In der Prozessbibliothek Vorlagen erstellen, bearbeiten, löschen

1. Wer darf in der Prozessbibliothek Vorlagen erstellen und bearbeiten?

Um in der Prozessbibliothek Vorlagen erstellen und bearbeiten zu dürfen, braucht man die Zusatzberechtigung "Prozessvorlagen bearbeiten" und "Prozessvorlagen veröffentlichen".

Die Berechtigungen kann durch Admins oder Organisationsmanager:innen pro Organisationseinheit an einzelne Nutzer:innen vergeben werden.

Wie das funktioniert, erfahren diese hier.

2. Zu den Vorlagen in der Prozessbibliothek gelangen

Klicke auf den Reiter "Prozessbibliothek" in deiner Navigationsleiste:

Wechsle dann in den Reiter "Veröffentlichungen":

Bereits veröffentlichte Vorlagen findest du im vorausgewählten Reiter "Veröffentlicht".

Um zu den angelegten, aber noch nicht veröffentlichten Vorlagen zu gelangen, wechsle rechts, neben der Suchleiste, in den Reiter "Entwurf":

3. In der Prozessbibliothek eine Vorlage erstellen

Klicke rechts in der Prozessbibliothek auf "Neue Prozessvorlage veröffentlichen":

Es öffnet sich eine Maske, in die du nun einen Titel für die neue Vorlage eingeben und die Organisationseinheit auswählen kannst, aus der heraus du die Vorlage veröffentlichen möchtest:

Dies funktioniert genauso wie die Erstellung neuer Vorlagen im Reiter "Prozessvorlagen". Tipps dazu findest du hier.

Hast du Titel und Organisationseinheit ausgewählt, klicke auf "Vorlage erstellen".

Du landest nun in einer leeren Vorlage, die du bearbeiten kannst.

4. In der Prozessbibliothek eine Vorlage bearbeiten

Du kannst Vorlagen in der Prozessbibliothek genauso bearbeiten kannst, wie andere Vorlagen auch.

Jede Menge Anleitungen, wie du zum Beispiel neue Arbeitsschritte, Aufgaben und Inhalte anlegst oder Berechtigungen einstellst, findest du hier.

Hinweis: du kannst nur Vorlagen bearbeiten, die nicht veröffentlicht sind. Möchtest du eine veröffentlichte Vorlage bearbeiten, musst du diese zunächst zurückziehen. Wie das funktioniert, erfährst du hier.

5. In der Prozessbibliothek eine Vorlage löschen

Hinweise:

- Du kannst nur Vorlagen aus der Bibliothek löschen, die nicht veröffentlicht sind. Wie du eine veröffentlichte Vorlage zurückziehst, um sie anschließend löschen zu können, erfährst du hier.

- Wichtig: Wenn du eine Vorlage aus dem Studio löschst, kann diese nicht wiederhergestellt werden.

- Gelöschte Vorlagen können nicht mehr aus der Bibliothek in andere Organisationseinheiten heruntergeladen werden.

- Auch wenn eine Vorlage gelöscht wurde, bleiben alle Kopien davon bestehen, die andere Fachbereiche sich davon zuvor in ihre Organisationseinheiten heruntergeladen haben.

Um eine Vorlage aus der Prozessbibliothek zu löschen, klicke diese an, um sie zu öffnen.

Klicke dann rechts oben auf "Prozessvorlage löschen":

Bestätige die Löschung durch Klick auf "Wirklich löschen?", das an derselben Stelle erscheint: