Automatisierungseinstellungen vornehmen

1. Tipps und Hinweise zur automatischen Freigabe

1.1 Hinweise zur Freigabe

Die automatische Freigabe auf neuen Arbeitsschritten ist standardmäßig eingeschaltet.

Wenn du die automatische Freigabe einschaltest, wird der Schritt nach Abschluss des vorigen automatisch gestartet und die Personen, die mit den darin enthaltenen Aufgaben an der Reihe sind informiert, dass sie mit der Bearbeitung starten können.

Wenn du die automatische Freigabe ausschaltest, muss die fallverantwortliche oder für den Schritt verantwortliche Person den Schritt händisch freigeben.

Gibt es keine für den Schritt verantwortliche Person und ist die Fallverantwortung zu diesem Zeitpunkt noch nicht Teil des Prozesses, kann dies dafür sorgen, dass der Fall nicht weiter bearbeitet werden kann.

Stelle also sicher, dass du die richtige Einstellung für den jeweiligen Schritt wählst.

2.2 Unsere Empfehlung zur Freigabe

Nutze immer die automatische Freigabe.

So stellst du sicher, dass kein Prozess aus Versehen zwischen zwei Schritten "liegen bleibt"

Muss die zuständige Sachbearbeitung oder eine andere beteiligte Person die Inhalte des Schrittes noch prüfen, bevor sie an weitere Personen gehen, kannst du die Bearbeitungsreihenfolge des entsprechenden Schrittes auf "Linear" stellen und als erste Aufgabe "Prüfung der Inhalte" o.ä. anlegen und der Gruppe zuweisen, die diese erledigen soll.

Dann werden deren Mitglieder, sobald der Schritt automatisch gestartet wurde, informiert, dass sie die Inhalte prüfen sollen. Haben sie dies getan und ihre Bearbeitung abgeschlossen, geht der Arbeitsschritt ganz normal weiter an die nächsten Personen.

3. Automatischer Abschluss - Optionen

Beim automatischen Abschluss eines Arbeitsschrittes gibt es mehrere Einstellungsoptionen, die im Folgenden erklärt werden.

Tipp: unterhalb von der aktuellen Einstellung wird immer ein Erklärungstext für diese eingeblendet.

3.1 Kein automatischer Abschluss

Ist "Kein automatischer Abschluss" eingestellt, wird der Schritt händisch durch Verantwortliche abgeschlossen. Ihnen wird dann, sobald alle Aufgaben erledigt wurden, rechts unten der Button "Schritt abschließen" angezeigt.

Diese Einstellung sollte verwendet werden, wenn es sich um einen Arbeitsschritt handelt, der durch eine für diesen oder den ganzen Fall verantwortliche Person überprüft werden soll, bevor er abgeschlossen wird.

3.2 Wenn alle Aufgaben abgeschlossen

Bei dieser Einstellung wird der Arbeitsschritt automatisch abgeschlossen, sobald alle dort zugewiesenen Aufgaben (Sichtvermerke, Unterschriften etc.) abgeschlossen sind.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Aufgaben abgeschlossen oder abgelehnt wurden.

Diese Einstellung kann verwendet werden, wenn es zum Beispiel um einen Arbeitsschritt geht, auf dem nur Sichtvermerke zur Kenntnisnahme eines Prozessergebnisses getätigt werden müssen.

3.3 Wenn alle Aufgaben positiv abgeschlossen

Bei dieser Einstellung wird der Arbeitsschritt automatisch abgeschlossen, sobald alle dort zugewiesenen Aufgaben (Sichtvermerke, Unterschriften etc.) positiv abgeschlossen sind.

Das heißt, der Schritt wird nur dann abgeschlossen, wenn niemand die Aufgabe abgelehnt hat und alle Aufgaben erledigt wurden.

Diese Einstellung sollte nur verwendet werden, wenn im Reiter "Beteiligte" die Bearbeitungsreihenfolge "Linear" eingestellt ist und es eine:n für den Arbeitsschritt oder den ganzen Fall Verantwortliche:n gibt.

