Checkliste für das Testen von Prozessvorlagen

1. Berechtigung zum Fallstart festlegen

Nur, wenn du dir selbst im Reiter "Rechteverwaltung" links in der Werkzeugleiste die Berechtigung gibst, Fälle dieses Typs starten zu dürfen, taucht die Vorlage in deiner Fallübersicht unter "Neuen Fall starten" auf, sodass du die Vorlage testen kannst.

Wie du die Einstellung vornimmst, erfährst du hier.

2. Erste Aufgabe im 1. Schritt richtig zuweisen

Damit du selbst deine Vorlage durchspielen kannst, solltest du die erste Aufgabe im ersten Schritt an die Funktion "Fallauslöser:in" geben. Sie sorgt dafür, dass die Person, die den Fall auslöst (in diesem Fall du) der Aufgabe zugewiesen wird.

Wie du die Funktion "Fallauslöser:in" zu einer Aufgabe hinzufügst, erfährst du hier.

Wenn du ein Formular aufgebaut hast, das auf einer Website eingebettet werden soll, solltest du dir die erste Aufgabe im ersten Schritt direkt zuweisen.

So kannst du den Link zum Formular kopieren, in einem Reiter deines Browser einfügen und das Formular ausfüllen und abschicken. Tust du dies, geht dann ein neuer Fall im Studio ein, der direkt bei dir landet, sodass du ihn durchspielen kannst.

Wie du eine Person zu einer Aufgabe hinzufügst, erfährst du hier.

3. Eine Fallverantwortung festlegen

Nur, wenn du eine Fallverantwortung festgelegt hast, kannst du einen Prozess komplett durchspielen, ihn z.B. auch abschließen, die Fallakte exportieren usw.

Um die Vorlage zu testen, solltest du zunächst dich selbst oder eine Gruppe als Fallverantwortung hinzufügen, in der du Mitglied bist, und in der niemand durch deine Testfälle gestört wird (z.B. durch Benachrichtigungen über Aufgaben in deinen Testfällen).

Wie du die Fallverantwortung zuweist, erfährst du hier.

4. Automatisierungen verwenden

Bei jedem Arbeitsschritt ist voreingestellt, dass er automatisch freigegeben wird.

Du kannst außerdem einstellen, dass Schritte automatisch abgeschlossen werden soll und so dafür sorgen, dass der Prozess gut durchläuft.

Am besten funktioniert das, wenn du die Einstellung "Wenn alle Aufgaben abgeschlossen" verwendest. Dann wird der jeweilige Schritt automatisch abgeschlossen, wenn alle Aufgaben darauf erledigt sind.

Wie du den automatischen Abschluss einstellst, erfährst du hier.

5. Allen Aufgaben Verantwortliche zuweisen

Ein Prozess kann nur weitergehen, wenn alle Aufgaben auf einem Schritt erledigt sind.

Damit du einen Prozess komplett durchtesten kann, müssen also allen Aufgaben Verantwortliche zugewiesen sein.

Spielst du den Prozess zusammen mit den Beteiligten durch, kannst du sie direkt zu den jeweiligen Aufgaben zuweisen.

Möchtest du den Prozess erstmal alleine ausprobieren, kannst du dich selbst zu den Aufgaben zuweisen.

Wie du Aufgaben zuweist, erfährst du hier.

6. Die Prozessvorlage freigeben

Nur, wenn eine Vorlage freigegeben ist, können auf ihrer Basis Prozesse gestartet werden.

Taucht die Vorlage nicht unter "Neuen Fall starten" in deiner Fallübersicht auf, kann eine mögliche Erklärung also sein, dass die Vorlage noch nicht freigegeben wurde.

Wie du dies tust, erfährst du hier.

7. Die Vorlage anpassen

Sobald du eine Vorlage gestestet hast und Änderungen daran vornehmen möchtest, musst du sie wieder zurückziehen, um sie bearbeiten zu können. Freigegebene Vorlagen können nämlich nicht verändert werden.

Wie eine Vorlage zurückziehst, erfährst du hier.

8. Nach dem ersten Testlauf

Du hast die Prozessvorlage durchgetestet und letzte Verbesserungen vorgenommen?

Dann solltest du als nächstes Testfälle mit den echten Prozessbeteiligten starten. So haben diese auch Gelegenheit, den digitalen Prozess schon einmal kennenzulernen und selbst weitere Verbesserungen vorzuschlagen.

Wichtig: bevor ihr mit den Prozessbeteiligten testet, denkt daran, die Zuweisungen der Aufgaben und die eingestellten Berechtigungen (z.B. Fallverantwortung, Fallstart) entsprechend anzupassen.

Dasselbe gilt, wenn ihr den Prozess anschließend in die produktive Nutzung bringen möchtet: es lohnt sich, immer noch einmal durchzugehen und zu prüfen, dass die Aufgaben und Berechtigungen an die richtigen Gruppen gewiesen wurden.