Glossar
Hier findest du bündige Erklärungen zu den wichtigsten Begriffen im Shift Studio, mit direkten Links zu den jeweils relevanten Schnellanleitungen.
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Dadurch öffnet sich eine Suchleiste, in die du den Begriff eingeben kannst. Über die Pfeile dort kannst du dann durch alle Erwähnungen des Begriffs springen.
Allgemeines
Shift Studio
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Profil (Navigationsleiste)
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Benachrichtigungen (Navigationsleiste)
Egal, in welchem Bereich des Studios du dich befindest - ganz oben in der Navigationsleiste findest du immer deine Benachrichtigungen. Hier werden dir Änderungen und Neuigkeiten zu Fällen angezeigt, an denen du beteiligt bist.
Administration (Navigationsleiste)
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Prozessbibliothek (Navigationsleiste)
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Prozessvorlagen (Navigationsleiste)
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Fallübersicht (Navigationsleiste)
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Logo deiner Stadt (Navigationsleiste)
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Profil
In deinem Profil kannst du dieselben Angaben sehen, die auch anderen Nutzer:innen über dich angezeigt werden: Profilbild bzw. Avatarkürzel, dein Name und zu welchen Organisationseinheiten und Gruppen du gehörst. In den Profileinstellungen kannst du dein Passwort ändern sowie deine persönlichen Angaben anpassen und zum Beispiel eine Telefonnummer ergänzen oder ein Profilbild hochladen. Außerdem kannst du hier angeben, für welche Ereignisse du E-Mailbenachrichtigungen bekommen und welche Art von Zwei-Faktor-Authentifizierung du verwenden möchtest.
Profilbild (Profil)
Du kannst in deinem Profil in den Einstellungen ein Profilbild hochladen. Welche Voraussetzungen dieses erfüllen muss, kannst du dort direkt einsehen. Wenn du kein Profilbild hochlädst, werden in deinem Avatar (der Kreis, der dich als Nutzer:in symbolisiert) deine Initialen angezeigt (erster Buchstabe des Vor- und des Nachnamens).
Kontaktinformationen (Profil)
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Passwort zurücksetzen (Profil)
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Zwei-Faktor-Authentifizierung (Profil)
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung soll beim Login im Studio deine Identität bestätigen. Dazu gibst du im Login-Bereich deine Mailadresse und dein Passwort ein und wirst anschließend nach einem 6-stelligen Code gefragt, den du dort eintragen sollst. Je nachdem, welche Zwei-Faktor-Authentifizierung du in deinem Profil ausgewählt hast, bekommst du einen 6-stelligen Code per Mail zugeschickt (Standardeinstellung) oder kannst diesen einer Authenticator App entnehmen.
Organisationen (Profil)
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E-Mailbenachrichtigungen (Profil)
Das Shift Studio versendet automatisch E-Mailbenachrichtigungen an die E-Mailadresse, mit der du im Studio angemeldet bist. Diese Benachrichtigungen kannst du in deinen Profileinstellungen pro Anlasss ein- und ausschalten. Nur Systembenachrichtigungen (z.B. zum Passwort zurücksetzen) kannst du nicht ausschalten.
Administration
Admin
Administratoren können Nutzer:innen anlegen, bearbeiten und deaktivieren, Organisationseinheiten und Gruppen in diesen anlegen, bearbeiten und löschen, Nutzer:innen zu Administratoren machen, Nutzer:innen zu Organisationseinheiten und Gruppen hinzufügen und aus diesen entfernen, Nutzer:innen zusätzliche Berechtigungen innerhalb von Organisationseinheiten geben und Prozessvorlagen, aus Organisationseinheiten in andere Organisationseinheiten kopieren. Admins werden in der Navigationsleiste der Reiter "Administration" angezegit, über den sie in den Administrationsbereich gelangen.
Organisationseinheit
Eine Organisationseinheit bildet einen Fachbereich ab, der für einen bestimmten Aufgabenbereich zuständig ist (dies umfasst u.a. Sachgebeite, Abteilungen, Ämter, Dezernate, Projektbereiche usw., wie "Personaleinsatz", "Ideenmanagement" oder "Entwässerung"). In jeder Organisationseinheit können Gruppen angelegt werden, über die Teams und Aufgaben abgebildet werden (z.B. "Sachgebietsleitung", "Amtscontrolling" oder "Arbeitszeitänderungen"), und Beschäftigte können sowohl Organisationseinheiten, als auch den Gruppen in ihnen hinzugefügt werden.
