Neue Vorlagen anlegen

1. Wer darf neue Prozessvorlagen erstellen?

Um neue Prozessvorlagen erstellen zu dürfen, benötigst du in der entsprechenden Organisationseinheit die Berechtigung "Prozessvorlagen bearbeiten".

Weitere Informationen zur Berechtigung erhältst du hier.

Wie Organisationsmanager:innen und Admins dir diese Berechtigung geben können, erfahren sie hier.

2. Eine neue Prozessvorlage anlegen

Klicke oben in der Navigationsleiste auf den Reiter "Vorlagen" und dann oben rechts auf "Neue Prozessvorlage erstellen".

Es öffnet sich ein Menü, in dem du der Prozessvorlage nun einen Titel geben und festlegen kannst, in welcher Organisationseinheit die neue Vorlage abgelegt werden soll.

3. Titel vergeben

Der Titel der Prozessvorlage wird im Auswahlmenü zum Starten neuer Fälle, in der Fallübersicht bei jedem Fall dieses Typs und in der Fallbearbeitung angezeigt. Er sollte also so gewählt werden, dass er möglichst eindeutig und knapp formuliert ist.

Es Empfiehlt sich, die Vorlage so zu benennen, wie der Prozess bei euch genannt wird, also z.B. "Anmeldung von Personalbedarf"

Wo möglich empfehlen wir, Ergänzungen wegzulassen, die sich aus der Natur des Prozesses ergeben; zum Beispiel muss nicht vor jeden Prozess, der klar als Antrag erkennbar ist, "Antrag auf.." stehen.

Auch können zusätzliche Informationen wie z.B. Spezifika zu einzelnen Prozessen in Klammern hinter den Titel geschrieben werden, um etwas Platz zu sparen, z.B. "Änderung der Dienstzeit (Tarif)" statt "Antrag auf Änderung der Dienstzeit für tariflich Beschäftigte"

Du kannst den Titel später aber auch noch anpassen.

4. Organisationseinheit wählen

Die Auswahl der Organisationseinheit, in der die Vorlage anschließend erstellt wird, basiert auf verschiedenen Kriterien.

1. Darfst du in nur einer Einheit Prozessvorlagen bearbeiten, dann steht dir ohnehin nur diese zur Verfügung.

2. Habt ihr eine stadtübergreifende Organisationseinheit (z.B. "Vorlagenmanagement") für die Erstellung von Vorlagen, solltest du die Vorlage in dieser gemeinsamen Einheit erstellen.

Du kannst die Vorlage später aus dieser exportieren und in die Organisationseinheit importieren, in der sie auch verwendet werden soll.

3. Habt ihr keine Vorgaben für eine gemeinsame Einheit zur Erstellung von Vorlagen und darfst du in mehreren Einheiten Vorlagen erstellen, wähle die Einheit aus, die hauptsächlich für die Bearbeitung dieses Prozesses zuständig ist.

5. Die Vorlage erstellen

Klicke nun auf "Vorlage erstellen", um die Vorlage anzulegen.

Du landest automatisch in der neu erstellten Vorlage und kannst nun mit der Erstellung deines digitalen Prozesses anfangen.

Anleitungen zur Erstellung von Arbeitsschritten, Vergabe von Berechtigungen und weiteren relevanten Gestaltungsmöglichkeiten findest du hier.