Lehnt niemand eine Aufgabe (z.B. eine Unterschrift) ab, wird der Schritt automatisch abgeschlossen. Wird eine Aufgabe abgelehnt, muss dann die für den Schritt oder Fall verantwortliche Person entscheiden, wie weiter verfahren werden soll und den Schritt händisch abschließen.

3.4 Wenn alle Aufgaben abgeschlossen oder sobald eine Ablehnung erfolgt

Hier wird der Schritt entweder abgeschlossen, wenn alle ihre Aufgaben erledigt haben, oder sobald jemand eine Unterschrift ablehnt.

Lehnt niemand eine Aufgabe (z.B. eine Unterschrift) ab und werden alle Aufgaben erledigt, wird der Schritt automatisch abgeschlossen.

Wird eine Aufgabe (etwa eine Unterschrift) abgelehnt, endet der Schritt ebenfalls automatisch.

Wir empfehlen diese Einstellung

- für Arbeitsschritte mit Zechnungsketten auf dem Dienstweg,

- auf denen es keine:n für diesen Schritt Verantwortlichen und noch keinen Fallverantwortliche:n gibt, der / die den Schritt händisch abschließen könnte

- wenn im Reiter "Beteiligte" die Bearbeitungsreihenfolge "Linear" eingestellt ist,

- wenn bei den Unterschriftenaufgaben jeweils "Bei Ablehnung nachfolgende Aufgaben abbrechen" eingestellt ist und

- wenn nach diesem Schritt die fallverantwortliche Person übernimmt, sodass sie entsprechend der abgelehnten oder getätigten Unterschriften entscheiden kann, wie es im Prozess weitergeht.

4. Tipps zum automatischen Abschluss

4.1 Hinweise zum Abschluss

Der automatische Abschluss auf neuen Arbeitsschritten ist standardmäßig ausgeschaltet.

- Wenn der automatische Abschluss eingeschaltet ist, wird der Schritt automatisch abgeschlossen, sobald die Voraussetzungen entsprechend der jeweiligen Einstellung erfüllt sind.

- Wenn der automatische Abschluss ausgeschaltet ist, muss die fallverantwortliche oder für den Schritt verantwortliche Person den Schritt händisch abschließen.

Gibt es keine für den Schritt verantwortliche Person und ist noch keine Fallverantwortung beigetreten, kann dies dafür sorgen, dass der Fall nicht weiter bearbeitet werden kann.

Stelle also sicher, dass du die richtige Einstellung für den jeweiligen Schritt wählst.

4.2 Unsere Empfehlungen:

- Ist die Fallverantwortung zu diesem Zeitpunkt bereits Teil des Prozesses und soll der Arbeitsschritt vor Abschluss von ihr noch einmnal überprüft werden, wähle "Kein automatischer Abschluss".

- Gibt es eine oder mehrere Aufgaben, bei denen keine Ablehnung erwartet wird (müssen also z.B. keine Unterschriften getätigt werden) und soll es danach automatisch weitergehen, wähle "Wenn alle Aufgaben abgeschlossen".

- Ist zu diesem Zeitpunkt im Prozess noch keine Fallverantwortung involviert, und gibt es Aufgaben, die eventuell abgelehnt werden (z.B. eine Zeichnungskette auf dem Dienstweg), wähle "Wenn alle Aufgaben abgeschlossen oder sobald eine Ablehnung erfolgt".

Stelle in diesem Fall außerdem sicher, dass im Schritt danach die Fallverantwortung involviert wird und eine Entscheidung trifft, wie es im Prozess weitergeht. In den meisten Antragsszenarien empfiehlt sich hier das Einfügen von Pfaden (für "Ablehnung" unf "Genehmigung"). Die Fallverantwortung kann dann prüfen, ob eim vorigen Schritt eine Unterschrift abgelehnt wurde und den passenden Pfad wählen.

- Ist zu diesem Zeitpunkt im Prozess bereits eine Fallverantwortung involviert, und gibt es Aufgaben, die eventuell abgelehnt werden (z.B. eine Zeichnungskette auf dem Dienstweg), wähle "Kein automatischer Abschluss".

Die Fallverantwortung wird dann automatisch informiert, sobald jemand eine Aufgabe ablehnt und kann ggf. Rückfragen stellen bzw. entscheiden, wie es weitergeht.