Pro Organisationseinheit können zudem zusätzliche Berechtigungen vergeben werden.
Beschäftigte können Mitglied in verschiedenen Organisationseinheiten sein und ganz einfach über das Auswahlmenü in der Fallübersicht zwischen ihnen wechseln.
Im Profil werden alle Organisationseinheiten aufgeführt, in denen man Mitglied ist.
Nutzergruppen
In einer Organisationseinheit können beliebig viele Gruppen angelegt werden, denen Mitglieder zugeordnet werden können. In jeder Prozessvorlage und jedem Fall können den Gruppen dann Aufgaben zugewiesen werden (z.B. "Unterzeichnen"). Die Mitglieder der entsprechenden Gruppe können die Aufgabe dann, sobald sie erledigt werden muss, über ihren Gemeinsamen Arbeitsbereich im Namen der Gruppe übernehmen und auch wieder abgeben. So können Aufgaben je nach Auslastung und Zuständigkeit (z.B. als Stellvertretung) selbstständig übernommen werden. Wechselt eine Person ihre Stelle, muss sie nur aus der Gruppe bzw. Organisationseinheit entfernt und ggf. zu anderen hinzugefügt werden.
Stellvertretung
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Nutzer:innen
In einer Organisationseinheit können beliebig viele Gruppen angelegt werden, denen Mitglieder zugeordnet werden können. In jeder Prozessvorlage und jedem Fall können den Gruppen dann Aufgaben zugewiesen werden (z.B. "Unterzeichnen"). Die Mitglieder der entsprechenden Gruppe können die Aufgabe dann, sobald sie erledigt werden muss, über ihren Gemeinsamen Arbeitsbereich im Namen der Gruppe übernehmen und auch wieder abgeben. So können Aufgaben je nach Auslastung und Zuständigkeit (z.B. als Stellvertretung) selbstständig übernommen werden. Wechselt eine Person ihre Stelle, muss sie nur aus der Gruppe bzw. Organisationseinheit entfernt und ggf. zu anderen hinzugefügt werden.
Zusätzliche Berechtigungen
Innerhalb jeder Organisationseinheit können pro Nutzer:in zusätzliche Berechtigungen vergeben werden. Diese werden gelegentlich erweitert. Aktuell stehen folgende Berechtigungen zur Verfügung:
- Prozessvorlagen bearbeiten
Nutzer:innen dürfen die Prozessvorlagen einer Organisationseinheit einsehen und bearbeiten sowie neue Vorlagen erstellen.
- Prozessvorlagen zur Nutzung freigeben
Nutzer:innen mit dieser Berechtigung dürfen Prozessvorlagen freigeben, sodass die dort als berechtigt eingetragenen Personen zur Vorlage gehörige Fälle starten und bearbeiten können. Auch dürfen sie Prozessvorlagen zurückziehen, sodass keine Fälle mehr damit gestartet werden können, und die Vorlage wieder bearbeitet werden kann, und sie können Prozessvorlagen archivieren oder löschen.
- Prozessvorlagen in Bibliothek veröffentlichen
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- Fälle verwalten
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- Organisationseinheit verwalten
Nutzer:innen können Einstellungen an Organisationseinheiten vornehmen: Informationen zur Organisationseinheit verwalten, Gruppen erstellen und löschen, Nutzer:innen zur Organisationseinheit und Gruppen hinzufügen, aus diesen entfernen und deren zusätzliche Berechtigungen einstellen.
- Archiv verwalten
Nutzer:innen können auf alle archivierten Fälle einer Organisationseinheit zugreifen, diese einsehen, deren Fallakten herunterladen und die Fälle final aus dem Studio löschen.
Fallübersicht
In der Fallübersicht werden alle Fälle angezeigt, die dich und deine Organisationseinheiten bzw. Gruppen betreffen. Von hier aus kannst du in die Fallbearbeitung einzelner Fälle springen und neue Fälle starten.
Die Fallübersicht hat verschiedene Reiter, die dir verschiedene, fpr dich relevante Fälle anzeigen: Den "Gemeinsamen Arbeitsbereich", "Mein Arbeitsbereich" und das "Archiv".
Suche (Fallübersicht)
In der Suchleiste deiner Fallübersicht kannst du alle aktuellen Fälle und die in ihnen enthaltenen Daten und Informationen nach Begriffen durchsuchen.
Filter (Fallübersicht)
Über der Falltabelle gibt es verschiedene Filter, über die man sich nur bestimmte Fälle anzeigen lassen kann. Unter "Alle Fälle" findest du zum Beispiel alle Fälle, für die deine Organisationseinheit zuständig ist, und über den Filter "Meine Fälle" kann man sich nur die Fälle anzeigen lassen, für die man selbst zuständig oder an denen man beteiligt ist.
Neuen Fall starten (Falübersicht)
Aus deiner Fallübersicht heraus kannst du selbst neue Fälle anstoßen, z.B. wenn du einen Antrag stellen, eine Laufmappe starten oder einen Bericht abgeben möchtest.
Wenn du auf "Neuen Fall starten" klickst, werden dir alle Falltypen angezeigt, die du in deiner Rolle starten darfst. Aus diesen kannst du dann auswählen.
Falltabelle
Die Falltabelle ist das Kernstück deiner Fallübersicht - in ihr werden alle Fälle mit für dich relevanten Informationen aufgelistet.
Über das Zahnrad rechts unter der Suchleiste kannst du die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern sowie dir Spalten ein- und ausblenden lassen.
Fallnummer (Fallübersicht)
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Status (Fallübersicht)
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Gestartet am (Fallübersicht)
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Ausgelöst von (Fallübersicht)
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Prozesstyp (Fallübersicht)
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Fallverantwortlich (Fallübersicht)
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Aktueller Arbeitsschritt (Fallübersicht)
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Aktuelle Aufgaben (Fallübersicht)
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Arbeitstitel (Fallübersicht)
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Frist am (Fallübersicht)
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Zugewiesene Gruppe (Fallübersicht)
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Widerspruchsfrist (Fallübersicht)
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Mein Arbeitsbereich
In "Mein Arbeitsbereich" findest du alle Fälle, an denen du jetzt gerade eine Aufgabe erledigen ("Aktuelle Aufgaben") und solche, an denen du bereits eine Aufgabe erledigt hast oder künftig beteiligt sein wirst ("In Bearbeitung").
Aktuelle Aufgaben (Mein Arbeitsbereich)
Hier findest du alle Fälle, an denen du jetzt eine Aufgabe erledigen musst. Das kann eine Unterschrift oder die Bearbeitung eines Arbeitsschrittes sein, aber auch die Freigabe, Überprüfung oder der Abschluss eines Arbeitsschrittes, wenn du für diesen oder den gesamten Fall verantwortlich bist. Sobald du die entsprechende Aufgabe erledigt hast und als nächstes jemand anderes mit der Bearbeitung des entsprechenden Falles dran ist (statt dir), verschwindet der Fall aus dem Bereich "Aktuelle Aufgaben", ist aber noch unter "In Bearbeitung" einsehbar.
Fälle mit meiner Beteiligung (Mein Arbeitsbereich)
In deinem Arbeitsbereich findest du unter "In Bearbeitung" alle Fälle, an denen du bereits eine Aufgabe erledigt hast, oder noch Aufgaben erledigen wirst (also alle Fälle, an denen du beteiligt warst, bist oder sein wirst).
Von mir gestartet (Mein Arbeitsbereich)
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Gemeinsamer Arbeitsbereich
Im Gemeinsamen Arbeitsbereich findest du alle Fälle, an denen Gruppen beteiligt sind, in denen du Mitglied bist. Hier kannst du im Reiter "Nicht zugewiesene Aufgaben" im Namen deiner Gruppen offene Aufgaben übernehmen und unter "In Bearbeitung" als Stellvertretung Aufgaben beitreten.
