Vorlagen aus der Prozessbibliothek herunterladen
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Hier erfährst du, wie du aus der Prozessbibliothek Prozessvorlagen in deine Fachbereiche herunterladen kannst.
1. Wer darf Vorlagen aus der Prozessbibliothek herunterladen?
Um in der Prozessbibliothek Vorlagen herunterladen zu dürfen, braucht man die Zusatzberechtigung "Prozessvorlagen bearbeiten".
Die Berechtigung kann durch Admins oder Organisationsmanager:innen pro Organisationseinheit an einzelne Nutzer:innen vergeben werden.
Wie das funktioniert, erfahren diese hier.
2. Vorlagen aus der Prozessbibliothek herunterladen
Klicke auf den Reiter "Prozessbibliothek" in deiner Navigationsleiste:
Du siehst nun alle Vorlagen, die du herunterladen könntest, als Liste aufgeführt:
Klicke die Vorlage an, für die du dich interessierst.
Es öffnet sich eine Vorschau des Prozesses, in der du dir die verschiedenen Schritte, Inhalte und Aufgaben anschauen sowie (falls eingetragen) eine Beschreibung durchlesen kannst.
Möchtest du dir eine Kopie des Prozesses herunterladen, wähle unten im Vorschaumodus die Organisationseinheit aus, in der diese gespeichert werden soll.
Klicke dazu auf "Bitte auswählen" und klicke dann die entsprechende Einheit an:
Klicke anschließend auf "Prozessvorlage kopieren" daneben.
Es wurde eine Kopie in die von dir ausgewählte Einheit gelegt, in der du nun automatisch landest.
Nun kannst du die Vorlage an die Anforderungen und Eigenheiten deines Fachbereichs anpassen.
3. Tipps zu Vorlagen aus der Prozessbibliothek
- Du kannst Vorlagen nur in Organisationseinheiten kopieren, in denen du die Zusatzberechtigung "Prozessvorlagen bearbeiten" hast.
- Denke daran, zu den jeweiligen Aufgaben die passenden Nutzergruppen oder Platzhalter hinzufügen, und im Reiter "Rechtevergabe" einzustellen, wer Prozesse dieses Typs starten darf.
- Hast du Fragen zu bestimmten Schritten oder Einstellungen, kannst du dich an den/die Autor:in der Vorlage in der Prozessbibliothek wenden. Den Namen der Person findest du links in der Werkzeugleiste im Reiter "Fallinformationen" oben unter "Autor:in".
- Wir empfehlen dir, vor der produktiven Nutzung der Vorlage ein paar Testfälle zu starten. So können alle Beteiligten prüfen, ob der Ablauf zu ihren Bedürfnissen passt.
- Hier findest du jede Menge praktische Anleitungen dazu, wie du Aufgaben, Arbeitsschritte und Einstellungen in der kopierten Vorlage an die Abläufe und Vorgaben deines Fachbereichs anpassen kannst.