Vorlage freigeben

1. Wer darf Vorlagen freigeben?

Du benötigst in der Organisationseinheit, für die du Prozessvorlagen freigeben möchtest, die Zusatzberechtigung "Prozessvorlagen zur Nutzung freigeben".

Weitere Informationen zur Berechtigung erhältst du hier.

Wie Organisationsmanager:innen und Admins dir diese Berechtigung geben können, erfahren sie hier.

2. Zu den Vorlagen gelangen

Klicke in der Navigationsleiste auf "Vorlagen" und wechsle in den Reiter "Entwurf".

3. Einzelne Vorlagen freigeben

Bei der ersten Option kannst du immer nur eine Vorlage auf einmal freigeben, sie aber vorher nochmal ansehen.

Klicke dazu auf die Prozessvorlage, die du freigeben möchtest bzw. nutze die Suchleiste, um sie zu finden, und klicke sie dann an.

Du landest in der Vorlage und kannst nun noch einmal alles überprüfen.

Am wichtigsten ist dabei sicherzustellen, dass das Starten des Prozesses für die richtigen Personen eingestellt ist.

Diese Berechtigungen kannst du links in der Werkzeugleiste im Reiter "Rechtevergabe" überprüfen.

Wenn du zufrieden bist, klicke rechts oben auf "Prozessvorlage freigeben".

Die Vorlage ist nun freigegeben, taucht also nun nicht mehr im Reiter "Entwurf" sondern in "Freigegeben" auf und kann von den Personen mit der entsprechenden Berechtigung zum Start der zugehörigen Fälle verwendet werden.

4. Mehrere Vorlagen freigeben

Bei Option 2 kannst du auch mehrere Vorlagen auf einmal freigeben, diese aber vor der Freigabe nicht noch einmal sichten.

Klicke dazu im Reiter "Entwurf" links von allen Vorlagen, die du freigeben möchtest, das Kästchen an, sodass dort ein Häkchen vor lila Hintergrund erscheint.

Möchtest du alle Vorlagen auf dieser Unterseite zur Nutzung freigeben, klicke das Kästchen links von "Prozesstyp" an, um alle auszuwählen.

Mache nun einen Rechtsklick auf eine der ausgewählten Vorlagen und wähle im erscheinenden Menü "Freigeben" aus.

Alternativ kannst du auch rechts vom "Alle auswählen"-Kästchen auf die drei Punkte klicken und dort "Freigeben" auswählen.

Die angehakten Vorlagen wurden nun zur Nutzung freigegeben, tauchen also nun nicht mehr im Reiter "Entwurf" sondern in "Freigegeben" auf und können von den Personen mit der entsprechenden Berechtigung zum Start der zugehörigen Fälle verwendet werden.