Offene Aufgaben (Gemeinsamer Arbeitsbereich)
Unter "Nicht zugewiesene Aufgaben" im Reiter "Gemeinsamer Arbeitsbereich" findest du alle Fälle, in denen die Gruppen, in denen du Mitglied bist, jetzt eine Aufgabe (z.B. "Unterzeichnen") erledigen müssen. Du kannst jeden dieser Fälle öffnen und am entsprechenden Arbeitsschritt der Gruppenaufgabe "Beitreten" und dir diese Aufgabe so selbst zuweisen. Der Fall verschwindet dadurch für alle anderen Mitglieder der entsprechenden Gruppe aus dem Reiter "Nicht zugewiesene Aufgaben" und landet unter "In Bearbeitung". Der von dir übernommene Fall landet in bei dir in "Mein Arbeitsbereich" unter "Aktuelle Aufgaben". Gibt jemand die Aufgabe wieder ab, bevor er/sie diese erledigt hat, landet sie erneut unter "Nicht zugewiesene Aufgaben" und kann von einem anderen Mitglied der Gruppe übernommen werden.
Stellvertretung (Gemeinsamer Arbeitsbereich)
Hier findest du alle Fälle, in denen Aufgaben, die Gruppen zugewiesen wurden, in denen du Mitglied bist, von anderen Mitgliedern der Gruppe übernommen wurden. Hat jemand sich eine Aufgabe zugewiesen, ist dann aber zum Beispiel krank geworden und muss vertreten werden, kannst du hier der Aufgabe beitreten und sie statt der erkrankten Person im Namen der Gruppe erledigen.
Alle Fälle
Hier findest du alle Fälle, die du einsehen darfst. Suchst du einen bestimmten Fall und bist dir nicht sicher, in welchem Bereich er sich befindet, kannst du hier alle Fälle durchsuchen, auf die du Zugriff hast.
Neu, In Bearbeitung, Archiviert (Alle Fälle)
Hier kannst du alle Fälle, die du sehen darfst, nach ihrem Bearbeitungsstatus filtern.
Ohne Beteiligte (Alle Fälle)
Hier findest du alle Fälle, die du sehen darfst, und bei denen keine Beteiligten eingetragen sind. Darüber kannst du feststellen, welche Fälle deshalb evtl. liegengeblieben sind.
Archiv
Im Archiv werden dir alle abgeschlossenen Fälle angezeigt. Entsprechend deiner Beteiligungsart an den Fällen und deinen Berechtigungen kannst du hier abgeschlossene Fälle einsehen (unter "Abgeschlossen - beteiligt"), deren Akten herunterladen und Fälle löschen, falls die Voraussetzungen dafür erfüllt sind (unter "Abgeschlossen - fallverantwortlich" bzw. unter "Abgeschlossen - alle").
Wird ein abgeschlossener Fall, der die jeweiligen Voraussetzungen für die Löschung erfüllt, nicht händisch von fallverantwortlichen Personen (oder ggf. solchen mit der zusätzlichen Berechtigung "Archiv verwalten") aus dem Studio gelöscht, werden die Fälle nach Ablauf der für die gesamten Umgebung eingestellten Archivierungsdauer automatisch aus dem Studio gelöscht.
Abgeschlossen - beteiligt (Archiv)
Unter "Abgeschlossen - Beteiligt" findest du alle Fälle, an denen du beteiligt warst. Du kannst hier dieselben Teile des jeweiligen Prozesses einsehen, die du auch einsehen konntest, als er noch in Bearbeitung war.
Abgeschlossen - fallverantwortlich (Archiv)
Unter "Abgeschlossen - fallverantwortlich" findest du alle Fälle, bei denen du fallverantwortlich bist, kannst diese einsehen und direkt aus der Falltabelle die Fallakte herunterladen.
Erfüllen die abgeschlossenen Fälle die Voraussetzungen dafür, aus dem Studio gelöscht zu werden (z.B. wenn der Fall eine Widerspruchsfrist hatte, die nun abgelaufen ist), kannst du dies hier ebenfalls tun. Achte darauf, dass du nur Fälle löschen solltest, von denen du die jeweilige Fallakte heruntergeladen und entsprechend der Vorgaben deines Arbeitgebers archiviert hast (z.B. in eurer E-Akte).
Abgeschlossen - Alle Fälle (Archiv)
Unter "Abgeschlossen - alle" werden dir, wenn du in mind. einer Organisationseinheit die zusätzliche Berechtigung "Archiv verwalten" hast, alle abgeschlossenen Fälle aus der/den Organisationseinheit/en angezeigt, in der/denen du das entsprechende Recht hast. Hier kannt du dann von all diesen Fällen die Fallakten herunterladen und diejenigen, welche die Voraussetzungen dafür erfüllen (z.B. wenn der Fall eine Widerspruchsfrist hatte, die nun abgelaufen ist), aus dem Studio löschen. Achte darauf, dass du nur Fälle löschen solltest, von denen du die jeweilige Fallakte heruntergeladen und entsprechend der Vorgaben deines Arbeitgebers archiviert hast (z.B. in eurer E-Akte).
