokumente anderen Beteiligten nacheinander zur Prüfung und Unterzeichnung bereitgestellt werden. Es kann genau festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die Beteiligten prüfen und unterzeichnen können, und ob sie zur Kenntnis nehmen, mit- oder schlusszeichnen sollen. Lehnt die erste Person in der Reihenfolge die Unterschrift ab, da sie mit den Dokumenten so nicht einverstanden ist, kann sie eine Begründung abgeben und die Umlaufmappe geht automatisch zurück an die für sie verantwortliche Person, die nun Änderungen vornehmen und die Umlaufmappe erneutstarten kann. Unterzeichnet sie, wird die nächste Person in der Reihenfolge automatisch informiert und kann prüfen und abzeichnen oder ablehnen - dies geht so lange, bis alle Beteiligten unterzeichnet haben. Wichtig: Im Shift Studio ist bei internen Prozessen keine handschriftliche Unterschrift nötig. Stattdessen, klickt man einfach den entsprechenden Button und das System zeichnet automatisch alle relevanten Informationen nachvollziehbar auf.

Funktionsblock "Umlaufmappe (sternförmig)"

Im Funktionsblock "Umlaufmappe (sternförmig)" können Dokumente anderen Beteiligten gleichzeitig zur Prüfung und Unterzeichnung bereitgestellt werden. Es kann für alle festgelegt werden, ob sie zur Kenntnis nehmen, mit- oder schlusszeichnen sollen. Nun können alle Beteiligten gleichzeitig die Dokumente prüfen, unterzeichnen oder ablehnen, und falls sie ablehnen eine Begründung dafür angeben. Die für die Umlaufmappe verantwortliche Person kann eine neue Version der Dokumente hochladen und die Beteiligten, die zuvor abgelehnt haben, erneut zur Unterzeichnung auffordern. Wichtig: Im Shift Studio ist bei internen Prozessen keine handschriftliche Unterschrift nötig. Stattdessen, klickt man einfach den entsprechenden Button und das System zeichnet automatisch alle relevanten Informationen nachvollziehbar auf.

Funktionsblock "Daten anfordern"

Über den Funktionsblock "Daten anfordern" können Beteiligte aufgefordert werden, Daten, Dokumente oder Dateien hochzuladen/ einzugeben. Das können zum Beispiel zuvor festgelegte Datenangaben sein (etwa nach einem Austausch mit anderen Beteiligten) oder ein Dokument, das im Zuge einer Aufgabe erstellt wurde. "Daten anfordern" bietet den Beteiligten auf einem Arbeitsschritt also die Möglichkeit eines Uploads oder der Ergänzung von Formulardaten.

Funktionsblock "Daten bereitstellen"

Über den Funktionsblock "Daten bereitstellen" können in einem Arbeitsschritt (und dadurch automatisch auch in den Arbeitsdaten) Dokumente, Links oder andere Daten und Dateien bereitgestellt werden. Lädt man Dateien in den Arbeitsschritt hoch, können die Beteiligten später in der Fallbearbeitung mit diesen arbeiten.

Kataloge (bald verfügbar)

Das Shift Studio stellt verschiedene Kataloge bereit. So gibt es einmal die automatisch erstellten Kataloge:

Ein Katalog aller Nutzer:innen einer Stadt wird automatisch durch das Shift Studio erstellt.

Klickt man bei der Erstellung einer Prozessvorlage auf einem Arbeitsschritt auf "Funktionsblock hinzufügen", wird eine automatisch erstellte Liste aller verfügbaren Funktionsblöcke geöffnet, aus denen man auswählen kann.

Dann gibt es noch die Kataloge, die von den Beschäftigten erstellt werden können, um ihr Wissen und ihre bereits erarbeitet Vorlagen miteinander und auch mit anderen Kommunen zu teilen.

Arbeitsschritte, die häufig Verwendung finden, wie etwa die Eingangsprüfung oder eine Abstimmung, können als standardisierte Arbeitsschritte gespeichert und so als Vorlage bei der Erstellung einer Prozessvorlage verwendet werden. Dann muss man die Texte und Daten im Arbeitsschritt nur noch an die eigenen Bedürfnisse anpassen, den Arbeitsschritt aber nicht komplett selbst erstellen. Wichtig hierbei: aus allen Arbeitsschritten sollten vor der Speicherung im Katalog alle personenbezogenen Daten und anderweitig schützenswerten Informationen entfernt werden.

Auch Prozessvorlagen können - nachdem schützenswerte Daten daraus entfernt wurden - in den Katalog für Prozessvorlagen aufgenommen werden. Andere Kommunen, die ebenfalls das Shift Studio benutzen, können diese Prozessvorlagen anschließend übernehmen und an ihre Bedürfnisse anpassen. So profitieren Kommunen von der bereits geleisteten Arbeit der anderen, können ihr eigenes Wissen teilen und die Vorteile der Standardisierung nutzen, ohne auf Individualisierung verzichten zu müssen.

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