Fälle löschen

1. Warum Fälle löschen?

Je nachdem, wie eure städtische Vorgabe für die Speicherung von Fallakten aussieht, bist du verpflichtet, Fälle in die E-Akte zu schieben und anschließend aus dem Studio zu löschen.

So soll sichergestellt werden, dass es nur einen Speicherort für die Akten gibt und alle immer wissen, wo sie danach suchen müssen.

Bitte informiere dich bei deiner Stadtverwaltung über die Archivierungsregelung.

2. Wer darf Fälle löschen?

Fallverantwortliche dürfen alle abgeschlossenen Fälle löschen, für die sie verantwortlich sind, sobald die eingestellte Widerspruchsfrist abgelaufen ist.

Personen mit der Zusatzberechtigung "Archiv verwalten" dürfen alle abgeschlossenen Fälle der Organisationseinheit löschen (bei abgelaufener Widerspruchsfrist), in welcher sie die Berechtigung haben.

Abgeschlossene Fälle, die du löschen darfst, findest du im Reiter "Archiv" deiner Fallübersicht über den Filter "Fallverantwortlich".

3. Wichtige Hinweise zum Löschen von Fällen

3.1 Sicherstellung der Archivierung

Lösche Fälle nur aus dem Studio, wenn du sichergestellt hast, dass die Fallakte zuvor heruntergeladen und an der von deiner Stadtverwaltung festgelegten Stelle (z.B. in der E-Akte) archiviert wurde.

Wie du eine oder mehrere Fallakten herunterlädst erfährst du hier.

3.2 Sind Fälle aus dem Studio gelöscht...

1. sind sie nicht widerherstellbar. Die Löschung kann also nicht rückgängig gemacht werden.

2. kann deren Fallakte nicht mehr heruntergeladen werden. Stelle also vor der Löschung sicher, dass du die zugehörige Akte heruntergeladen und archiviert hast.

3. können sie nicht mehr reaktiviert und weiterbearbeitet werden.

4. Fälle löschen

Möchtest du einen Fall aus dem Archiv löschen, öffne diesen Fall.

Klicke dann rechts oben auf „Fall löschen“.

Um die Löschung zu bestätigen, klicke auf „Wirklich löschen?“, das an derselben Stelle erscheint.

Der Fall wurde aus dem Studio gelöscht und du landest automatisch wieder in der Fallübersicht.

3. Warum kann ich den Fall nicht löschen?

3.1 Der Fall ist noch nicht abgeschlossen.

Nur abgeschlossene Fälle im Studio können gelöscht werden. Liegt der Fall dort nicht im Archiv, ist er noch in Bearbeitung und kann nicht gelöscht werden.

3.2 Die Widerspruchsfrist ist noch nicht abgelaufen.

Ist die Widerspruchsfrist noch nicht abgelaufen, ist der Button deaktiviert – du kannst ihn erst klicken, wenn die Widerspruchsfrist abgelaufen ist. Diese wird dir links davon angezeigt.

Das Datum, an dem die Widerspruchsfrist endet, wird dir außerdem auch im Archiv in der Spalte "Widerspruchsfrist" angezeigt.

Sobald diese abgelaufen ist, steht dort statt des Datums das Wort "Abgelaufen" und signalisiert, dass Fallverantwortliche den Fall nun aus dem Studio löschen können.

3.3 Du hast nicht die nötige Berechtigung.

Nur Fallverantwortliche und Personen mit der Zusatzberechtigung "Archiv verwalten" in der entsprechenden Organisationseinheit dürfen abgeschlossene Fälle löschen.

Wenn du im Archiv auf den Filter "Fallverantwortlich" gehst, werden dir nur Fälle angezeigt, die du löschen darfst (wenn die Widerspruchsfrist abgelaufen ist).