Fallbearbeitung
Für jeden Falltypen wird im vorhinein eine Prozessvorlage erstellt, in der abgebildet wird, wie die Fälle dieses Typen zu bearbeiten sind. Öffnet man einen Fall, sind dort daher bereits alle Arbeitsschritte und Funktionen abgebildet, die für die Fallbearbeitung benötigt werden. Um den Fall zu bearbeiten, kann man also einfach die dort vorgegebenen Arbeitsschritte abarbeiten.
Fall
Ein Fall ist ein Auftrag, Antrag oder eine ähnliche Aufgabe, die bearbeitet werden muss. Ein Fall hat immer einen bestimmten Falltypen, und kann z.B. ein Urlaubsantrag, Beschaffungsauftrag oder Abstimmungsprozess sein. Die Organisationseinheit, die für einen Falltypen zuständig ist, bekommt automatisch alle eingehenden Fälle dieses Typen in ihrer Falltabelle angezeigt.
Falltypen
Jeder Fall hat einen Falltypen, ist also zum Beispiel ein Urlaubsantrag, ein Auftrag für eine Beschaffung oder eine Anmeldung von Personalbedarf. Jeder Falltyp basiert auf einer Prozessvorlage, in der zugehörige Formulare, nötige Arbeitsschritte und Funktionen abgebildet werden und festgelegt wird, wer für die Fallbearbeitung des Falltyps zuständig ist.
Beteiligungsformen
Im Studio gibt es verschiedene Formen der Beteiligung. So wird sichergestellt, dass jeder immer genau die Rechte zur Bearbeitung und Einsicht hat, die er für die Bearbeitung der jeweiligen Fälle benötigt.
Fallverantwortung
Wer die Fallverantwortung für einen Fall innehat, ist hauptverantwortlich für dessen Bearbeitung und kann z.B. weitere Beteiligte hinzufügen oder den Fall final abschließen.
Es können auch mehrere Personen die Fallverantwortung für einen Fall innehaben, und diese kann auch wieder abgegeben, anderen zugewiesen oder entzogen werden.
Beteiligte
Beteiligte übernehmen eine oder mehrere Aufgaben in einem Fall. Sie können diese Aufgaben übernehmen und erledigen sowie Kommentare verfassen und die Schritte als PDF exportieren, an denen sie beteiligt sind.
Einsicht
Personen mit der Berechtigung, Fälle oder einzelne Schritte einzusehen, können genaus dies tun, Kommentare verfassen und die Schritte als PDF exportieren, die sie sehen dürfen.
Zuweisung von Aufgaben
Aufgaben (z.B. Unterschriften, aber auch die Fallverantwortung) können auf verschiedene Arten vergeben werden: sie können direkt an verschiedene Personen, Nutzergruppen (z.B. "Sachbearbeitung Fortbildungen" oder sog. Platzhalter vergeben werden (Zuweisung mehrerer Aufgaben pro Fall an dieselbe Person einer Gruppe).
Zuweisung an Nutzer:innen
Wenn Aufgaben direkt an Nutzer:innen gewiesen werden, können sie nur von der jeweiligen Person erledigt werden. Ist die entsprechende Aufgabe an der Reihe, landet der zugehörige Fall bei der Person im eigenen Arbeitsbereich unter "Aktuelle Aufgaben".
Zuweisung an Gruppen
Wird eine Aufgabe an eine Gruppe gewiesen, können alle Mitglieder dieser Gruppe (und die Stellvertretung) diese übernehmen. Ist die entsprechende Aufgabe an der Reihe, landet der zugehörige Fall bei allen Mitgliedern im gemeinsamen Arbeitsbereich unter "Offene Aufgaben" und bei der Stellvertetung in "Stellvertretung". Sobald eine Person die Aufgabe übernimmt, verschwindet der Fall aus dem gemeinsamen Arbeitsbereich und landet im eigenen Bereich der nun verantwortlichen Person. Übernommene Aufgaben können auch wieder abgegeben werden und erscheinen dadurch erneut im gemeinsamen Arbeitsbereich.
