Fallverantwortung einstellen

Hier erfährst du, wie du in Prozessvorlagen die Fallverantwortung einstellen kannst.


1. Was ist die Fallverantwortung?

Die Fallverantwortung ist die Rolle mit den meisten Rechten pro Fall.

Normalerweise ist die Person fallverantwortlich, welche die hauptsächliche Sachbearbeitung durchführt, oder die ganz grundlegend dafür verantworltlich ist, dass die Fallbearbeitung gut durchläuft.

Fallverantwortliche können im Gegensatz zu den meisten anderen Beteiligten zum Beispiel Arbeitsschritte hinzufügen oder abschließen, Beteiligte hinzufügen, Aufgaben erstellen oder den Fall abschließen und die Fallakte exportieren.

Hinweis: Es können auch mehrere Personen die Fallverantwortung innehaben.

2. Hinweise zur Fallverantwortung

1. In Prozessvorlagen empfehlen wir, die Fallverantwortung nur Gruppen statt einzelnen Personen zuzuweisen.

So können die zugehörigen Fälle auch dann weiterbearbeitet werden, wenn ein Gruppenmitglied mal nicht da ist (weil es andere Mitglieder gibt, die die Aufgaben übernehmen können.

Auch muss nicht jede Prozessvorlage angepasst werden, wenn eine verantwortliche Person mal die Stelle wechselt oder nicht mehr bei der Verwaltung arbeitet (sie kann stattdessen einfach aus der Gruppe entfernt und jemand anderes dort hinzugefügt werden).

2. Die Fallverantwortung kann auch Platzhaltern zugewiesen werden.

Diese können verwendet werden, um derselben Person innerhalb eines Einzelfalls automatisch mehrere Aufgaben zuzuweisen (über eine Gruppenzuweisung oder auch direkt).

Übernimmt eine Person im Fall dann den Platzhalter, erhält sie auch automatisch die Fallverantwortung. Mehr Informationen zu Platzhaltern findest du hier.

3. In der Prozessvorlage wird festgelegt, welche Gruppen die Fallverantwortung übernehmen dürfen.

Pro Fall übernehmen die jeweiligen Gruppenmitglieder je nach Auslasstung und Präsenz und können dann flexibel weitere Fallverantwortungen hinzufügen oder vorhandene entfernen.

3. Wer kann als Fallverantwortung eingestellt werden?

Klicke in der Prozessvorlage links auf den Reiter "Fallinformationen".

Gehe zum Abschnitt "Aufgaben".

Klicke rechts in der Zeile auf das Männchen mit dem Plus.

Du kannst der Fallverantwortung eine Person hinzufügen, eine Gruppe, einen Platzhalter (falls bereits welche angelegt wurden) oder den/die Fallauslöser:in.

- Fügst du eine:n Nutzer:in hinzu, erhält die entsprechende Person für jeden Fall, der auf der Prozessvorlage basiert, automatisch die Fallverantwortung (was wir in Prozessvorlagen nicht empfehlen, siehe Abschnitt 2 oben).

- Fügst du eine Gruppe hinzu, können alle Mitglieder in dieser Gruppe pro Fall je nach jeweiliger Auslastung die Fallverantwortung übernehmen. Hat eine Person übernommen, können Stellvertretungen falls nötig ebenfalls beitreten, um den Fall in Abwesenheit der eigentlich verantwortlichen Person zu bearbeiten.

- Fügst du einen Platzhalter hinzu, wird die Person, die diesem Platzhalter beitritt, damit automatisch zur Fallverantwortung. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie dem Platzhalter über eine Gruppe beigetreten oder diesem direkt hinzugefügt wurde.

- Fügst du die Funktion "Fallauslöser:in" hinzu, wird die Person, die den Fall jeweils auslöst, automatisch zur Fallverantwortung. Diese Einstellung eignet sich bei Prozessen, bei denen die Person, die ihn auslöst, immer die Hauptverantwortung dafür übernehmen soll (z.B. für Aufgabenverteilung, Umlaufmappen oder Projektberichte).

4. Die Fallverantwortung einstellen

Klicke in der Prozessvorlage links auf den Reiter "Fallinformationen".

Gehe zum Abschnitt "Aufgaben".

Klicke rechts in der Zeile auf das Männchen mit dem Plus:

Um ein:e Nutzer:in hinzuzufügen, gib den Namen in die Suchleiste ein und klicke neben der entsprechenden Person auf "Hinzufügen":

Um eine Gruppe hinzuzufügen, wechsle in den Reiter "Gruppen", gib den Namen der Gruppe ein, wähle sie bei der entsprechenden Organisationseinheit aus und klicke rechts auf "Hinzufügen":

Um einen vorhandenen Platzhalter hinzuzufügen, wechsle in den Reiter "Platzhalter" und klicke rechts vom entsprechenden Platzhalter auf "Hinzufügen" (wie du Platzhalter anlegst, erfährst du hier):

Um den/die Fallauslöser:in hinzuzufügen, wechsle in den Reiter "Funktion" und klicke rechts von "Fallauslöser:in" auf "Hinzufügen":

5. Fallverantwortung entfernen

Um eine Person, Gruppe, einen Platzhalter oder die Fallauslösende Person als Fallverantwortung zu entfernen, gehe links in der Werkzeugleiste in den Reiter "Fallinformationen".

Klappe im Abschnitt "Aufgaben" die Zeile mit dem Stern aus, indem du auf den Pfeil links klickst.

Klicke rechts vom Namen der entsprechenden Fallverantwortung auf den kleinen Mülleimer.

Bestätige die Löschung durch Klick auf das rote Häkchen, das an derselben Stelle erscheint.

Die Person / Gruppe / Platzhalter / Fallauslöser:in wurde als Fallverantwortung entfernt.