Aktenzeichen einstellen
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Hier erfährst du, wie du in Prozessvorlagen ein Aktenzeichen anlegen kannst.
1. Was ist das Aktenzeichen?
Das Aktenzeichen ist digital dasselbe wie analog: es soll eine eindeutige Identifizierung einer Akte ermöglichen.
Es kann an die jeweiligen Spezifika des Fachbereichs und des Prozesstyps angepasst werden und wird ausschließlich in den Fallinformationen des jeweiligen Falls sowie in den PDFs von Arbeitsschritt-Exporten und der Fallakte angezeigt.
2. Das Aktenzeichen einstellen
Klicke in der Prozessvorlage auf den Reiter "Fallinformationen" links in der Werkzeugleiste.
Klicke dann in das Eingabefeld unter "Basis des Aktenzeichens" und gib eine Aktenzeichenbasis ein.
Egal, was du eingibst: hinter deine Eingabe werden automatisch das Datum und eine hochzählende Nummer gehängt. Dies soll sicherstellen, dass jedes Aktenzeichen pro Fall einzigartig ist.
Unterhalb des Eingabefeldes wird dir immer angezeigt, wie das Aktenzeichen mit deiner aktuellen Eingabe aussehen würde.
Du kannst etwa das kurze Organisationszeichen deines Fachbereiches und die Initalen des Prozesses eingeben.
Für die Einheit mit dem Kürzel 11 02 und den Prozess "Dienstbefreiung im Rahmen der Personalentwicklung" könntest du zum Beispiel "11.02.DRP" eingeben. Ein Fall dieses Typs hätte dann z.B. das Aktenzeichen 11.02.DRP.20221129.0001.
3. Das Aktenzeichen pro Fall
Das von dir eingegebene Aktenzeichen wird automatisch auf jeden Fall übertragen, der auf Basis der Prozessvorlage gestartet wird.
Es kann aber auch bei Bedarf pro Einzelfall von der jeweils fallverantwortlichen Person angepasst werden.