Zuweisung an Platzhalter
Die zuweisung an Platzhalter funktioniert ähnlich wie die an Gruppen. Der Unterschied ist der, dass alle Aufgaben, die innerhalb eines Falles einer Gruppe zugewiesen sind, automatisch der Person aus der Gruppe zugewiesen wird, die den Platzhalter übernimmt. So wird sichergestellt, dass dieselbe Person aus der Gruppe alle Aufgaben im Fall bearbeitet (und dieser nicht bei jeder neuen Aufgabe für die Gruppe wieder im gemeinsamen Arbeitsbereich landet).
Arbeitsschritte
In jedem Fall sind alle Arbeitsschritte aufgelistet, die nacheinander bearbeitet werden müssen, um den Fall abzuschließen. Arbeitsschritte haben einen Titel, der beschreibt, worum es in diesem Schritt geht, Aufgaben, die erledigt werden müssen und die nötigen Funktionen dafür, zum Beispiel Stellungnahmen, Kommentarfunktionen, Umlaufmappen und Fristen.
Auf jedem Arbeitsschritt sind die Beteiligten vermerkt, die für die Bearbeitung der Aufgaben verantwortlich sind. Wurden alle Aufgaben auf einem Arbeitsschritt erledigt, wird er durch die Verfahrensführung überprüft und abgeschlossen. Damit wird automatisch der nächste Arbeitsschritt aktiv und kann nun von den jeweils Verantwortlichen bearbeitet werden.
Aufgaben
In jedem Fall sind alle Arbeitsschritte aufgelistet, die nacheinander bearbeitet werden müssen, um den Fall abzuschließen. Arbeitsschritte haben einen Titel, der beschreibt, worum es in diesem Schritt geht, Aufgaben, die erledigt werden müssen und die nötigen Funktionen dafür, zum Beispiel Stellungnahmen, Kommentarfunktionen, Umlaufmappen und Fristen.
Auf jedem Arbeitsschritt sind die Beteiligten vermerkt, die für die Bearbeitung der Aufgaben verantwortlich sind. Wurden alle Aufgaben auf einem Arbeitsschritt erledigt, wird er durch die Verfahrensführung überprüft und abgeschlossen. Damit wird automatisch der nächste Arbeitsschritt aktiv und kann nun von den jeweils Verantwortlichen bearbeitet werden.
Inhalte (Elemente und Gruppen)
In jedem Fall sind alle Arbeitsschritte aufgelistet, die nacheinander bearbeitet werden müssen, um den Fall abzuschließen. Arbeitsschritte haben einen Titel, der beschreibt, worum es in diesem Schritt geht, Aufgaben, die erledigt werden müssen und die nötigen Funktionen dafür, zum Beispiel Stellungnahmen, Kommentarfunktionen, Umlaufmappen und Fristen.
Auf jedem Arbeitsschritt sind die Beteiligten vermerkt, die für die Bearbeitung der Aufgaben verantwortlich sind. Wurden alle Aufgaben auf einem Arbeitsschritt erledigt, wird er durch die Verfahrensführung überprüft und abgeschlossen. Damit wird automatisch der nächste Arbeitsschritt aktiv und kann nun von den jeweils Verantwortlichen bearbeitet werden.
Fristen
Auf einzelnen Arbeitsschritten können jeweils Fristen gesetzt werden, um den Zeitraum festzulegen, innerhalb dessen die Aufgaben auf dem Schritt erledigt werden sollen. Die Beteiligten auf dem Arbeitsschritt bekommen dann jeweils eine Benachrichtigung drei Tage und einen Tag vor Ablauf der Frist, sowie am Ablauftag selbst und am Tag, nachdem die Frist überschritten wurde.
Fristen können außerdem für ganze Prozessvorlagen eingestellt werden. Alle Fälle dieses Falltypen (z.B. alle Urlaubsanträge, Beschaffungsaufträge usw.) müssen dann innerhalb der gesetzten Frist bearbeitet werden.
Kommentare
Auf einzelnen Arbeitsschritten können jeweils Fristen gesetzt werden, um den Zeitraum festzulegen, innerhalb dessen die Aufgaben auf dem Schritt erledigt werden sollen. Die Beteiligten auf dem Arbeitsschritt bekommen dann jeweils eine Benachrichtigung drei Tage und einen Tag vor Ablauf der Frist, sowie am Ablauftag selbst und am Tag, nachdem die Frist überschritten wurde.
Fristen können außerdem für ganze Prozessvorlagen eingestellt werden. Alle Fälle dieses Falltypen (z.B. alle Urlaubsanträge, Beschaffungsaufträge usw.) müssen dann innerhalb der gesetzten Frist bearbeitet werden.
Werkzeugleiste
Die Werkzeugleiste ist eine ein- und ausklappbare Spalte in jedem eingegangenen Fall, in der viele wichtige Werkzeuge für die Fallbearbeitung gesammelt sind. Hier findest du die Bearbeitungshistorie, in der aufgezeichnet wird, wer wann welche Handlungen auf dem Fall vollzogen hat, die Prozessübersicht, in der die verschiedenen Arbeitsschritte aufgelistet sind, die für die Fallbearbeitung erledigt werden müssen, sowie alle Kommentare und Vermerke, die zu dem Fall bereits verfasst wurden. Damit bietet die Werkzeugleiste dir immer einen guten Überblick über die wichtigsten Vorgänge des Falls.
Fallinformationen
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Falldaten
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Bearbeitungshistorie
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Dokumente
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Fallkommentare und persönliche Notizen
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Arbeitsschritt-Einstellungen
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Arbeitsschritt-Inhalte
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Prozessvorlagen
Eine Prozessvorlage ist die Abbildung eines Verwaltungsvorgangs im Shift Studio, sodass dieser anschließend digital durchgeführt werden kann. Das ist sowohl für verwaltungsinterne Prozesse wie die Anmeldung von Personalbedarf möglich, als auch für Bürgerservices.
Die Durchführung eines analogen Prozesses sieht ungefähr so aus: ein oder mehrere Formulare werden ausgefüllt und eingereicht, und die für diesen Prozess verantwortlichen Beschäftigten führen die nötigen Arbeitsschritte durch, um das Anliegen zu bearbeiten. Dabei verwenden sie die Werkzeuge, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, wie Stempel, Dokumente und Umlaufmappen.
Derselbe Prozess hat genau dieselben Elemente, wenn er im Shift Studio digitalisiert wird: zunächst werden alle zugehörigen Formulare digitalisiert bzw. verknüpft. Dann bildet man die Arbeitsschritte ab, die erledigt werden müssen, um den Prozess abzuschließen - zum Beispiel eine Eingangsprüfung oder ein Abstimmungsprozess.
Für jeden Arbeitsschritt können die Werkzeuge bzw. Funktionsblöcke ausgewählt werden, die für seine Durchführung benötigt werden, wie etwa Dateiuploads, digitale Umlaufmappen oder Stellungnahmen. Außerdem werden für jeden Arbeitsschritt die je zuständigen Beschäftigten ausgewählt, sodass auch digital für jeden Schritt des Prozesses genau die Expert:innen involviert werden, die am besten bei dessen Durchführung helfen können.
Die Prozessvorlage wird anschließend freigegeben und liefert nun das Schema für die Bearbeitung aller Fälle des dort abgebildeten Falltypen.
Arbeitsschritt (Prozessvorlage)
In Arbeitsschritten werden die Aufgaben abgebildet, die nacheinander erledigt werden müssen, um einen Fall abzuarbeiten. Ein Arbeitsschritt kann zum Beispiel eine Eingangsprüfung oder die Stellungnahme zu einem Dokument sein. Jeder Arbeitsschritt bekommt einen beschreibenden Titel, Aufgaben, die erledigt werden müssen und die dafür benötigen Funktionsblöcke, zum Beispiel Dateiuploads, digitale Umlaufmappen und Entscheidungen. Auf jeden Arbeitsschritt werden außerdem die Beteiligten hinzugefügt, die für die Bearbeitung der Aufgaben verantwortlich sind.
Formular einbetten
Online-Formulare sind bereits digitalisierte und auf einer Webseite zur Verfügung gestellte Formulare. Um ein Formular auf einer Webseite einzubinden, wird dort das zu diesem gehörige, sogenannte "Code-Snippet" in den Code der Webseite eingebaut. Um das dortige Online-Formular mit der entsprechenden Prozessvorlage im Shift Studio zu verknüpfen, muss nur das zugehörige Code-Snippet unter "Datenquellen" in das entsprechende Feld kopiert werden.
Einstellungen der Elemente
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Titel (Elemente)
Im Titel eines Formularfelds gibt man an, welche Daten die ausfüllende Person darunter angeben soll, z.B. "Name, Vorname" (Eingabefeld), "Hatten Sie schon einmal Wasser im Keller?" (Einfachauswahl) oder "Wie ist das Wasser in Ihren Keller gelaufen?" (Mehrfachauswahl).
Platzhalter (Elemente)
Hier kann ein Beispieltext angegeben werden, der der ausfüllenden Person ein besseres Verständnis gibt, welcher Art die hier erfragten Daten sind, wie ausführlich geantwortet werden soll etc. (z.B. Titel: Name, Vorname - gegebenes Beispiel: Mustermann, Max; oder Titel: Adresse - Beispiel: Hauptstraße 1, 12345 Musterstadt)
Pflichtfeld (Elemente)
Über diesen Button kann angegeben werden, ob das zugehörige Formularfeld ausgefüllt werden muss. Ist es nicht als Pflichtfeld markiert, kann es übersprungen werden. Ist es als Pflichtfeld markiert, kann das zugehörige Formular nur dann abgeschickt werden, wenn dieses Formularfeld ausgefüllt wurde.
Hilfetext (Elemente)
Zu jedem Formularfeld kann ein Hilfetext bereitgestellt werden, um weitere Informationen zu geben, zum Beispiel einen Hinweis, wo man die abgefragten Daten findet oder warum diese benötigt werden. Wenn man einen Hilfetext bereitstellt, wird der ausfüllenden Person neben dem Titel des Formularfelds ein kleines Hilfesymbol angezeigt. Geht sie mit dem Mauszeiger darauf, erscheint der Hilfetext.
Titel verbergen (Elemente)
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Typen von Elementen
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Eingabefeld (Elemente)
Ein Eingabefeld gibt der ausfüllenden Person ein leeres Feld, in das sie ihre Antwort eintippen kann. Im Formular-Editor wird dazu unter "Titel" eingetragen, welche Daten die Person angeben soll (z.B. Name, Adresse, Amt).
Unter "Beispiel" kann ein Beispieltext und unter "Hilfetext" eine zusätzliche Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und die abgefragten Daten sensible Daten sind.
Textfeld (Elemente)
In einem Textfeld können der ausfüllenden Person weiterführende Informationen gegeben werden, zum Beispiel zum Bearbeitungsprozess oder zu Konditionen das Antrags.
Einfachauswahl - Drop-Down (Elemente)
Bei einer Einfachauswahl werden der ausfüllenden Person mehrere Antwortmöglichkeiten zu einer Frage oder einem Thema vorgegeben, von der sie nur eine auswählen kann. Ein Beispiel für eine Einfachauswahl ist "Hatten Sie schon einmal Wasser im Keller?" mit den Antwortmöglichkeiten "Ja" oder "Nein".
Unter "Hilfetext" kann eine Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob die abgefragten Daten sensible Daten sind.
Einfachauswahl - Radio (Elemente)
Bei einer Einfachauswahl werden der ausfüllenden Person mehrere Antwortmöglichkeiten zu einer Frage oder einem Thema vorgegeben, von der sie nur eine auswählen kann. Ein Beispiel für eine Einfachauswahl ist "Hatten Sie schon einmal Wasser im Keller?" mit den Antwortmöglichkeiten "Ja" oder "Nein".
Unter "Hilfetext" kann eine Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob die abgefragten Daten sensible Daten sind.abc
Mehrfachauswahl (Elemente)
Bei einer Mehrfachauswahl werden der ausfüllenden Person mehrere Antwortmöglichkeiten zu einer Frage oder einem Thema vorgegeben, von der sie beliebig viele auswählen kann. Ein Beispiel für eine Mehrfachauswahl ist die Frage "Wie ist das Wasser in Ihren Keller gelaufen?" mit den Antwortmöglichkeiten "Kellerfenster", "Kellertür", "Lichtschächte" usw. Hier können nun mehrere der Antworten ausgewählt werden.
Unter "Hilfetext" kann zusätzliche eine Erklärung zu den abgefragten Daten eingegeben werden. Außerdem kann angegeben werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und ob die abgefragten Daten sensible Daten sind.
Datei-Upload (Elemente)
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Referenz (Elemente)
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